Zahlungsbestätigung: Alles auf einen Blick!

Im Geschäftsalltag werden jeden Tag so viele Zahlungen getätigt, dass man leicht den Überblick verlieren kann. Als Geste der Kundenbindung und zur Übersicht für die Ein- und Ausnahmen ist deshalb der Zahlungsbeleg ein praktisches Dokument, das für die Buchhaltung unerlässlich ist.

Alles, was Sie rund um die Zahlungsbestätigung wissen müssen und wie Sie selbst eine Zahlungsbestätigung ausstellen, zeigen wir Ihnen hier.

Welche Belege gelten als Zahlungsbestätigung?

Zunächst einmal gilt es zu unterscheiden, was eine Zahlungsbestätigung von Zahlungsnachweisen unterscheidet:

Ein Zahlungsnachweis wird von der Person ausgestellt, die eine Zahlung getätigt hat.

Bei der Zahlungsbestätigung informiert die Person, Bank oder das Unternehmen darüber, dass eine Rechnung beglichen wurde.

Im Gegensatz zum Zahlungsnachweis ist die Zahlungsbestätigung ein freiwilliger Geschäftsbrief, der keinen Formvorgaben unterliegt.

Als gültiger Zahlungsnachweis gelten zum Beispiel Quittung, Kontoauszüge oder Auszüge aus dem Online-Banking.

Für die Zahlungsbestätigung wird hingegen ein individuelles Schreiben aufgesetzt.

Hier zwei Beispiele, die den Unterschied verdeutlichen:

Beispiel Zahlungsnachweis

Vor Antritt Ihres neuen Jobs verlangt Ihre Arbeitgeberin ein polizeiliches Führungszeugnis. Beim Bürgeramt können Sie dieses online beantragen. Neben der Eingabe Ihrer Daten müssen Sie hierfür einen Nachweis über die Bezahlung der Bearbeitungsgebühr mit hochladen. Diesen Nachweis erbringen Sie entweder über einen Kontoauszug oder einen Auszug aus dem Online Banking.

Beispiel Zahlungsbestätigung

Sie tätigen eine Bestellung in einem Online-Shop und wählen die Zahlung per Vorkasse aus. Nachdem Sie die Überweisung getätigt haben, erhalten Sie ein paar Tage später eine E-Mail mit dem Betreff Zahlungsbestätigung, in der Sie darüber informiert werden, dass die Zahlung eingegangen ist und Ihre Bestellung nun verpackt wird.

Was ist der Zahlungsbeleg?

Ein Zahlungsbeleg soll eine Barzahlung, eine Überweisung oder Transaktion überprüfbar machen. Denn viele Menschen fragen sich: „Wie kann ich eine Zahlung nachweisen?". Genau dafür ist dieses Dokument gedacht. Damit zeigen Sie an, dass ein Geschäft abgeschlossen ist und Sie allen Forderungen nachgekommen sind. Sie können den Geldeingang für verschiedene Zahlungsmethoden wie Kreditkarte, Einzugsermächtigung, Online-Banking und alle weiteren Varianten erstellen. Dabei sollten Name, Kontonummer und die Bank erkennbar sein. Sie können hierfür einen Auszug aus Ihrem Onlinebanking nutzen. Auch ein Kontoauszug gilt als Zahlungsbeleg und kann als solcher herangezogen werden. Die Quittung ist der einzige Zahlungsnachweis, den Sie bei Bargeschäften erhalten. Entsprechend nimmt die Quittung als Beleg eine wichtige Rolle ein.

Wie macht man eine Zahlungsbestätigung?

Da es bei der Zahlungsbestätigung keine Formvorlage gibt, haben Sie bei der Erstellung freie Hand. Für gewöhnlich werden alle wichtigen Daten in die Überweisungsbestätigung aufgenommen:

• Unternehmenslogo, Name und Anschrift

• Kundendaten

• Bestelldatum

• Datum des Zahlungseingangs

• Bestellnummer bzw. Rechnungsnummer

• Gesamtbetrag der Überweisung

• Ggf. Hinweis auf nächste Schritte in der Bestellung

3 Tipps für die Zahlungsbestätigung

Da die Zahlungsbestätigung ein freiwilliges Schreiben ist, mit dem Sie Ihre Kundinnen und Kunden über den aktuellen Stand der Bestellung oder eines Projekts informieren, können Sie es auch nutzen, um die Kundenbindung zu stärken.

Danke sagen: Nutzen Sie die Bestätigung, um sich für den Einkauf zu bedanken und die Kunden zu animieren, bald wieder bei Ihnen vorbeizuschauen.

Mehr Service: Zeigen Sie Ihren Kunden mit dem Einzahlungsbeleg, welche Dienstleistungen und Services Sie noch anbieten oder weisen Sie auf Ihren Kundendienst hin.

Aktuelle Angebote: Schlussverkauf, Rabattcodes oder Treueprogramme – informieren Sie hier Ihre Kunden im Überweisungsnachweis darüber.

Prozesse automatisieren mit Docusign

Mit der Zahlungsbestätigung schenken Sie Ihren Kunden das Extra an Service – und haben noch dazu einige Möglichkeiten, darüber hinaus mit ihnen zu kommunizieren. Optimieren Sie Ihre Prozesse mit digitalem Vertragsmanagement und automatisieren Sie Workflows für mehr Effizienz und stärkere Kundenbindung. Mit elektronischen Signaturen können Sie Verträge und Zahlungsbestätigungen schnell und sicher abschließen. Nutzen Sie fortschrittliche eSignatur-Funktionen, um Ihre Geschäftsprozesse zu beschleunigen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.