3 Tipps für eine erfolgreiche digitale Transformation

Die letzten 18 Monate haben gezeigt, wie wichtig es ist, dass Menschen Probleme gemeinsam lösen. Viele Unternehmen sahen sich mit internen und externen Herausforderungen konfrontiert, wie z. B. der Umstellung auf eine Belegschaft, die komplett remote arbeitet, der Bewältigung virtueller Kommunikation und vollständig digitale Transaktionen.

Als Chief Technology Officer bei Docusign habe ich selbst gesehen, wie widerstandsfähig Menschen sein können, wenn ihr persönliches und berufliches Leben auf den Kopf gestellt wird – und wie wichtig es ist, dass Systeme und Prozesse genauso resilient sind.

Auch wenn wir alle diese Zeit hinter uns lassen möchten, sollten wir nicht außer Acht lassen, was wir aus dieser Zeit der Ungewissheit und des plötzlichen Wandels gelernt haben. Ich bin heute mehr denn je davon überzeugt, dass die Welt auf Vereinbarungen beruht – zwischen Unternehmen und Verbrauchern, Dienstleistern, Mitarbeiterinnen usw. Leider basieren diese aber oft auf veralteten Systemen und manuellen Prozessen, die zu Frustration und Reibung führen und dabei Sicherheit und Vertrauen untergraben.

Die Prozessautomatisierung ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen, die sich dem digitalen Wandel verschrieben haben und veraltete, papierbasierte und fehleranfällige Abläufe hinter sich lassen möchten. Unabhängig davon, wo Sie sich auf dem Weg der digitalen Transformation befinden, sollten Sie die folgenden 3 Tipps zur Prozessautomatisierung berücksichtigen.

1. Berücksichtigen Sie den gesamten Vereinbarungsprozess

Innovationen wie die elektronische Signatur digitalisieren den Moment, in dem eine Vereinbarung abgeschlossen wird. Der gesamte Prozess der Vereinbarung umfasst jedoch viel mehr. Bei einer ganzheitlichen Betrachtung gibt es zahlreiche Arbeitsschritte vor und nach der Signatur, die häufig von der Unterstützung durch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Partner und Lieferanten abhängen. Berücksichtigen Sie das gesamte Ökosystem bei der Automatisierung von Prozessen.

Mit der richtigen Technologie sind Unternehmen inzwischen in der Lage, den gesamten Vertragsprozess vom Anfang bis zum Ende zu automatisieren, einschließlich der Vorbereitung, Abwicklung, Speicherung und Analyse von Vereinbarungen.

2. Schöpfen Sie Ihre Vereinbarungen voll aus

Unternehmen können unzählige Stunden damit verschwenden, Verträge manuell zu durchsuchen, um Rechts- und Compliance-Fragen zu beantworten. Mit einer Vertragsanalyse-Technologie, die auf künstlicher Intelligenz basiert, gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse aus Ihren Vereinbarungen. Die Möglichkeit, mit nur wenigen Klicks in Tausenden von Verträgen nach bestimmten Klauseln zu suchen, spart Ihnen enorm viel Zeit und reduziert Fehler.

Die Nutzung von KI bietet noch viele weitere Vorteile. So können Sie z. B. erkennen, wo Sie gut verhandelt haben, um diesen Erfolg in künftigen Verträgen wiederholen zu können. Insgesamt wird durch den besseren Überblick über Risiken und Chancen der manuelle Aufwand reduziert und Kosten können drastisch gesenkt werden.

3. Legen Sie den Schwerpunkt auf Sicherheit und Vertrauen

Vertrauen basiert auf Wechselseitigkeit. Es beruht auf einer dauerhaften Beziehung mit Ihren Kunden, Partnern und Lieferanten, die Transparenz und ehrliche Kommunikation erfordert. Angesichts der vielen Beteiligten im Vertragssystem eines Unternehmens – und der sensiblen Informationen, die diese austauschen – müssen Sicherheit und Vertrauen höchste Priorität genießen.

Solide Sicherheitsmechanismen und zuverlässige Betriebsabläufe, die die höchsten internationalen Standards erfüllen oder sogar übertreffen, schützen Ihre Dokumente und Daten. Die Einhaltung zivil- und gewohnheitsrechtlicher Vorschriften für Verträge ist für die regionale und internationale Geschäftsabwicklung von entscheidender Bedeutung. Eine stabile Infrastruktur sorgt für eine gleichbleibend hohe Verfügbarkeit, so dass Sie sicher sein können, dass Ihre Dienste jederzeit zur Verfügung stehen.

Selbst mit all diesen Sicherheitsmaßnahmen ist es für den Aufbau und die Pflege von Vertrauen in Ihrem Ökosystem unerlässlich, dass alle Beteiligten auf gleicher Wellenlänge agieren, d. h. alle geben Information weiter und stehen zu ihrem Wort. Ihre Sicherheit ist mit der Sicherheit aller anderen im Vertragssystem untrennbar verwoben.

Geschäfte online abzuschließen kann eine beängstigende Vorstellung sein. Vor allem birgt jede Onlineverbindung das Risiko von Cyber-Bedrohungen. Letztendlich müssen Ihre Kunden darauf vertrauen, dass Sie ihre Daten schützen und Ihr Wertversprechen einlösen. Das Gleiche gilt für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Partner und Lieferanten. Überprüfen Sie Ihre Vereinbarungsprozesse, wobei Sie zunächst Ihre eigenen Schwachstellen adressieren sollten. Im Anschluss können Sie dann mit anderen Beteiligten in Ihrem Ökosystem an deren Problempunkten arbeiten.

Eine erfolgreiche digitale Transformation erfordert einen ganzheitlichen, proaktiven und kontinuierlichen Ansatz, der zu besseren Beziehungen, höherer Effizienz und einem besseren Endergebnis führt.

Wenn Sie den dritten Tipp vertiefen wollen, lesen Sie diesen Beitrag von meiner Kollegin Emily Heath, Chief Trust & Security Officer bei Docusign. Sie spricht über ihr Konzept von Vertrauen und Sicherheit und darüber, wie es Teil des Ökosystems wird. Ihre praktischen Tipps erwachsen aus ihrer jahrelangen Erfahrung im Bereich IT und Sicherheit.