Catchafire dobra sua capacidade de contratação e acelera parcerias com ONGs com o Docusign IAM para vendas

ra cada organização sem fins lucrativos que busca ampliar seu impacto, existem milhares de profissionais dispostos a oferecer suas habilidades em áreas como marketing, design, gestão de projetos e muito mais. A Catchafire é a ponte, oferecendo uma plataforma fácil de usar que conecta essas organizações com o apoio de que precisam.

Desde 2010, voluntários já doaram mais de 1,5 milhão de horas de trabalho pro bono, criando quase 300 milhões de dólares em valor para o setor sem fins lucrativos.

“O mais rápido que conseguirmos fechar essas parcerias, mais rápido podemos criar um impacto real”, disse J.D. Filippone, diretor adjunto de operações de receita.

Quando Filippone entrou para a Catchafire, o processo de contratação era “muito manual” e ineficiente, dependendo de templates e planilhas. Embora esse processo funcionasse razoavelmente bem para volumes pequenos de acordos, logo ficou claro que não seria escalável para os objetivos de longo prazo da empresa.

"Avaliamos diversos fornecedores e, no final, concluímos que a Docusign era a melhor opção para nós no momento, e também a melhor para acompanhar nosso crescimento futuro", disse Filippone.

Gerando MSAs e SOWs totalmente personalizados com um único clique

Antes da Docusign, a Catchafire tentou uma solução de CLM de terceiros, mas se mostrou cara, complexa e sobrecarregada com recursos que não eram necessários. A gota d'água: os clientes achavam o sistema excessivamente complicado.

“Quando você está tentando fechar um negócio, a última coisa que quer é que algo seja um obstáculo”, disse Filippone. “A questão não era ‘Vamos sair dessa plataforma?’ A pergunta era: ‘Qual será a próxima plataforma para a qual vamos migrar?’”

A Catchafire escolheu, então, o Docusign IAM pela sua facilidade de uso, capacidades de IA e a integração perfeita com o Salesforce. Usando o Docusign Gen, os representantes de vendas podem iniciar solicitações de geração de contratos diretamente de seu hub central de vendas.

Primeiro, os detalhes do cliente, os termos do contrato e quaisquer requisitos específicos são coletados em um único formulário. O preenchimento do formulário dá início ao processo de revisão — e, com o clique de um botão no Salesforce, um MSA ou SOW é gerado automaticamente. Se não houver alterações solicitadas pelo cliente, a equipe de compras — que mantém total controle — pode enviar o acordo final para assinatura eletrônica.

“O que eu adoro na Docusign é que os contratos [vêm] de nós”, disse Filippone. “E tudo é rastreado no sistema, então minha equipe ou equipes externas podem ver como as coisas estão progredindo em relação a cada solicitação de contrato. É realmente legal e muito poderoso.”

Desbloqueando dados de acordos com Docusign AI

Após otimizar a geração de documentos com a Docusign, a Catchafire estava pronta para desbloquear mais valor de seus acordos. Foi aí que o Navigator entrou. Os acordos assinados são processados e armazenados em um repositório central, onde as equipes podem rastreá-los, gerenciá-los e analisá-los.

Para Filippone, ter capacidades de IA facilita a verificação de termos específicos ou até mesmo responder a perguntas rapidamente, como com que frequência uma determinada cláusula aparece nos contratos ou se um limite de responsabilidade específico foi aplicado de forma consistente. “Isso economizou muito tempo”, disse ele. “Eu posso encontrar a maioria das informações que preciso naquele momento, tão simples quanto fazer uma busca ou aplicar um filtro.”

Com o Navigator integrado ao fluxo de trabalho, a Catchafire não fica mais no escuro quanto a datas críticas de contratos ou obrigações — por exemplo, uma notificação de renovação no momento certo, destacando um contrato que vai renovar em duas semanas.

Ao acessar esses dados, a Catchafire também garante que os acordos sejam feitos de maneira justa, reforçando tanto o desempenho quanto a confiança nas parcerias.

Fechamentos mais rápidos, maior impacto

“O processo de contratação agora é mais rápido do que nunca, e vamos continuar a expandir essas eficiências”, disse Filippone.

O que antes levava de 20 a 25 minutos por acordo agora leva apenas alguns minutos, permitindo que a equipe quase dobre sua capacidade semanal.

Os ganhos de eficiência se espalharam por toda a organização, resultando em mais receita, menos riscos e maior produtividade — fortalecendo, em última instância, a capacidade da Catchafire de capacitar as organizações sem fins lucrativos e as comunidades que elas atendem.

“A Docusign tornou minha vida um pouco mais fácil, para que eu possa ajudar a tornar as coisas mais fáceis para os outros no negócio”, disse Filippone. “Para qualquer pessoa que esteja buscando adotar um sistema estruturado de gestão de contratos, implementar um repositório inteligente e orientado por IA ou construir fluxos de trabalho em seu processo de compras, eu recomendaria absolutamente a Docusign.”