Das Risiko veralteter Systeme und Prozesse

Durch die digitale Transformation sind Führungskräfte gezwungen, effektive Wege zur Modernisierung bestehender Systeme und Prozesse zu finden. Nur so können die Anforderungen von Unternehmen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Kunden mit den entsprechenden Tools erfüllt werden. Laut dem Docusign Digital Maturity Report 2023 ist die Frustration über Systeme und Prozesse einer der Hauptgründe, weshalb 31 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Arbeitsplatzwechsel in Erwägung ziehen. Probleme, die durch veraltete Prozesse entstehen, müssen unbedingt beseitigt werden. 35 % der Befragten glauben, dass eine Reduzierung ineffizienter manueller Prozesse zu einer schnelleren Wertschöpfung führen und die Leistung und Produktivität eines Unternehmens erheblich steigern würde. Ronan Copeland, Group VP und General Manager EMEA bei Docusign, sagt dazu:

„Angesichts der aktuellen makroökonomischen Herausforderungen ist die Prüfung der Effizienz interner Prozesse von zentraler Bedeutung für die Steigerung des ROI und die Optimierung von Ausgaben. Hierzu muss ermittelt werden, welche manuellen und veralteten Prozesse im Geschäftsablauf durch Digitalisierung abgeschafft werden können. Unternehmen jeder Größe können ihre Mitarbeiter auf intelligentere Weise motivieren und gleichzeitig eine schnellere Time-to-Value erzielen, indem sie eine Strategie der Überprüfung und Veränderung einführen."

Die Risiken veralteter Prozesse

Manuelle Prozesse können einen spürbaren Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens haben. Das beschleunigte Tempo des Wandels, sei es in Form von sich verändernden makroökonomischen Unsicherheiten oder der schnellen Entwicklung von KI, erhöht den Druck auf interne Prozesse, mit weniger mehr zu erreichen.

Gartner prognostiziert, dass Endnutzerinnen und -nutzer weltweit 20,7 % mehr für Cloud-Services ausgeben werden, nämlich 591,8 Mrd. US-Dollar im Jahr 2023 gegenüber 490,3 Mrd. US-Dollar im Jahr 2022. Dies liegt über dem für 2022 prognostizierten Wachstum von 18,8 %. Investitionen in die Modernisierung veralteter Prozesse mit Cloud-Technologie sind sinnvoll, da Defizite und veraltete Komponenten in der digitalen Infrastruktur eines Unternehmens dazu führen können, dass es nicht mehr in der Lage ist, auf den heutigen schnelllebigen Märkten zu bestehen und dem hohen Druck standzuhalten. Gartner zeigt zahlreiche Möglichkeiten zur Modernisierung von Altsystemen auf.

Was ist ein Altsystem?

Ein Altsystem ist ein überholtes System, eine Technologie oder eine Softwareanwendung, die von einem Unternehmen weiterhin genutzt wird. Der Grund dafür ist möglicherweise, dass es immer noch die Funktion erfüllt, für die es ursprünglich gedacht war. In der Regel gibt es für ein Altsystem keinen oder nur eingeschränkten Support und keine Wartung. Ein solches System kann außerdem das Wachstum eines Unternehmens beeinträchtigen oder sich nicht in eine neue Software integrieren lassen, die ein Unternehmen verwendet.

Warum werden Altsysteme noch genutzt?

Altsysteme kommen häufig zum Einsatz, weil sie immer noch den Anforderungen eines Unternehmens entsprechen, weil das Unternehmen nicht modernisiert wurde oder weil es an Kompetenzen mangelt, um die neueste Software oder Datenverwaltung zu nutzen. Mitunter können Unternehmen eine Migration von einem Altsystem zu einem neuen System nicht durchführen, weil sie keine Mittel oder Ressourcen zur Verfügung haben. Investitionen in neue Systeme und Software stellen ein Risiko dar, da sie sich auf Unternehmensressourcen, Zeit, Datensicherheit und Budget auswirken. Manchmal entwickelt sich die Technologie schneller als das Unternehmen selbst.

Laut dem Digital Maturity Report möchte ein Drittel derjenigen, die bereits planen, ihren Job zu wechseln, für Unternehmen arbeiten, die stärker digital ausgerichtet sind, da sie mit den Systemen und Prozessen, die sie aktuell verwenden müssen, unzufrieden sind. Viele sich wiederholende und manuelle Aufgaben verursachen Reibungsverluste und nehmen den Mitarbeitern die Zeit, an strategischen Projekten zu arbeiten.

Führungskräfte bevorzugen zunehmend Gewinne durch die Digitalisierung von Prozessen anstelle großer technischer Investitionen. Sollen bestehende Prozesse den neuen Anforderungen der Digitalisierung gerecht werden, müssen sie modernisiert werden und Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit geben, agil zu arbeiten. Veraltete Prozesse können eine Belastung für Unternehmen darstellen, da sie sich auf Sicherheit, Zuverlässigkeit, Leistung sowie Mitarbeiter- und Kundenerfahrungen auswirken. Laut dem Docusign Digital Maturity Report sagen 62 % der Entscheidungsträgerinnen und -träger, dass sie sich derzeit auf digitale Verbesserungs- oder Modernisierungsstrategien konzentrieren, mit denen die Nutzung bereits vorhandener digitaler Tools optimiert wird, anstatt die Art und Weise zu ändern, wie Technologie im gesamten Unternehmen eingesetzt wird. Wachstum wird durch die Abschaffung veralteter Prozesse zugunsten digitaler Lösungen erzielt, die die Effizienz steigern und gleichzeitig die Kosten senken. Viele Unternehmen möchten manuelle Arbeitsschritte reduzieren, indem sie die Vertragsverwaltung oder das Onboarding von Mitarbeitern automatisieren.

Wie modernisiert man ein Altsystem?

Die Modernisierung eines Systems kann für ein Unternehmen ein gewisses Risiko mit sich bringen, da sie Auswirkungen auf Ressourcen, Daten und Budget hat. Anwendungen, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens nicht Schritt halten können, können zu einem Kosten- oder Datenrisiko werden. Worauf sollten Sie bei der Modernisierung Ihrer Systeme und Software jedoch achten?

1. Prüfen Sie Ihre Modernisierungsoptionen.

Sie könnten das gesamte System ersetzen, neu einrichten oder eine Integration von Altsystemen in Betracht ziehen, bei der Ihr Unternehmen ein moderneres System integriert, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Sie können sowohl maßgeschneiderte als auch Standardlösungen in Betracht ziehen. Die Sicherheit der Software ist dabei ein wichtiger Aspekt.

2. Entscheiden Sie sich für die sinnvollste Option.

Nach Prüfung aller Optionen sollten Sie abwägen, welche die größte Wirkung hat, und den erforderlichen Aufwand gegenüberstellen. Bei der Wahl der richtigen Option sollten alle Funktionen des derzeitigen Systems berücksichtigt werden und wie diese Prozesse und Funktionen beibehalten oder verbessert werden können.

3. Machen Sie sich bewusst, wie sich die Modernisierung auf die gesamte Organisation auswirkt, und wählen Sie einen strukturierten Ansatz.

Die Einführung eines neuen Systems kann sich auf eine Vielzahl von Mitarbeitern und Prozessen auswirken. Der Implementierungsplan muss die Kommunikation der Ziele sowie die Einarbeitung und Schulung umfassen. Das ist auch ein guter Zeitpunkt zur Überprüfung von Sicherheit, Compliance und Automatisierung. Zukünftige Ziele sollten anhand eines umfassenden Bewertungs- und Implementierungsplans definiert werden.

Prozessoptimierung durch Automatisierung und Digitalisierung

Da sich Organisationen weiterhin von einer weitreichenden digitalen Transformation abwenden und eher langfristige, marginale Verbesserungen anstreben, wird sich das Wachstum aus der Abschaffung veralteter Prozesse zugunsten digital verbesserter Lösungen ergeben, die die Effizienz steigern und gleichzeitig die Kosten senken sollen. Durch die Beseitigung von Engpässen und Prozessen mit geringem Mehrwert durch die Automatisierung und Optimierung veralteter Prozesse können Unternehmen ihr Wachstum steigern und ihre Resilienz verbessern. Die richtigen Tools und die richtige Digitalstrategie sind für jeden Schritt in der Wertschöpfungskette entscheidend. Entscheiden Sie sich für ein Modernisierungskonzept, das mit einem Minimum an Aufwand und einem Maximum an positiver Wirkung den größten Effekt und Wert für Ihr Unternehmen hat. Mehr dazu erfahren Sie im Docusign Digital Maturity Report 2023.