So digitalisieren Sie Dokumente effizient

Es heißt, aller Anfang sei schwer. Beim Thema Dokumente digitalisieren können wir aber eines vorweg nehmen: Von hier an wird alles einfacher. Ganz gleich, ob Sie Ihr Dokumentenmanagement auf papierlos umstellen wollen oder direkt von Beginn an eine digitale und nachhaltige Lösung für Ihre Unterlagen verfolgen: wir zeigen Ihnen, wie Sie Unterlagen digitalisieren und wie Docusign eSignature Ihnen die Arbeit erleichtern kann.

Darum sollten Sie Dokumente digitalisieren

Von großen Konzernen bis hin zu mittelständischen Unternehmen ist das Thema der digitalen Transformation in aller Munde. Einer der ersten Schritte auf dem Weg dorthin ist es, mit Unterlagen in elektronischer Form zu arbeiten. Hier nur ein paar Vorteile, die die Dokumentendigitalisierung mit sich bringt:

• Weniger Kosten

• Große Zeitersparnis

• Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente (Stichwort New Work)

• Einfacher Zugang zu (abgelegten) Dokumenten (digitales Archiv)

• Revisionssichere Archivierung

• Aktualisierungen von Dokumenten möglich

Dies ist nur ein kleiner Vorgeschmack dessen, was ein elektronisches Dokumentenmanagement in Ihrem Arbeitsalltag verbessern kann. Je nach Unternehmen und bestehenden Arbeitsprozessen kann sich die Effizienz Ihrer Teams dadurch stark verbessern und die gesamten Workflows vereinfachen. Es lohnt sich!

So digitalisieren Sie Ihre Dokumente

Nun geht es an die Umsetzung: Ein Dokument digitalisieren. Für das Digitalisieren von Dokumenten eignet sich am besten das Scannen der Unterlagen. Speichern Sie das gescannte Papier am besten als PDF Datei ab. Nun können Sie Ihre digitale Ablage einrichten. Papiere digitalisieren kann zeitaufwendig sein: Wer die Mengen an Dokumenten nicht selbst scannen und archivieren möchte, kann sie auch über externe Dienstleister digitalisieren lassen.

Dokumente scannen und automatisch archivieren – das geht mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Wir empfehlen Ihnen, Ihre Unterlagen über ein Cloud-System zu digitalisieren, um so den ortsunabhängigen Zugang zu gewährleisten und von den zahlreichen Vorteilen der DMS zu profitieren. Alternativ können Sie elektronische Unterlagen auch auf einer externen Festplatte oder einem USB Stick speichern. Diese Varianten eignen sich jedoch eher für das Erstellen von Sicherungskopien im privaten Gebrauch, da sie kaum Vorteile in der Zusammenarbeit mit anderen Personen bieten. Durch das Sichern auf einem Speichermedium können Sie die Daten nur damit aufrufen.

Gesetzliche Anforderungen an digitalisierte Dokumente

Die wichtigsten Grundlagen im Umgang mit elektronischen Unterlagen kommen von der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), mit denen die folgenden Grundsätze festgeschrieben sind:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

• Vollständigkeit

• Einzelaufzeichnungspflicht

• Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

• Ordnung und Unveränderbarkeit

Insbesondere der Aspekt der Unveränderbarkeit stellt einen wichtigen Punkt dar, wenn Sie Dokumente digitalisieren und archivieren. Viele Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen sowie Verwaltungssoftware für Buchhaltung bieten GoBD-konforme Lösungen mit Möglichkeiten zur Dokumentendigitalisierung.

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Papierloses Büro mit Docusign

Als Vorreiter im Bereich papierloses Büro und Nachhaltigkeit im Dokumentenmanagement bietet Docusign mit der elektronischen Signatur umfangreiche Produkte an, die Ihnen das Vertragsmanagement erleichtern. Docusign Contract Lifecycle Management (CLM) hilft Ihnen dabei, ein Dokument zu digitalisieren, zu signieren und zu archivieren. Erfahren Sie mehr über unsere Cloud-Lösungen, mit denen Sie die Digitalisierung in Ihrem Büro weiter vorantreiben. Wir helfen Ihnen gerne dabei!