Docusign impulsiona transformação digital na Seguros Unimed

Fundada em 1989, a Seguros Unimed é reconhecida como uma das melhores seguradoras nos segmentos em que atua. Além de oferecer seguros de vida e de saúde, comercializa planos odontológicos, patrimoniais e de previdência privada para pessoas físicas e jurídicas. 

Possui 1,4 mil colaboradores, compreendendo Matriz e Central de Relacionamento, situadas na capital paulista, além de 21 escritórios regionais. Nos últimos anos, ampliou os seus negócios reforçando a inovação digital como um dos seus principais pilares para um desenvolvimento sustentável. Atende 6 milhões de clientes nos segmentos de Saúde, Odontologia, Vida e Ramos Elementares – estes com ênfase nos seguros de Responsabilidade Civil Profissional. 

Desafios, redução de custos e impacto ambiental

Nestes últimos três anos, os processos da Seguros Unimed que envolviam documentos - como a elaboração de contratos, apólices, boletos e termos - passaram por uma transformação digital. Os processos - que eram totalmente manuais - exigiam várias etapas, o que trazia mais lentidão e um prazo maior de conclusão. Eram feitos revisão, ajustes e assinatura, como também, para a conclusão do documento assinado a papel e caneta, havia uma série de fatores externos como transporte dos documentos e possibilidade de extravios. 

Buscando ser cada vez mais inovadora, a Seguros Unimed decidiu criar um projeto para que as assinaturas passassem a ser feitas eletronicamente, com o propósito de melhorar seus processos, reduzir o tempo para a conclusão da documentação e ao mesmo tempo trazer economia na impressão de papel, além de garantir uma maior agilidade no atendimento ao cliente.

A gestora da Área de Gestão do Cliente, Maria Thereza Pavani, comenta que “o ponto alto foi quando recebemos um carrinho cheio de documentos à mesa dos diretores e aquilo chamou a atenção. Já sentíamos uma necessidade de inovar. Ao ver aquele volume de papel e depois analisar o custo que aquilo trazia, foi decidido colocar a digitalização em prática”.

Implementação e cultura

A seguradora optou pela Docusign por atender a todos os requisitos da empresa, por ser de fácil uso, contar com apoio de implementação e por ser referência no mercado. "Foi uma decisão bem simples, pois uma empresa que presta serviço ao governo dos Estados Unidos exige um altíssimo nível de segurança e credibilidade–“, comenta a executiva. 

Iniciou-se a implementação por meio da Área de Emissão e Faturamento, além do setor Jurídico e de Gestão de Rede. Com o sucesso da assinatura eletrônica, a Seguros Unimed contou com o apoio de especialistas da Docusign para estruturar a expansão estratégica para outras centenas de processos em diversos departamentos - levando em consideração o volume e a complexidade de cada um. 

Maria Thereza ressalta que, em paralelo à expansão, foi realizado um trabalho elaborado para aprimorar a cultura digital da Seguros Unimed. Houveram diversas iniciativas com o objetivo de educar digitalmente os colaboradores, parceiros, clientes e corretores - como treinamentos, eventos, cartilhas, e-books. O presidente da seguradora, Dr. Helton Freitas, sempre reforça a importância deste processo de transformação digital da companhia. Este trabalho interno foi essencial para o sucesso do projeto, implementado através das ferramentas Docusign. 

Resultados e Docusign como precursora da revolução digital na Seguros Unimed: o Digital+

A assinatura eletrônica auxiliou a otimizar mais de 100 processos implementados em diversas áreas da seguradora, além de ajudar na economia de mais de R$ 13 milhões em insumos de escritório e transporte nos últimos 3 anos. “Com a implementação das ferramentas Docusign, conseguimos reduzir de 10 para 2 dias em média o fechamento de contratos da área jurídica e os demais tiveram uma redução média de 70% no tempo de conclusão”, complementa Maria Thereza. 

Outro ponto importante foi a redução no impacto ambiental. Segundo o levantamento feito pela empresa via Docusign IMPACT, de abril de 2018 a outubro de 2020, 110 mil quilos de madeira foram poupados (equivalente a 672 árvores intactas); 2,373 milhões de litros de água foram economizados (475 máquinas de lavar a menos); 258 mil quilos de carbono a menos na atmosfera (50 carros + 40 geladeiras); e redução de 17.800 quilos de detrito (607 latões de lixo). “Tivemos um resultado econômico expressivo. De abril de 2018 a abril de 2021, conseguimos economizar 10 milhões de páginas de papel", completa a executiva.

O sucesso do projeto de assinatura eletrônica foi além do esperado e se tornou o precursor de uma grande transformação digital na empresa. A Seguros Unimed criou o Digital+, um projeto com a finalidade de otimizar os processos internos da seguradora por meio da digitalização, com diversos serviços e ferramentas que fazem integração com a Docusign, como por exemplo o Salesforce. O Digital+ tem crescido cada dia mais. "A Docusign reforçou a transformação. Hoje ela é a 'avó' de todos os nossos processos digitais. Nós nos orgulhamos muito de falar isso."