Optimierung von Signatur-Workflows in einer hybriden Arbeitsumgebung

Organisationen stehen täglich neuen Herausforderungen gegenüber, während sich die Welt auf das Arbeiten in einer sich überall wandelnden Wirtschaft umstellt. Bei den wichtigsten Entscheidungen geht es darum, wie die Zukunft der Arbeit aussehen wird, um die Produktivität der Mitarbeitenden sicherzustellen ‑ unabhängig davon, ob sie vor Ort, aus der Ferne oder hybrid arbeiten.

Tatsächlich ist das Thema in Bezug auf Produktivität nicht „wo“ die Mitarbeitenden arbeiten, sondern wie man sie mit den besten Tools ausstattet, damit sie produktiv sein können, ganz gleich, wo sie sich befinden.

Gängige Workflows wie Einstellungen und Onboarding, Genehmigungen von Kaufverträgen und Kontoeröffnungen haben alle eine Voraussetzung: eine Unterschrift. Die gute Nachricht ist, dass Docusign eSignature zur Digitalisierung und Optimierung beitragen kann. So sparen Mitarbeitende Zeit und arbeiten effizienter, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Eigenschaften von eSignature, mit denen Sie Ihre Workflows beim Senden und Signieren in jedem Schritt des Vertragsprozesses verbessern können: während der Vorbereitung, während des Signierprozesses und nachdem das Dokument abgeschlossen ist.

Vertragsvorbereitung optimieren

Möglicherweise arbeiten Sie zu bestimmten Zeiten an zahlreichen Verträgen. Wir möchten Sie dabei unterstützen, Unstimmigkeiten zu reduzieren, während Sie Ihren Vertrag für die elektronische Signatur vorbereiten. Aus diesem Grund haben wir drei entscheidende Eigenschaften entwickelt, die Ihnen dabei helfen können, genau das zu tun:

Vorlagen

Viele Organisationen haben Standarddokumente, die wiederholt zur Signatur gesendet werden, sei es ein Onboarding-Dokument oder eine Geheimhaltungsvereinbarung. Stellen Sie sich vor, Sie müssten jedes Mal alle erforderlichen Felder neu einrichten – das kann unglaublich zeitaufwändig und manuell sein. Glücklicherweise enthält eSignature Vorlagen, die es Ihnen ermöglichen, ein Standarddokument mit festgelegten Empfängern, Empfängerrollen und Signierfeldern zu erstellen, das Sie speichern und in Zukunft wieder verwenden können. Sie müssen nicht jedes Mal manuell ein neues Dokument erstellen. Mehr erfahren.

Dokumentensichtbarkeit

Angenommen, Sie senden einen Vertrag an zwei Empfänger, aber einige der Dokumente enthalten vertrauliche Informationen, die nur ein Empfänger sehen soll. Bei einer herkömmlichen Vorgehensweise müssten Sie zwei verschiedene Vereinbarungen senden und für jede Person ein separates Dokument beifügen. Wenn Sie denken, dass dies zeitaufwändig klingt, haben Sie Recht. Mit Dokumentsichtbarkeit können Sie dem Vertrag beide Empfänger hinzufügen und Berechtigungen für die Zugriffsebene festlegen, die ein Empfänger auf jedes der Dokumente im Vertrag hat. Sie müssen nicht mehr mehrere Verträge versenden ‑ sparen Sie Zeit und eliminieren Sie zusätzliche Schritte. Mehr erfahren.

Geplantes Senden

Sie sind bereit, die Vorlage mit allen Berechtigungen senden, aber es ist schon spät am Tag und Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Unterzeichner den Vertrag zur optimalen Zeit sieht. Normalerweise würden Sie ihn einfach als Entwurf speichern und dann am nächsten Morgen um 9:00 Uhr senden. Mit geplantem Senden können Sie ein Datum und eine Uhrzeit auswählen und die E-Mail so planen, dass sie automatisch in Ihrem Namen gesendet wird! Mehr erfahren.

Beschleunigen des Signaturprozesses

Wir wissen, dass es einen Unterschied macht, wenn Ihre Verträge schnell abgeschlossen werden – sei es, um allen ein besseres Erlebnis zu bieten oder die Zeit bis zur Umsatzrealisierung zu verkürzen. Aus diesem Grund haben wir Funktionen entwickelt, die dazu beitragen, Engpässe und manuelle Schritte zu beseitigen, die den Vertragsprozess verlangsamen können.

Bedingte Weiterleitung

An den meisten Dokumentenprozessen und Genehmigungsabläufen sind mehrere Unterzeichner beteiligt und sie sind häufig komplex, wiederholend und zeitaufwendig. Mit bedingter Weiterleitung können komplexe Weiterleitung-Szenarien gestrafft werden, da es Ihnen möglich ist, Regeln festzulegen und einen Umschlag basierend auf Felddaten dynamisch an verschiedene Nutzer weiterzuleiten. Sie können basierend auf Eurobeträgen, Zahlen, Text, Drop-down-Menüs, Optionsfeldern und Formelfeldern weiterleiten.

Ein Unternehmen hat beispielsweise die Richtlinie, dass jede Bestellung über 5.000 Euro an einen Manager weitergeleitet werden muss, und alles über 10.000 Euro die Genehmigung eines VP erfordert. Anstatt herauszufinden, wer was genehmigen muss und die Bestellung dann manuell zur Genehmigung weiterzuleiten, können Sie das alles automatisieren. Mit eSignature können Sie mühelos eine Vorlage mit integrierten Regeln basierend auf dem Bestellbetrag erstellen, damit das System genau weiß, wann und an wen es die Bestellung weiterleiten muss. Mehr erfahren. 

Signiergruppen

In bestimmten Situationen kann es sein, dass Sie die Genehmigung einer bestimmten Abteilung oder Gruppe benötigen, beispielsweise Personalabteilung oder der Rechtsabteilung. Anstatt das Dokument an eine Person zu senden und darauf zu warten, dass diese es bearbeitet, können Sie Signiergruppen nutzen, um Engpässe auszuschließen. Signiergruppen ermöglichen es Ihnen, ein Dokument an eine vordefinierte Empfängergruppe zu senden und es von einem Mitglied der Gruppe öffnen und signieren zu lassen. Mehr erfahren

Was geschieht nun, nachdem diese Verträge signiert wurden?

Automatisierung der Schritte nach der Signatur

Vertragsaktionen

Nun haben Sie den Vertrag vorbereitet, automatisch weitergeleitet und er wurde signiert. Es kann häufig vorkommen, dass Sie ihn archivieren oder über die Daten berichten müssen. Normalerweise würden Sie diese Schritte manuell abschließen, nachdem der Vertrag signiert wurde. Was wäre, wenn Sie diese Prozesse automatisieren könnten?

Gute Neuigkeiten: Mit Vertragsaktionen – unserem Automatisierungstool ohne Code – ist das möglich. Mit Vertragsaktionen können Sie Regeln zur Automatisierung von Aufgaben konfigurieren, nachdem der Vertrag abgeschlossen ist. Sie können eine Regel erstellen, die Verträge automatisch bei Ihrem bevorzugten Cloud-Speicherplatzanbieter archiviert oder Daten aus den Verträgen in eine Google-Tabelle oder Excel online exportiert, damit Sie darüber berichten können. Anschließend können Sie automatisch einen CLM-Workflow (Contract Lifecycle Management) auslösen. Mehr erfahren.

Umschläge besser senden und verwalten

Freigegebener Zugriff

Wir stellen häufig fest, dass Prozessverantwortliche die Verträge nicht immer zur Signatur versenden, oder dass es manchmal andere sind, die Verträge in ihrem Namen senden. Um dies heutzutage tun zu können, sind mehrere manuelle Schritte erforderlich, damit ein anderer Nutzer, Verträge in ihrem Namen senden und verwalten kann. Mit dem freigegebenem Zugriff können Sie einem anderen Nutzer problemlos die Berechtigung erteilen, in Ihrem Namen Umschläge zu senden und/oder zu verwalten. Dieser zugewiesene Nutzer kann die meisten Dinge tun, wie beispielsweise neue Verträge senden oder Aktionen zu vorhandenen Verträgen ausführen, wie korrigieren, stornieren, kopieren usw. Mit freigegebenem Zugriff können Sie Engpässe im Sendeprozess beseitigen und Ihr Geschäft weiter voranbringen.

Mit all diesen wichtigen Eigenschaften können Sie es Teams ermöglichen, überall produktiv zu sein – ob sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten.

Bereit, Workflows zu optimieren?