El área de compra en las empresas: ¡Descubre todo en esta guía completa!

Las funciones de compras están en el centro de una cadena de suministro exitosa y, desde hace muchos años, los equipos de esta área han trabajado para reducir costos y aumentar los ingresos.

Sin embargo, al hacerlo, se han enfrentado a muchas barreras, incluidos los procesos de compra manuales y la falta de claridad, especialmente cuando se trata de negociar los términos del contrato para los reembolsos.

Según un informe preparado por Harvard Business Review, el 24% de las empresas no evalúan de manera efectiva las prácticas comerciales de sus proveedores, citando los procesos de ingreso de datos tradicionales e incompletos como una barrera importante.

Además, los términos del contrato de reembolso rara vez son los mismos de un acuerdo a otro y puedan ser muy detallados y complejos. Por esta razón, el área de compras debe tener una comprensión más clara de los requisitos del contrato de los proveedores y el estado general de todos sus acuerdos.

Debido a que este proceso toca todas las funciones de la organización e impacta directamente en los ingresos, es esencial mantenerlo en pleno funcionamiento y sin problemas, revisando periódicamente lo que funciona y lo que debe optimizarse. Esto ayudará a lograr una mayor eficiencia con el uso de tecnologías como la firma electrónica.

Justo por su relevancia, en este contenido vamos a explicar en detalle los puntos más relevantes sobre este tema, incluyendo:

• ¿En qué consiste el proceso de compras en una empresa?

• 8 pasos en el proceso de compras

• Área de compras: ¿Qué es y cuáles son sus funciones?

• Gestión de compras de una empresa: 8 tips para optimizar este proceso

• 4 ventajas de una gestión de compras efectiva para las empresas

¡Disfruta la lectura!

¿En qué consiste el proceso de compras en una empresa?

El proceso de compra se refiere a los pasos involucrados en la realización de una transacción comercial. Esto implica la solicitud de compra de bienes y servicios a través de la cadena de suministro. Este concepto es diferente de un proceso de adquisición particular.

Cuando una persona quiere adquirir un producto, la persona investigará para comprar el producto con las características necesarias dentro de su presupuesto.

El proceso de compra para las empresas es similar, pero involucra a varias partes interesadas y muchos más pasos. Con uno que sea formal, las organizaciones pueden realizar un seguimiento y controlar los gastos directos e indirectos.

Los beneficios de este término son muchos: te ayuda a colaborar y construir relaciones duraderas con tus proveedores y también mantiene los registros financieros listos para las auditorías.

Importancia de la organización de compras en los negocios

Una empresa puede gastar más en productos y servicios de lo que gana. En términos generales, esta es la razón por la que es crucial en una organización.

Es un paso crítico para comprender la cadena de suministro, ya que ayuda a los gerentes de negocios a localizar proveedores confiables que puedan entregar bienes y servicios a precios competitivos para cumplir con sus requisitos. Por ejemplo, si se reducen los gastos de compra, esto tendrá una influencia directa y sustancial en el ahorro de la empresa.

Mientras que, si el precio de compra es alto, la cadena de suministro podría influir en la rentabilidad y en la imagen de la compañía, por lo que es fundamental optimizar el proceso de adquisición de la empresa reduciendo gastos.

La empresa también debe seleccionar a los proveedores que suministren bienes y servicios de alta calidad de acuerdo con las demandas necesarias y que tengan el potencial de entregarlos de manera consistente.

8 principales pasos en el proceso de compras

Sin duda, un método sistemático dentro de una corporación facilita que la empresa obtenga bienes y servicios de los proveedores.

Esto hará que sea más sencillo para las empresas gestionar las relaciones con los proveedores, seleccionar el mejor, decidir los requisitos y condiciones del acuerdo, examinar los artículos adquiridos, entre muchas otras actividades.

Asimismo, la eficiencia del negocio aumentará con una gestión competente. Entonces, aquí están los 8 pasos para poner en marcha este proceso:

1. Identificar requisitos, como qué bienes y servicios necesita la empresa.

2. Presentar una solicitud de compra, autorizarla y también aprobarla.

3. Reconocer y seleccionar vendedores o proveedores.

4. Negociar precios y condiciones del acuerdo comercial.

5. Realizar una orden de compra y un recibo de mercancías.

6. Recibir e inspeccionar los bienes entregados.

7. Gestionar envíos, recibir facturas y realizar el pago.

8. Registrar todo el proceso.

Área de compras: ¿Qué es y cuáles son sus funciones?

El departamento de compras de una empresa es el responsable de adquirir los bienes, materias primas y servicios necesarios para operar la organización de manera efectiva.

Entre las principales funciones de este departamento, encontramos:

1. Reducir costos

Esta es una de las principales funciones del área de compras. Este departamento permite lograr ahorros inmediatos al elegir una combinación de proveedores que puedan ofrecer los mejores precios y condiciones.

En este proceso, se dan por terminadas las relaciones con los proveedores que no pueden brindar el nivel de calidad adecuado a los precios requeridos.

En paralelo, también puede proporcionar ahorros aprovechando las garantías y los descuentos que a menudo olvidan los no especialistas.

Las compras también pueden ayudar a la empresa a ahorrar al proporcionar una mayor transparencia en cómo gasta. Esto, a su vez, permitirá negociar mejores contratos y liberar el flujo de efectivo.

2. Disminuir los potenciales riesgos y asegurar el suministro

La gestión de la cadena de suministro implica compartir y gestionar los riesgos con los proveedores. Esto se puede hacer trasladando los riesgos a estos, que están mejor capacitados para gestionarlos, o a través de la diversificación de la oferta.

El área de compras tiene por función determinar cuáles y cuántos bienes y servicios son necesarios para el negocio, y evaluar cuáles son las medidas idóneas para garantizar una óptima gestión.

A menudo, esto se reduce a una decisión económica, donde los riesgos más altos pueden resultar en precios más bajos, o viceversa.

3. Administrar las relaciones

Comprar no se trata solo de compartir el riesgo, también se trata de compartir los beneficios.

Transferir el riesgo a un proveedor o subcontratar un servicio a menudo requiere una mayor gestión de la cadena de suministro. El desafío del departamento de compras es lograr que el proveedor se interese en trabajar con el negocio, haciendo que invierta en la relación a largo plazo.

Esta área también tiene que gestionar las relaciones dentro de la organización y trabajar con las partes interesadas internas, como marketing, finanzas, logística y distribución, para garantizar que todos estén alineados.

4. Mejorar la calidad

El área de compras también es la encargada de definir los niveles de desempeño a los que la empresa debe apuntar en relación con la calidad, y luego hacer un seguimiento de los resultados contra esos objetivos.

Con eso en mente, el equipo de compras tiene en cuenta aspectos como la durabilidad, la apariencia del producto o la puntualidad de la entrega.

De esta forma, entre sus funciones encontramos que trabajan en estrecha colaboración con los proveedores para desarrollar sus procesos y ayudarlos a mejorar la calidad.

5. Perseguir la innovación

Debido a que el departamento de compras siempre está en contacto con una variedad de negocios externos, se encuentra en una posición ideal para obtener productos y servicios innovadores que pueden brindar una ventaja competitiva al negocio: una ventaja en precio, calidad o conveniencia.

Además, desempeña un papel importante contribuyendo a obtener suministros para productos o servicios innovadores desarrollados por la propia compañía.

Comercializar I+D (investigación y desarrollo) a menudo puede requerir una estrecha cooperación con los proveedores.

6. Aprovechar la tecnología

Por último, el equipo de compras cumple un rol importante analizando posibles áreas de mejora mediante la implementación de tecnología, ayudando a agilizar, por ejemplo, la gestión de contratos con proveedores y el análisis de datos.

Gestión de compras de una empresa: 8 tips para optimizar este proceso

Ya conocemos qué es y su importancia, ahora te daremos 8 consejos clave sobre cómo optimizar el proceso de compras de manera efectiva.

1. Disminuir gastos

Según la Encuesta global de CPO de 2019 de Deloitte, el 93% de las empresas ven la reducción de costos como una importante prioridad comercial, y a algunos expertos del área se les pide que reduzcan el gasto general de la organización hasta en un 20% en un año.

Como vimos, una función de compras bien administrada fomenta la obtención de ahorros inmediatos al elegir una combinación de proveedores que puedan ofrecer los mejores precios y condiciones.

2. Establecer una lista de referencia de proveedores

Elegir los proveedores adecuados para hacer negocios es bastante complejo, por lo que tiene sentido establecer una lista centralizada de alternativas con toda la información relevante, en un formato estandarizado.

Esto permitirá que la función de compras determine rápidamente cuál podría ser el adecuado para un trabajo individual y también construirá una mejor colaboración a lo largo de la cadena de suministro con el tiempo.

Sin embargo, no debemos olvidarnos de aquellos que son más pequeños. Incluso cuando las compras construyen relaciones con los proveedores, siempre hay que considerar mirar fuera de la caja para encontrar nuevas opciones que permitan obtener materiales de manera más rápida, rentable y confiable.

3. Gestionar relaciones sólidas con los proveedores

Ya lo mencionamos: una de los desafíos del equipo de compras es lograr que el proveedor se interese en trabajar con el negocio, logrando que invierta en la relación a largo plazo.

Una vez a bordo, la función de compras debe construir y mantener esa relación con el proveedor para eliminar la necesidad de comenzar desde cero y fomentar negociaciones justas, detalladas y directas.

Para optimizar la gestión de compras, es imprescindible que su funcionamiento sea visto por el negocio en general como una fuerza proactiva, y claramente una parte importante de ese papel implica garantizar que los proveedores estén de acuerdo.

Si pueden ahorrar dinero a la organización, crear mejores tratos o mejorar la calidad de los bienes o servicios que son adquiridos, la organización estará ganando.

4. Datos de buena calidad

La calidad de los datos es clave para obtener una visión precisa de todas las transacciones a fin de tomar las decisiones correctas. Esto además permite administrar con éxito las relaciones con las partes interesadas y evitar la entrada manual repetitiva de datos.

En efecto, no tener acceso a información precisa en tiempo real puede obstaculizar significativamente la ventaja competitiva de una compañía en el mercado, ya que hace más lenta la toma de decisiones y agota los recursos.

Aquí es donde toman importancia las herramientas digitales como, por ejemplo, las firmas electrónicas, el Big Data y la tecnología en la nube, ya que tienen el potencial de impulsar la calidad de los datos a un nivel completamente nuevo.

5. Negociar mejores tratos

Si los miembros del equipo de compras mejoran sus habilidades de negociación, esto a su vez asegura acuerdos beneficiosos para la empresa, lo que lleva a una mayor rentabilidad.

Para asegurarse de que las negociaciones de los contratos se desarrollen sin problemas, en lugar de enviar correos electrónicos de un lado a otro, lo que a menudo puede generar confusión, lo ideal es considerar una plataforma de firma electrónica.

Esto hace que la negociación sea mucho más simple, ya que al implementarla todos pueden seguir el proceso de firma de principio a fin, lo que agilizará la concreción del acuerdo.

6. Usar habilidades analíticas para tomar mejores decisiones

Entre investigar a los proveedores y negociar las mejores ofertas, estar en la función de compras significa tener habilidades analíticas de primer nivel.

Tener una perspectiva completa de cada parte de este proceso mantiene los proyectos en marcha y las finanzas bajo control.

Con el uso de la tecnología adecuada para el manejo de contratos y recopilación de datos, es posible elaborar informes de una manera mucho más sencilla y eficiente.

7. Centralizar la información

El área de compras no puede ser eficiente si toda la información sobre el proceso de compra se almacena en varios lugares.

Todas las empresas deben aprovechar los sistemas de ERP, CRM, firma electrónica, entre muchos otros, que puedan funcionar como una base de datos centralizada e integrada entre cada uno de estos software.

Esto quiere decir que si, por ejemplo, el departamento de RRHH usa un programa en particular, contará con los mismos datos que el área de compras. De esta forma, el flujo de información será impecable y no habrá silos que entorpezcan los procesos.

8. Implementar un software de firma electrónica en la nube

Al eliminar el papel y centralizar la gestión de contratos el área de compras puede mejorar el tiempo de respuesta y lograr ahorros de impresión y envíos de documentación.

Con esta herramienta, podrás:

Administrar contratos de manera centralizada

Obtienes control e información sobre los acuerdos con los proveedores en toda la organización al administrarlos todos desde un solo lugar.

Con esta funcionalidad, puedes realizar un monitoreo de varias de las etapas del ciclo de vida de los contratos y dirigirte automáticamente a las partes interesadas adecuadas con un único sistema de registro, cronograma acelerado y experiencia de usuario mejorada.

Minimizar el riesgo y asegurar el compliance del proceso

Gracias a Docusign CLM, puedes identificar términos de alto riesgo y alto valor, hacer análisis de gastos precisos, comprender los potenciales problemas y obligaciones del contrato y reducir los costos de adquisición.

Al integrar esta solución con el sistema ERP de compras preferido, también es posible mejorar la visibilidad de los proveedores, monitorear la exposición al riesgo, determinar oportunidades de ahorro y asegurarte de que los dueños de negocios sigan el proceso y completen los formularios correctamente.

Mejorar los resultados comerciales

Con esta herramienta podrás indexar, buscar, clasificar, revisar y comparar datos de contratos. Con análisis impulsados ​​por IA, tienes la posibilidad de analizar fácilmente las cláusulas clave para asegurarte de que estás utilizando los términos más beneficiosos y que se están haciendo cumplir las cláusulas de pago negociadas.

Estas capacidades, a su vez, permiten que las compras identifiquen mejor las sinergias y obtengan nuevas tecnologías y proveedores estratégicos, mejorando la calidad de los bienes y servicios mientras mantienen precios competitivos.

Y, por otro lado, al adoptar esta solución en el área legal, podrás ahorrar en promedio USD 36 por acuerdo y completar el 80% de los contratos en menos de 1 día.

Reducir el tiempo y las molestias

En definitiva, podrás disminuir en gran medida los procesos manuales y los errores a lo largo del ciclo de vida del contrato, y reducir el tiempo y las molestias al automatizar el proceso de acuerdo para los contratos de proveedores, desde la generación y corrección de contratos hasta la firma, el almacenamiento y la gestión.

Esta capacidad de monitorear cambios complejos, reducir errores y automatizar el proceso de aprobación y firma en diferentes dispositivos permite que los profesionales de este departamento puedan aprovechar mejor el tiempo en negociar los términos óptimos para la empresa y otras actividades de valor agregado.

4 ventajas de una gestión de compras efectiva para las empresas

A continuación, pasamos a explicar las 4 principales ventajas de una gestión de compras exitosa para las organizaciones.

1. Reducción de costos y aumento de beneficios

Un proceso de compra eficaz ayuda a reducir costes debido a que permite identificar proveedores que ofrecen productos y servicios de calidad a precios más bajos.

Al mismo tiempo, tener un proceso de compra en marcha evita que las organizaciones sean víctima de estafas. En 2019, un ciberdelincuente de Lituania estafó a Facebook por USD 100 millones mediante el envío de facturas falsas solicitando pagos de servicios que la empresa nunca solicitó; esto podría haberse evitado mediante un proceso de compra estandarizado.

Además, un proceso de compra riguroso garantiza que las compras se mantengan dentro del presupuesto y se optimice el gasto en la organización.

2. Formación de relaciones de calidad a largo plazo con los proveedores

Una buena organización de compras también permite encontrar y mantener relaciones de calidad con los proveedores. En efecto, reduce irregularidades como pagos atrasados, registros inconsistentes y brechas de comunicación.

En paralelo, promueve el monitoreo del desempeño de los proveedores para optar por continuar la relación o terminarla.

3. Registros precisos

Un proceso de compra consistente promueve el mantenimiento de registros precisos de los gastos dentro del negocio. Estos historiales posibilitan llevar al día un registro de auditoría que rastrea el flujo de efectivo de la organización.

Con cuentas completas y correctas, el resultado es una imagen precisa de la salud financiera de la empresa.

4. Recopilación y análisis de datos valiosos

Una organización eficiente de compras también es importante respecto a la capacidad de recopilar y procesar datos financieros valiosos.

Con herramientas de adquisición digital junto con soluciones de firma electrónica, el área de compras puede analizar estos datos y revelar información sobre el negocio para tomar decisiones informadas, basadas en datos, al mismo tiempo que agiliza todo el proceso y brinda seguridad de inicio a fin.

Conclusión

En la actualidad, los departamentos de compra han evolucionado a gran escala debido a la transformación digital de los negocios. Por otro lado, los nuevos materiales están reemplazando los suministros convencionales, y administrar una combinación de proveedores es un gran desafío.

Las nuevas tecnologías han ido desplazando los procedimientos manuales, brindando nuevas alternativas como la firma electrónica, el Big Data y la inteligencia artificial.

Sin duda, para obtener una ventaja competitiva y permanecer firme en los mercados cambiantes, las empresas han tenido que reevaluar sus actividades de compras y ahorrar en costos en su cadena de valor.

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