Calendly simplifica a experiência de funcionários com o Docusign eSignature para Salesforce

As reuniões são a força vital de qualquer empresa, mas organizá-las geralmente exige muito tempo e uma enorme troca de e-mails. O Calendly surgiu para solucionar essa confusão, e acabou se transformando em uma empresa que vale 3 bilhões de dólares.

Sua plataforma de agendamentos automatizados ajuda mais de 20 milhões de pessoas, incluindo 86% das empresas da Fortune 500, a eliminar o incômodo de coordenar reuniões, para que se dediquem a fechar negócios, contratar candidatos, fomentar relacionamentos e expandir os negócios.

Liberar tempo para os momentos realmente importantes é a base da proposta da empresa, e as tecnologias digitais têm um papel importante nisso. “Usamos muito as ferramentas digitais, como o eSignature, que oferecem uma melhor experiência para nossos clientes e permitem que nossas equipes se dediquem ao que realmente importa em vez de tarefas redundantes”, explica Kate Ahlering, CRO (Chief Revenue Officer, diretora de receita).

Criando um fluxo de acordo sem atritos

O Calendly estava em uma trajetória de crescimento constante muito antes que o trabalho remoto e o Zoom virassem o padrão. A adoção do Calendly for Enterprise cresceu 61% ano após ano em julho de 2023, e a empresa continua conquistando a maior parte do mercado de agendamentos. O problema? O processo dos acordos de venda não acompanhou o ritmo, e a empresa estava perdendo insights e automação valiosos.

Antes do Docusign eSignature, o Calendly usava o PandaDoc para executar os acordos, mas, como ele não se integrava às tecnologias de vendas da empresa, era necessário muito esforço manual, e a adoção nunca decolou. “Usávamos os quadros do Trello para monitorar tarefas, mas não tínhamos métricas nem detalhes sobre aspectos como quantos negócios estavam para ser assinados, quanto tempo demorava ou onde o processo emperrava”, conta Sarah Jackson, chefe de operações de receita.

Com o Docusign eSignature, é mais fácil para os representantes fecharem negócios com mais rapidez, pois eles ficam na ferramenta onde estão os dados mais importantes: o CRM. O eSignature funciona bem com o Salesforce, permitindo que os representantes gerem formulários de pedidos, acordos de renovação, NDAs e MSAs com um único clique, diretamente da oportunidade. Agora, todos sabem onde um documento esteve, quem o viu e para onde ele precisa ir em seguida, sem sair do Salesforce.

A adoção da assinatura eletrônica aumentou 8 vezes

Ao avaliar as ferramentas de assinatura eletrônica para agilizar o processo de vendas, a Calendly acabou optando pela Docusign por quatro motivos:

1. Confiança: os clientes conhecem e confiam na Docusign.

2. Segurança:  segurança é prioridade, e a Docusign é conhecida como uma das soluções em assinatura eletrônica mais seguras do mercado.

3. Conveniência: os acordos são automaticamente guardados nos registros do Salesforce depois de assinados.

4. Facilidade: a equipe de operações queria eliminar tarefas insignificantes e automatizar o fluxo dos acordos o máximo possível.

Para os representantes de vendas "muito exigentes” com as ferramentas que usam, o grande aumento na adoção de assinaturas eletrônicas foi uma grande vitória para o Calendly. 

De acordo com o CRO, a maior medida de sucesso é o silêncio dos usuários de vendas.“Tornou-se algo enraizado, que eles fazem todos os dias”, conta Ahlering. “Acho que é o máximo que podemos desejar como líderes de vendas... que nossas equipes operem novas ferramentas sem qualquer atrito ou comentário.”

Expansão de mercado com a Docusign

À medida que cresce e se expande no mercado, o Calendly continuará ampliando a forma de usar a tecnologia digital para atender às demandas de agendamento de equipes em organizações de todos os tamanhos.

Além das vendas, o Calendly também usa o eSignature em RH e recrutamento. É nessa situação que é útil ter subcontas para equipes diferentes. Recentemente, a empresa comprou a licença do Docusign Click para autoatendimento, gerando uma forma rápida e segura de obter o consentimento dos clientes em questões como mudanças nos termos e condições e cadastro para avaliação grátis.

“Estamos trabalhando com a Docusign em toda a nossa organização e digitalizando todas as coisas que vendemos ou compramos”, explica Kate.