Das papierlose Unternehmen

Das Tempo im Geschäftsleben nimmt ständig zu. Die Art und Weise wie Unternehmen Vertragsprozesse digital gestalten, kommt nicht nach.

In diesem Blog möchten wir unser kürzlich stattgefundenes Webinar "Das papierlose Unternehmen" zusammenfassen.

Erfahren Sie, wie Sie digital Verträge generieren können, diese zur Unterschrift weiterleiten und bestimmte Folgeaktivitäten anstoßen können, um Verträge auf diese Weise zu managen.

Die vier Phasen des Vertragsmanagements:

1. Vorbereiten

Jemand erstellt ein Dokument, meistens in einem digitalen Umfeld wie Word oder Pdf oder es kommt aus einem Contract-Management-System oder HR-System.

Der Vertrag muss überprüft werden.

2. Signieren

Das Dokument wird gedruckt und wird in eine Unterezeichnungsmappe gelegt.

Wenn alle Unterschriften eingeholt wurden, wird der Vertrag postalisch versendet.

Wenn der Vertrag dann wieder zurück geschickt wird, wird dieser wieder gescannt und im Anschluss per Email oder Fax versendet.

3. Ausführen

Wenn der Vertrag dann wieder im Haus ist, muss der Vertrag in den ausführenden Systemen erfasst werden. Das heißt, wenn Sie irgendwo beispielsweise einen Lieferantenvertrag unterzeichnet haben, müssen Sie dazu auch den Wareneingang dazu verbuchen, eine Rechnung anstoßen oder im Vertrieb müssen Sie dann entsprechend Lieferungen und Leistungen erbringen.

Der Vertrag ist sozusagen erst der Beginn und muss weiter in verschiedenen Systemen ausgeführt werden.

4. Verwalten

In der Verwaltung muss man einfach auf den Vertrag zugreifen können und über bestimmte Suchalgorythmen den Vertrag auch überprüfen können.

85% der Verträge, die elektronisch mit Docusign versendet werden, kommen am selben Tag unterzeichnet retour. Im Vergleich zum Versand per Post benötigen Sie 6 bis 8 Tage.

Auch beim Vorbereiten oder Erstellen von Verträgen kommt es in Regel zu einer Bearbeitungszeit von 3 bis 4 Tagen.

Bei all diesen Schritten lässt sich eine Menge Zeit sparen, und nun stellt sich die Frage, wie sich alle diese Prozesse automatisieren und miteinander verknüpfen lassen?

Die Antwort ist ganz einfach:

Docusign Agreement Cloud

Die vier Bereiche Vorbereiten, Signieren, Ausführen und Verwalten werden in einem digitalen Workflow miteinander verknüpft. Dafür stehen mehr als 350 vorgefertigte digitale Schnittstellen zur Verfügung. Docusign arbeitet dafür seit vielen Jahren mit den 350 Systemen zusammen. Unterstützt werden Anwendungen von beispielsweise SAP, Salesforce, Google, Oracle, Microsoft CRM usw.

Die vier größten Vorteile der Docusign Agreement Cloud und eSignature auf einen Blick:

Contract Lifecycle Management – CLM

In welchen Bereichen haben Unternehmen die größten Probleme und Herausforderungen?

Die einzelnen Schritte in einem Vertragsprozess sind sehr komplex.

Mit Docusign CLM können Sie Ihren Vertragsprozess automatisieren:

• Manuelle Aufgaben automatisieren

• Komplexe Arbeitsabläufe orchestrieren

• Unnötige Risiken beseitigen

In der folgenden Grafiken sehen Sie auf der rechten Seite ein Beispiel, wie Sie in einem Vertrags-Template sequentiell die verschiedenen Parteien modulieren können und die einzelnen Prozessschritte vordefinieren können:

Wie kann man sich das in der Praxis vorstellen, wenn ein Unternehmen mit Docusign CLM arbeitet?

Dazu eine Demo mit Jack, Enterprise Solutions Consultant bei Docusign

Im Verlauf eines Vertrages spielen 3 Personen eine wichtige Rolle:

• Vertrieb

• Rechtsabteilung

• Kunde

Der Vertrieb löst den Prozess aus und muss im Überblick behalten, wo sich die Dinge im Verlauf befinden. Die Rechtsabteilung muss den Vertrag nach Bedarf genehmigen und verhandeln muss und letztendlich der Kunde bzw. Vertragspartner, der einen Einblick auf das System erhält um den Vertrag auf seiner Seite zu überprüfen, zu verhandeln und als letzten Schritt zu unterschreiben:

Der komplette Vertragsprozess kann mit Docusign CLM abgewickelt werden.

CLM steht für Contract Lifecycle Management und wird in dem sogenannten Docusign CLM Dashboard verwaltet. Der Nutzer kann dabei das Dashboard so gestalten, wie es für ihn am besten ist, mit Hilfe der sogenannten Widgets, die man einfach per Drag & Drop auf die Schaltfläche ziehen kann.

Widgets gibt es zum Beispiel für anstehende Aufgaben, Dokumente oder dem Zugriff auf die Ordnerstruktur. Man kann auch Berichte erstellen und diese direkt am Dashboard anzeigen.

Eines der wichtigsten Themen im CLM ist natürlich die Vertragserstellung.

• Erstellen und verwalten Sie Vereinbarungen aus bereits genehmigten Vorlagen und Klauseln.

• Finden Sie schnell jede gewünschte Vereinbarung zentral und an einem einzigen Ort.

• Optimierung von Redlining und Genehmigungen während der Verhandlungsphase und Nachverfolgung aller ergriffenen Maßnahmen.

• Automatisieren Sie Ihren Workflow-Prozess für Vereinbarungen, damit Verträge effizient weitergeleitet werden.

Neben der Automatisierung können Sie auch Erinnerungen mit Datum und Uhrzeit erstellen, so werden Sie per Mail informiert und verlieren keine wichtigen Vertragstermine aus den Augen.

Optimieren Sie Ihre Vertragsprozesse mit Docusign CLM.