8 tips para mejorar el área de compras de una empresa

Una de las principales prioridades del área de compras en una empresa es implementar medidas que disminuyan sus costos. Pero, ¡este no es su único reto!

El sector debe esforzarse para presentar soluciones que optimicen el cumplimiento, aumenten la precisión entre oferta y demanda y promuevan la continuidad del negocio. 

Si quieres conocer las medidas más eficientes para incrementar los resultados de este departamento, sugerimos que leas nuestro post con atención.

En su contenido, encontrarás 8 tips increíbles para mejorar el panorama de compras y así, obtener resultados financieros más atractivos.

¡Buena lectura!

1. Mapea la situación actual

Antes de reestructurar los procedimientos del sector, es indispensable reunir los colaboradores y analizar la cadena de suministro identificando sus fortalezas y debilidades en términos de:

• Producción;

• Costos; 

• Provisión; 

• Atención a los plazos.

Para verificar la realidad de la empresa con mayor precisión, una buena alternativa es contratar una consultoría especializada. Asimismo, vale la pena contar con una herramienta que permita acelerar el acceso a los documentos y, por ende, agilizar los trámites de análisis.

2. Dedícate a la planificación estratégica

Luego de identificar los puntos críticos, es recomendable estructurar un plan estratégico considerando los pasos necesarios para mejorar el desempeño del área de compras en una empresa.

Al construirlo, debes priorizar la coherencia entre las debilidades y las propuestas de mejora. Por ejemplo, si durante una reunión detectas que un proveedor no ha cumplido con las entregas en tiempo y forma, ten presente la posibilidad de romper el contrato y recurrir a otro partner.

Si crees que mediante una buena comunicación puedes estimular a que el proveedor cambie su postura y empiece a respetar los plazos acordados al inicio de la relación comercial, ¡adelante! 

Reúnete con el representante y explícale que priorizar el cumplimiento proporciona beneficios no solo a tu negocio, sino también permite mantener el vínculo de las empresas y acarrear recomendaciones a otros interesados.

3. Estudia la competencia

Fíjate cómo la competencia encara sus procesos de compras. 

Para eso, pone en marcha una estrategia de benchmarking identificando las particularidades de las empresas que presentan un área de compras de excelencia y detectando las mejores prácticas.

Compara los procedimientos ajenos con los procesos implementados en tu negocio. Luego, adopta las acciones más efectivas dada la realidad y las proyecciones del área en tu empresa y especifícalas en el plan estratégico de compras.

4. Evalúa la eficiencia de los proveedores

Para mejorar la situación del área de compras, es imperativo analizar la calidad de los proveedores actuales, así como investigar con cierta frecuencia nuevos posibles partners. Pero, ¿por qué debemos adelantarnos?

Una buena gestión de proveedores repercute de modo directo en la eficiencia del sector de compras no solo por garantizar el acceso a los insumos, materias primas y materiales dentro del plazo establecido en un contrato, sino también:

• Optimizar la gestión de inventario;

• Asegurar que la empresa cuente con los recursos necesarios para su correcto funcionamiento;

• Identificar posibles costos abusivos;

• Detectar inconsistencias entre los montos pagados.

De hecho, la administración de los proveedores puede implicar la puesta en marcha de una serie de actividades por lo que utilizar la tecnología como aliada configura una medida extremadamente inteligente para acelerar los procedimientos. Esto puede ser aún más importante cuando debemos emitir y enviar contratos con nuevas cláusulas o cerrar acuerdos con nuevos partners.

5. Monitorea las ventas

Es imperativo que el área cuente con datos actualizados acerca de las ventas, de esta manera puede gestionar el inventario de modo más efectivo evitando el acúmulo de productos o materias primas y, por ende, los gastos innecesarios.

Asimismo, esta práctica fomenta que la organización lleve a cabo sus procesos sin interrupciones a raíz de la falta de insumos o de liquidez a causa de un inventario repleto de productos con bajo potencial de ventas.

Para mantener un buen control de las ventas, el área de compras en una empresa debe trabajar en conjunto con el sector de ventas. Así pues, es indispensable elaborar una plantilla con la cantidad de elementos disponibles y registrar las ventas a medida que ocurran.

En la actualidad, existen softwares extremadamente eficientes para gestionar las ventas y el inventario que incluso, funcionan de modo más efectivo que las plantillas tradicionales.

6. Optimiza tus técnicas de negociación

Gestionar las compras con eficiencia es un proceso que se encuentra íntimamente vinculado al poder de negociación del equipo de compras. 

De este modo, es imprescindible implementar tácticas de negociación que permitan obtener ventajas tanto en precios como plazos y formas de pago.

Vale la pena recalcar que negociar con los proveedores permite emplear el capital corporativo de la mejor forma posible evitando posibles pérdidas y desperdicios.

Por este motivo, es ampliamente recomendable que el líder de compras busque presupuestos con diferentes proveedores prefiriendo las alternativas que proporcionan mejores condiciones al negocio.

7. Capacita a los colaboradores

Más allá de adoptar recursos tecnológicos e invertir en procedimientos que mejoren la gestión de compras, la empresa debe dirigir recursos a la capacitación de los profesionales para que puedan ejercer sus actividades con eficiencia.

Para eso, recomendamos que realices entrenamientos regulares especialmente enfocados en la explicación de las nuevas tácticas de compras y en el uso de las flamantes herramientas.

8. Analiza los resultados

Luego de reestructurar el departamento en pro de la economía de costos, organización del inventario y optimización de ingresos, es esencial verificar si los nuevos procedimientos están aportando los resultados esperados.

Si presentan indicadores positivos, lo ideal es mantenerlos vigentes y añadirles pequeños detalles a medida que aparezcan oscilaciones en los resultados.

En el caso de manifestar ciertas deficiencias, es interesante que el gestor modifique los procedimientos y coloque a prueba las nuevas prácticas para evaluar su potencial de éxito.

¡Esto ha sido todo!

Como ves, es totalmente posible optimizar el área de compras en una empresa principalmente cuando consideramos estos consejos poniéndolos en práctica tan pronto como sea posible.

Para finalizar, es importante hacer hincapié en el valor de la tecnología para mejorar el panorama de compras.

Hoy en día, el software de firma electrónica configura uno de los recursos más útiles para esta finalidad, dado que permite aceptar acuerdos, cerrar negocios y firmar contratos con más celeridad y eficiencia. Esto ocurre porque los profesionales pueden acceder al contenido de los documentos y firmarlos dondequiera que se encuentren. ¡Y todo esto de forma segura y fiable!

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