Cotrijal reduz em 98% o tempo de assinaturas e simplifica o fluxo de documentos com Docusign CLM

Com 63 anos de história (fundada em 14 de setembro de 1957) e sediada na cidade de Não-Me-Toque (RS), a Cotrijal é a maior cooperativa agropecuária do Rio Grande do Sul. Conta com 55 unidades de recebimento de grãos distribuídas em 32 municípios, com uma abrangência de mais de 650 mil hectares de atuação, além de 8 mil produtores associados e 2 mil funcionários. Em 2020, a cooperativa registrou faturamento histórico recorde de R$ 2,4 bilhões — ficando na 58ª colocação entre as 100 maiores empresas do agronegócio brasileiro, segundo a revista Forbes.

Seu core business é a comercialização de grãos (soja, milho, trigo e cevada) e insumos (fertilizantes, defensivos e sementes) e a produção de sementes. Atua também nas áreas de produção animal (rações) e no varejo com nove supermercados, 21 lojas e um atacado. Desde 2000, a cooperativa promove a Expodireto Cotrijal, uma das maiores feiras do agronegócio nacional e principais do cenário internacional, que reúne inovação e tecnologia, tendências e novas oportunidades para o segmento do agronegócio, aproximando o produtor de todas as novidades do setor.

O pioneirismo na busca pela inovação e por novas tecnologias se revela tanto na ousadia da criação da Expodireto Cotrijal quanto nos investimentos em melhorias relacionadas a seus processos - nos últimos anos com grande atenção voltada para a transformação digital. Muitas das melhorias são concretizadas em parceria com grandes instituições financeiras e empresas de tecnologia, como Oracle e agora Docusign.

Os desafios da Cotrijal e a fuga do tradicionalismo do setor

Justamente devido à sua capilaridade e a necessidade de fechar frequentemente contratos com milhares de produtores, a Cotrijal tinha o desafio de gerenciar e armazenar um grande volume de documentos. O processo era completamente analógico - era preciso que os associados fossem até uma das unidades para assinar. Em seguida, a papelada era enviada para a sede - e lá também havia a tarefa minuciosa de gerenciar com segurança cada documento.

"Isso para nós era um desafio, pela demora no processo e dificuldade para coletar as assinaturas" explica Marcelo Schwalbert, superintendente Administrativo-Financeiro e coordenador da Arena Agrodigital e da área de inovação da Cotrijal. Os contratos, portanto, não só traziam custos com papel como muitas vezes não ofereciam a agilidade que a cooperativa precisava para fechar seus negócios.

Mas mesmo atuando em um setor muito tradicional, o superintendente ressalta que o perfil inovador é característico da cooperativa - e permite que ela esteja sempre atenta a novas ferramentas que possam reverter em resultados. "Segurança e confiança são dois valores prioritários para a Cotrijal e avançar no processo de gestão digital foi um passo muito importante para tornarmos nossas operações ainda mais ágeis e seguras”.

Implementação e resultados com Docusign

Em novembro de 2020, com a força tarefa das áreas de TI, Qualidade e Processos, Jurídico e Comercial, em apenas 30 dias, a Cotrijal implementou as soluções de assinatura eletrônica e CLM da Docusign. Por conta da agilidade de implementação, após fazerem pilotos em 3 unidades da Cotrijal, nos municípios de Esmeralda/RS, Saldanha Marinho/RS e Carazinho/RS, a Cotrijal decidiu ampliar o uso para toda a empresa: "a princípio pensávamos em testar nas unidades de forma escalonada, com documentos mais simples, com menos volume e pessoas envolvidas, porém, a implementação foi tão rápida que decidimos expandir para todo o nosso negócio”, comenta Schwalbert.

O processo de assinatura de um contrato, que antes levava no mínimo 4 dias para ser concluído com a coleta de assinatura de todas as partes, agora acontece em no máximo uma hora em média, tendo em vista que além do associado, os documentos também são assinados pelo gerente da unidade e por um dos diretores (presidente ou vice-presidente). "Era muito desafiador e lento, mas com Docusign isso não existe mais e acompanhamos em tempo real todo o processo”, conta o superintendente. 

Atualmente, 100% das unidades da Cotrijal já contam com a assinatura eletrônica de contratos,  sendo que há diversas unidades emitindo 68% de seus contratos de forma eletrônica. O CLM também é utilizado por toda a rede e conta com um coordenador administrativo em cada unidade, responsável pelo trabalho de backoffice. 

Ademais Schwalbert também ressalta que houve grande aceitação das ferramentas por parte dos parceiros e colaboradores: "acreditávamos que poderia haver uma certa resistência por causa da cultura tradicional dos produtores, mas pelo contrário, todo o cooperado que se insere nesse processo digital nem quer que seja mais de outra forma."

A somar disso, a implementação das soluções contribuiu para o objetivo maior da empresa de manter a tecnologia e transformação digital em seu DNA, além de estar alinhada com valores da cooperativa: "a Cotrijal sempre foi precursora de inovação, sendo exemplo no cooperativismo para o país e para o Rio Grande do Sul. As ferramentas de assinatura eletrônica e CLM foram implementadas com muita facilidade e isso veio de encontro a dois de nossos valores, que são foco em resultado e fazer bem feito." 

A Cotrijal agora tem trabalhado em parceria com a Docusign para tornar o seu processo comercial 100% digital, simplificando-o e o automatizando. "Observamos que todo mundo que adere ao processo digital não se vê mais sem ele. Iniciamos esse processo buscando atender ao nosso associado e ganhamos agilidade e conveniência. Nosso cliente também está muito feliz e agradecido.", completa o superintendente.