Was ist ein gesetzliches Mahnverfahren?

Stellen Sie sich vor, Sie haben als kleines Unternehmen eine Dienstleistung erbracht, doch die Zahlung bleibt aus. Trotz mehrfacher Mahnungen reagiert Ihr Kunde nicht. In solchen Fällen kann ein Mahnverfahren helfen, die ausstehende Forderung effizient und rechtskonform durchzusetzen. Doch wie läuft ein solches Verfahren genau ab? Welche Schritte sind erforderlich und welche Fristen müssen beachtet werden? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige rund um das gerichtliche und außergerichtliche Mahnverfahren.

Was ist ein Mahnverfahren?

Ein Mahnverfahren dient zur Durchsetzung von Geldforderungen, einschließlich der Anträge auf Erlass eines Mahnbescheides, und umfasst den Erlass des Mahnbescheides durch das zentrale Mahngericht, wenn ein Schuldner nicht fristgerecht zahlt. Es ermöglicht Gläubigern, offene Beträge effizient und kostengünstig einzufordern, ohne sofort eine Klage einreichen zu müssen. Beim Mahnverfahren wird zwischen gerichtlichen und außergerichtlichen Mahnverfahren unterschieden. In Deutschland ist das Mahnverfahren gesetzlich in der Zivilprozessordnung (ZPO) geregelt und bietet eine Alternative zum regulären Klageweg.

Der Ablauf eines Mahnverfahrens

Ein Mahnverfahren kann je nach Situation und Art der Forderung unterschiedlich verlaufen. Während manche Fälle bereits durch eine außergerichtliche Einigung gelöst werden können, ist in anderen Fällen ein gerichtliches Verfahren notwendig. Um den Ablauf besser zu verstehen, lohnt sich ein Blick auf die einzelnen Schritte.

1. Außergerichtliches Mahnverfahren

Bevor ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird, ist es üblich, den Schuldner außergerichtlich zu mahnen. Unternehmen setzen dazu oft das kaufmännische Mahnverfahren ein, das mehrere Eskalationsstufen umfasst:

• Erste Mahnung: Freundliche Zahlungserinnerung mit Angabe des offenen Betrags und der Zahlungsfrist.

•  Zweite Mahnung: Nach Ablauf der ersten Frist, oft mit Hinweis auf Verzugszinsen.

•  Dritte Mahnung (letzte Mahnung): Androhung rechtlicher Schritte, falls die Zahlung weiterhin ausbleibt.

In vielen Fällen reicht bereits eine außergerichtliche Mahnung aus, um eine Zahlung zu veranlassen. Unternehmen nutzen oft automatisierte Mahnsysteme, um den Prozess effizient zu gestalten.

2. Gerichtliches Mahnverfahren

Wenn der Schuldner trotz Mahnungen nicht zahlt, kann das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden. Dieses Verfahren wird häufig genutzt, um Forderungen ohne aufwendiges Klageverfahren durchzusetzen.

a) Antrag auf Mahnbescheid

Der Gläubiger stellt beim zuständigen zentralen Mahngericht einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids, wobei dieser Prozess häufig durch maschinelle Bearbeitung unterstützt wird. Dies kann online oder postalisch erfolgen. Der Mahnbescheid enthält:

•  Angaben zu Gläubiger und Schuldner

•  Höhe der Forderung

• Begründung der Forderung

Der Antrag kann auch über einen Rechtsanwalt oder Inkassodienstleister gestellt werden. Der Schuldner muss nicht angehört werden, sodass das Verfahren in der Regel zügig durchgeführt wird.

b) Erlass des Mahnbescheids

Das Mahngericht prüft den Antrag nur formal und erlässt anschließend den Mahnbescheid. Der Schuldner hat dann die Möglichkeit, Einspruch einzulegen. Der Schuldner erhält diesen per Post und hat 14 Tage Zeit, Widerspruch einzulegen.

c) Widerspruch gegen den Mahnbescheid

Legt der Schuldner Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein, wird das Verfahren in ein reguläres Gerichtsverfahren überführt. Dabei müssen beide Parteien ihre Ansprüche vor Gericht darlegen. Der Gläubiger trägt dann die Beweislast für seine Forderung.

d) Antrag auf Vollstreckungsbescheid

Erfolgt kein Widerspruch, kann der Gläubiger nach 14 Tagen einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Mit diesem kann die Zwangsvollstreckung eingeleitet werden, beispielsweise durch Lohnpfändung oder Kontopfändung.

Wichtige Fristen im Mahnverfahren

•  Zahlungsziel nach Rechnungstellung: In der Regel 30 Tage

•  Mahnbescheid Widerspruchsfrist: 14 Tage

• Vollstreckungsbescheid Einspruchsfrist: 14 Tage

Zusätzlich gibt es Verjährungsfristen: In der Regel verjähren Forderungen nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist.

Wer trägt die Kosten eines Mahnverfahrens?

Die Kosten für das gerichtliche Mahnverfahren trägt zunächst der Gläubiger. Diese können jedoch im Rahmen des Verfahrens vom Schuldner zurückgefordert werden. Die Gebühren richten sich nach der Höhe der Forderung und den gesetzlichen Regelungen. Neben den Gerichtsgebühren können auch Anwaltskosten oder Inkassogebühren anfallen, falls ein Dienstleister eingeschaltet wurde.

Tipps zur erfolgreichen Durchführung eines Mahnverfahrens

• Dokumentation: Halten Sie alle relevanten Dokumente bereit, z. B. Rechnungen, Mahnungen und Schriftverkehr.

• Fristen beachten: Achten Sie darauf, dass keine wichtigen Fristen versäumt werden, insbesondere im Hinblick auf Verjährung.

• Kommunikation mit dem Schuldner: Manchmal kann eine direkte Kontaktaufnahme helfen, eine außergerichtliche Einigung zu erzielen.

• Digitale Lösungen nutzen: Durch den Einsatz von digitalen Signaturen und Vertragsmanagement-Tools können Forderungen effizient verwaltet werden.

Fazit: Effiziente Forderungsdurchsetzung mit digitalen Lösungen

Ein gut strukturiertes Mahnverfahren kann Zeit und Kosten sparen. Wer frühzeitig reagiert und moderne digitale Werkzeuge nutzt, kann offene Forderungen effizient eintreiben und langwierige Gerichtsverfahren oft vermeiden.

Moderne Lösungen wie Docusign eSignature ermöglichen eine schnelle, sichere und nachvollziehbare Unterzeichnung von Dokumenten. Zudem bietet Docusign CLM eine umfassende Vertragsmanagement-Lösung, die den gesamten Dokumentenprozess digitalisiert und automatisiert.