SulAmérica ganha agilidade em processos de Capital Humano

Ganhar mais agilidade e governança, além de aprimorar os fluxos de trabalho com sindicatos. Há três anos, esses eram alguns dos desafios da área de recursos humanos da SulAmérica, uma empresa centenária que atua no segmento de seguros para saúde, odontologia, vida, previdência e investimentos e hoje conta com mais de quatro mil colaboradores e milhares de corretores em todo o Brasil. 

O período coincide com a chegada de Orlando de Oliveira à companhia para assumir a gerência de relações trabalhistas e sindicais e reestruturar o setor cuja demanda por melhoria era latente e acabava de absorver as atividades de folha de pagamentos e benefícios da empresa. Era preciso agilizar o fluxo de acordos (na época predominantemente manual no RH) e aprimorar a relação com sindicatos, por meio de prestação de contas trabalhistas aos órgãos competentes.

"Eu reservava um tempo considerável da minha jornada diária de trabalho revisando e assinando papéis, seja admissão de funcionários, seja contratos de estagiários e jovens aprendizes. Era demorado e pouco prático", comenta o gestor. "Mas quando apostamos em uma inovação amplamente amparada e reconhecida como o Docusign, observamos um salto em nossos processos". 

Os desafios do RH antes da digitalização de contratos 

Até então, os contratos do RH eram celebrados a papel e caneta. Para uma contratação, por exemplo, emitia-se pelo menos três vias de um documento, que eram distribuídas para a assinatura do funcionário, da área de remuneração e da área voltada para documentações da empresa. Em um primeiro momento, o acordo finalizado era armazenado em arquivos deslizantes na SulAmérica da sede no Rio de Janeiro e posteriormente, era catalogado, encaixotado e direcionado para um arquivo físico externo. 

No caso de contratações em outros estados, havia ainda a preocupação com a logística, que contemplava o envio e o retorno dos documentos para São Paulo ou Rio de Janeiro, despendendo tempo, custos com transportes ou correio, entre outros. "Esperávamos uma semana ou mais para o documento retornar, e ainda tínhamos a preocupação com possíveis extravios", conta o executivo. 

A era digital

A SulAmérica já passava por uma digitalização de processos naqueles últimos cinco anos e utilizava a assinatura eletrônica da Docusign em algumas áreas da organização. Com a chegada do período pandêmico, o uso da solução cresceu rapidamente também no RH.  

Houve um visível progresso passados seis meses de uso, porém sem prejuízos devido ao comprometimento de todos. “Quando introduzimos o eSignature em nossos acordos, ainda circulavam documentos em papel, mas mudamos o processo e redirecionamos para ser tudo eletrônico”, explicou de Oliveira. 

Segundo o gestor, promover mais sustentabilidade, governança e agilidade foram aspectos prioritários para optarem pela solução. E um dos benefícios imediatos que a digitalização trouxe para empresa foi a diminuição de consumo de papel. Em dois anos (2020 e 2021), apenas para o processo admissional de contratos, deixaram de ser utilizadas mais de 150.4 mil folhas de papel. Isso equivale a 60.9 mil litros de água, 6.1 mil kg de CO2 e 403 kg de lixo poupados, segundo a calculadora de papel 4.0. 

A oportunidade da transformação digital de fluxos de contratos, por meio da assinatura eletrônica da Docusign, possibilitou um avanço operacional numa condição sustentável e mais rápida. Com isso, também foi possível otimizar a rotina das pessoas envolvidas nas assinaturas. "Ficamos livres do uso do papel, em uma condição de trabalho muito mais sustentável, mais ágil e segura. A análise das informações também é mais fácil, permite a redução de erros, sem contar toda a facilidade de ter o acervo digital de todos os contratos assinados", conclui o gerente.