Das Personalwesen von heute: Trends, Technologien und Erkenntnisse

Im vergangenen Jahr fand in nahezu allen Branchen und Geschäftsbereichen aufgrund des Ausbruchs der COVID-19-Pandemie und der anschließenden Umstellung auf remote und hybride Arbeitsumgebungen ein massiver Umbruch statt. Die Personalabteilung bildete hierbei keine Ausnahme.

Der Docusign-Bericht über Trends und Erkenntnisse im Personalwesen des Jahres 2021 liefert eine statistische Analyse des Personalwesens im Jahr 2020 und bietet einen Überblick darüber, womit sich Personalabteilungen im Laufe des Jahres auseinandersetzen mussten, sowie einen Ausblick darauf, wie sie sich für die Zukunft rüsten.

Für Personalabteilungen verschärfte die plötzliche Umstellung auf remote und virtuelle Abläufe die Herausforderungen, mit denen sie schon lange zu kämpfen hatten: schlechte Mitarbeitererlebnisse aufgrund von langsamen, manuellen und papierbasierten Prozessen und ein wachsender Bedarf an Automatisierung.

Ein Bereich, der für Engpässe besonders anfällig ist und dringend automatisiert werden muss, sind Mitarbeiterverträge. Das Einholen von Unterschriften von Hand auf Angebotsschreiben, Leistungspaketen und sonstigen Unterlagen verlangsamt Personalabteilungen erheblich und wirkt sich auf die Mitarbeiterbeziehungen aus. Nach Erkenntnissen des Docusign-Berichts erhalten beispielsweise nur 6 % der Personalabteilungen Signaturen für alle Formulare auf elektronischem Weg. Da die Mehrheit der Personalabteilungen 100–500 Verträge pro Monat abschließt, ergibt dies eine gewaltige Menge an verlorener Zeit für den Versand von Dokumenten und das Einholen von Unterschriften von Hand.

Um diese Belastung des Personalwesens zu verringern, führten viele Abteilungen bereits vor der Pandemie Technologien zur elektronischen Signatur ein, aber COVID-19 hat diesen Trend beschleunigt. Mehr als drei von fünf Befragten geben an, die Dringlichkeit der Einführung neuer Technologien habe zugenommen, da sich ihr Unternehmen auf zukünftige Beeinträchtigungen vorbereitet. Viele Unternehmen wurden überrumpelt, als ihre Arbeit plötzlich digital und von zu Hause aus erledigt werden musste, sodass die Investitionen nicht früh genug kommen konnten.

41 % der Unternehmen, die auf die Umstellung auf das Remote-Arbeiten vorbereitet waren, berichten, ihre Suite von Tools habe diesen Wechsel unterstützt.

39 % der nicht auf diese Umstellung vorbereiteten Unternehmen hingegen führen ihre unzureichende Vorbereitung auf einen Mangel an geeigneten Systemen, Tools und Technologie zurück.

Selbst mit der richtigen Technologie gibt es noch Möglichkeiten, die Workflows in Personalabteilungen weiter zu verbessern. Trotz Investitionen in Technologien, die Personalabteilungen mehr Agilität verschaffen sollen, schöpfen viele Unternehmen die potenzielle Investitionsrendite ihrer Toolsets nicht vollständig aus. Tatsächlich nutzen 91 % der Personaler die Technologie, die sie bereits besitzen, nicht umfangreich. Für 39 % der Befragten liegt das größte Hindernis für eine weitreichende Nutzung der Möglichkeiten ihrer Software in der fehlenden Integration mit anderen Systemen. Selbst wenn die Integration vorhanden ist, findet sie oft nur teilweise statt. Beispielsweise gibt etwa ein Drittel der Befragten an, dass unter anderem die Verwaltung von Sozialleistungen, Tools zur Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern und zur Bewerberverwaltung nur teilweise in ihre Personalmanagement-Suite (HRMS) eingebunden sind.

Um angesichts des Wandels agil zu bleiben, brauchen Personalabteilungen digitale Lösungen zur Vertragsautomatisierung, die nicht nur komplexe Papierprozesse automatisieren und vereinfachen, sondern auch leicht zu implementieren, zu nutzen und mit ihren anderen Technologien zu integrieren sind. Mit digitalen, gut integrierten Systemen sind Personalabteilungen deutlich besser auf die nächste Welle von Beeinträchtigungen vorbereitet– was auch immer das sein mag.