Statement of Work: Das sollten Sie wissen!

Projekte sind die Basis des Business-Alltags. Je größer das Vorhaben ist und je mehr externe Parteien involviert sind, desto wichtiger sind klare Absprachen und Zielsetzungen. Hierfür wird im Projektmanagement das Statement of Work herangezogen. Aber was genau bedeutet ein Statement of Work, welche Bestandteile hat es, und wie schreibt man ein solches Dokument? In diesem Blog-Artikel beantworten wir diese Fragen und beleuchten die Bedeutung des SoW. 

Was ist ein Statement of Work?

Ein Statement of Work (oft abgekürzt als SoW) ist ein zentrales Dokument, das auf Deutsch oft als Leistungsbeschreibung übersetzt wird und den Rahmen für ein Projekt oder eine Dienstleistung festlegt. Es ist ein wesentlicher Bestandteil von Verträgen, die zwischen Unternehmen oder zwischen einem Unternehmen und einem externen Dienstleister abgeschlossen werden. Der Fokus liegt darauf, die Erwartungen, Anforderungen und Ziele eines Projekts zu erarbeiten und festzuhalten. 

Was ist ein SoW Document? 

Ein SoW Document ist das schriftliche Ergebnis eines Statements of Work. Es legt fest, welche Arbeiten oder Dienstleistungen im Rahmen eines Projekts zu erbringen sind. Hierbei werden die Projektziele, der Umfang, die Zeitpläne, die Kosten und die Verantwortlichkeiten detailliert beschrieben. In der Praxis stellt das Statement of Work sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Vorstellungen haben und Missverständnisse vermieden werden. 

Was ist ein SoW-Vertrag? 

Die vertragliche Vereinbarung, die auf Basis des Statements of Work getroffen wird, bezeichnet man als SoW-Vertrag. Er ist ein formeller Vertrag, der die im SoW beschriebenen Anforderungen rechtlich bindend macht. Das SoW dient dabei als Anlage oder integraler Bestandteil des Vertrags und gibt detailliert an, was vom Auftragnehmer erwartet wird, einschließlich der zu erbringenden Leistungen, der Liefertermine und der Abnahmekriterien.

Unterschied zwischen Statement of Work und Letter of Intent 

Ein Statement of Work (SoW) und ein Letter of Intent (LoI) haben unterschiedliche Funktionen in einem Projekt. Während das SoW eine detaillierte Leistungsbeschreibung ist, die klar definiert, was und wie etwas geliefert wird, ist ein Letter of Intent eine Absichtserklärung zwischen zwei Parteien. Der Letter of Intent legt in der Regel die allgemeinen Bedingungen einer zukünftigen Zusammenarbeit oder eines Vertrags fest, ist jedoch meist unverbindlich und dient eher als Vorverhandlung. Das Statement of Work hingegen ist spezifisch, detailliert und bildet die Grundlage für den verbindlichen Vertrag, der die eigentlichen Projektanforderungen abdeckt.

Welche Bestandteile hat ein Statement of Work? 

Ein typisches Statement of Work besteht aus mehreren wesentlichen Bestandteilen:

1. Einleitung: Hier wird das Projekt kurz vorgestellt und der Kontext erläutert.

2. Ziele: Die klar definierten Ziele des Projekts werden dargelegt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis haben.

3. Umfang der Arbeit (Scope of Work): Dieser Abschnitt beschreibt die konkreten Aufgaben und Aktivitäten, die im Rahmen des Projekts durchgeführt werden sollen.

4. Zeitrahmen: Der Zeitplan des Projekts, einschließlich wichtiger Meilensteine und Liefertermine.

5. Anforderungen: Hier werden die technischen, rechtlichen und operativen Anforderungen beschrieben, die erfüllt werden müssen.

6. Abnahmekriterien: Dieser Teil definiert die Kriterien, nach denen die gelieferten Ergebnisse bewertet und abgenommen werden.

7. Rollen und Verantwortlichkeiten: Die beteiligten Parteien und ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten werden klar benannt.

8. Kosten und Zahlungsbedingungen: Hier werden die Kosten für die Durchführung des Projekts sowie die Zahlungsbedingungen festgelegt.

Wie schreibt man ein Statement of Work?

Das Schreiben eines Statements of Work erfordert klare Kommunikation und Detailgenauigkeit. Hier sind einige Schritte, die dabei helfen, ein präzises und effektives SoW zu erstellen:

• Verstehen der Projektanforderungen: Die Projektverantwortlichen brauchen einen umfangreichen Einblick in die Projektziele und Anforderungen.

• Klare und präzise Formulierungen: Eine klare und präzise Sprache ist essenziell, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Detaillierte Beschreibung des Umfangs: Unter diesem Punkt wird der Scope of Work (Leistungsumfang) genau geplant.

• Festlegung von Zeitplänen und Meilensteinen: Zeitpläne und Meilensteine helfen dabei, den Fortschritt des Projekts zu überwachen.

• Berücksichtigung aller relevanten rechtlichen und technischen Anforderungen: Compliance-Vorgaben und alle rechtlichen und technischen Voraussetzungen müssen überprüft und eingehalten werden. 

Fazit: Nachhaltige Unterstützung im Projektmanagement 

Ein Statement of Work ist ein wichtiges Dokument im Projektmanagement, das klar und präzise festlegt, was in einem Projekt geliefert werden soll. Es dient als Grundlage für Verträge und sichert ab, dass alle Parteien auf derselben Seite stehen. Erstellen Sie das SoW und andere Vertragsunterlagen schnell und sicher mit Docusign Contract Lifecycle Management.

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