IKEA faz parceria com a Docusign para acelerar o processo de integração de sua equipe multinacional

Se você já esteve em busca de uma cadeira de escritório descolada, um conjunto estiloso de móveis para o quarto ou da famosa almôndega com molho à moda sueca, é bem provável que você já tenha visitado a IKEA. 

Desde que começou como um pequeno negócio de venda por correspondência em 1943, a IKEA se tornou líder global em móveis acessíveis e funcionais.

Mas a IKEA não é apenas sobre designs inovadores; é sobre pessoas e valores. O compromisso da empresa com a sustentabilidade e a criação de um ambiente de trabalho aberto e colaborativo se reflete em todas as suas operações, incluindo a gestão de mais de 3.000 funcionários em Portugal.

“Na IKEA, somos todos iguais, trabalhando juntos em prol de uma missão compartilhada”, diz Joana Lopes, administradora de Pessoas e Cultura da IKEA Portugal. Essa missão inclui cuidar do planeta — um valor que inspirou a IKEA Portugal a repensar seus processos de RH baseados em papel.

Com a ajuda da Docusign, a empresa simplificou e digitalizou completamente o processo de acordo com os funcionários para reduzir o desperdício, economizar tempo e oferecer uma experiência de integração sem interrupções — tudo isso atendendo aos rigorosos padrões de conformidade da União Europeia, como o regulamento de identificação eletrônica, autenticação e serviços de confiança (eIDAS).

Economizando tempo e custos com RH sustentável e sem complicação

Reduzir o uso de papel foi uma forma simples, mas significativa, de reforçar o compromisso da IKEA com a sustentabilidade. Antes da Docusign, o processo de integração de novos funcionários envolvia impressão, assinatura com tinta e arquivamento manual dos documentos — um processo que era tão demorado quanto ineficiente. Os acordos assinados eram armazenados em cinco locais diferentes da IKEA em Portugal, o que limitava o acesso pela sede.

“Estamos em constante crescimento”, fala Lopes. “Precisávamos de uma forma mais centralizada de lidar com assinaturas e arquivamento.”

Hoje, a equipe de Pessoas e Cultura atua 100% sem papel.

A economia de tempo também tem sido muito impactante. O que antes levava até quatro dias, agora leva em média dois, com alguns acordos concluídos em minutos.

Mesmo durante temporadas de contratação intensas, como o Natal ou o verão, a Docusign mantém o processo funcionando sem problemas. A equipe também simplificou outras partes do processo de integração, como a coleta de tamanhos de uniformes e nomes preferenciais, por meio do fluxo de trabalho da Docusign. Agora, os novos contratados chegam no primeiro dia prontos para começar.

“Agora que temos tudo o que precisamos, podemos nos concentrar em criar um ambiente positivo e acolhedor”, comemora Lopes.

Simplificando o compliance

Gerenciar uma equipe multinacional em Portugal pode ser desafiador devido ao sistema legal complexo e regulamentado — especialmente no que diz respeito a transações digitais. Como parte da União Europeia, a IKEA Portugal deve usar soluções avançadas, como assinaturas eletrônicas qualificadas (QES), que são legalmente equivalentes às assinaturas manuscritas sob o framework eIDAS.

Isso ajuda a manter a integridade e a segurança dos acordos em toda a região, ao mesmo tempo em que otimiza os processos digitais.

A verificação de identidade da Docusign para a EU Qualified simplifica o compliance, validando as identidades dos funcionários com cartões de residência, carteiras de identidade nacionais, passaportes — incluindo passaportes estrangeiros — e armazenando com segurança as informações essenciais de acordo com os requisitos da UE.

“Com a Docusign, podemos manter o compliance enquanto simplificamos nossos processos”, diz Lopes. “Ela nos permite gerenciar documentos remotamente, centralizar o armazenamento e atender a todos os padrões legais com facilidade.”

Para assinantes frequentes, a Docusign Identity Wallet armazena com segurança os dados de identidade verificados para agilizar futuras transações, como formulários de licença-maternidade ou paternidade, atualizações de casamento ou documentos fiscais. Isso torna o gerenciamento das necessidades contínuas de RH mais simples e eficiente para todos.

“Os funcionários podem salvar suas assinaturas em sua Carteira e aplicá-las rapidamente sempre que precisarem”, relata Lopes.

Uma solução preparada para o futuro para uma equipe em crescimento

À medida que a IKEA Portugal cresce, a Docusign cresce com ela. A equipe de Pessoas e Cultura agora processa mais de 800 documentos anualmente, e as soluções digitais da Docusign se tornaram uma parte vital para tornar essa carga de trabalho gerenciável.

Ao transformar um processo de integração que antes era complicado em uma experiência digital sem interrupções, a Docusign liberou a equipe para se concentrar no que é mais importante: integrar os novos funcionários na cultura e missão da empresa desde o primeiro dia.

“Para nós, a Docusign é uma ferramenta prática que simplifica nosso trabalho diário e nos ajuda a continuar disponíveis para todos, em qualquer lugar”, resume Lopes.