Bancorbrás ganha agilidade e economiza em custos com a assinatura eletrônica

Com 38 anos de história no mercado brasileiro, hoje a Bancorbrás é um conglomerado formado por sete empresas atuantes nos setores de seguros, consórcios, hotéis, lazer e turismo. Especialista em transformar sonhos em experiências incríveis, oferece a milhares de pessoas produtos e serviços que auxiliam na realização de projetos de vida. Essa missão é reflexo de seu próprio posicionamento junto aos seus mais de 900 colaboradores, promovendo capacitação e inovação, para atenderem de forma eficiente e eficaz seus clientes e acionistas.

A empresa, que é de Brasília, também mantém o Instituto Bancorbrás, que é o agente social do conglomerado e tem como função, além de exercer o papel de empresa consciente que acredita em um futuro melhor, incentivar a sociedade a ser responsável socialmente, criada para promover ações de apoio ao desenvolvimento educacional e esportivo para jovens e crianças, além de iniciativas voltadas para a capacitação profissional, para atividades voluntárias e desenvolvimento sustentável - este último em muita sinergia com a adoção da assinatura eletrônica da Docusign.

Morosidade no processo de conclusão de contratos

A Bancorbrás, como companhia com diversas áreas de atuação em todo o país, exige formalidade em todos os seus processos. Segundo Najla Santos Lopes, coordenadora do Núcleo de Suprimentos e Logística - Compras e Contratos, a área em que atua, que - somando com outras áreas - faz parte da estrutura de CSC (Centro de Serviços Compartilhados) da Bancorbrás, é responsável por prestar serviços e dar suporte a todas as outras empresas do grupo - e antes, todos os fluxos administrativos que envolviam contratos eram executados manualmente. 

“Essa rotina de formalização era muito lenta, exigia elaboração, impressão, assinatura e ainda, em alguns casos, reconhecimento de firma em cartório. Era uma média de 240 contratos por mês, tendo cada um cerca de 3 a 4 páginas e pelo menos 3 vias, um grande volume de papelada." - comenta a gestora. 

Além do custo com folhas de papel, havia os gastos com o transporte desses documentos. Todo esse processo, da preparação às assinaturas, demorava em média 20 dias. "Com Docusign conseguimos reduzir esse período para 5 dias." 

Implementação adiantada e aceleração da expansão com a pandemia

Com uma visão à frente de seu tempo, a Bancorbrás já conduzia a transformação digital muito antes da pandemia, mas a forma de assinar documentos eletronicamente só era aplicada em algumas áreas de negócios – em Consórcios e na Agência de Viagens do conglomerado.

Em meados de 2019, buscando uma alternativa para otimizar o trabalho da sua área sem perder a qualidade e rigor de protocolo, Najla fez uma consulta interna e percebeu que esses dois braços do grupo já utilizavam a assinatura eletrônica da Docusign, uma opção capaz de superar os desafios que possuía. 

“Tínhamos um volume muito grande de papel em contratos e sabia que havia uma ferramenta no mercado que atendia à nossa necessidade de acelerar o trabalho, reduzir custos, além de ser muito segura e já ser utilizada aqui em menor escala." A coordenadora realizou uma pesquisa de mercado com outros fornecedores, mas ao fim também optou pela solução da Docusign por, entre outros motivos, considerar "a sua interface mais intuitiva e muito prática". 

Na época em que implementou em sua área, passou a proposta para executivos de outros departamentos. No entanto, naquele momento não foi possível implementar no RH, por exemplo, um departamento com alto volume de papel, devido às ressalvas existentes na época em relação à legalidade da assinatura eletrônica - visto que não era tão consolidada no mercado como é hoje.   

Com a chegada da pandemia e diante da necessidade de continuar operando remotamente, no entanto, a empresa resolveu incorporar a tecnologia em todos os departamentos - inclusive no RH. “Fizemos workshops e todo um trabalho interno de treinamento e cultura, mostrando que a assinatura eletrônica tem respaldo jurídico uma vez que identifica quem, quando e onde essa assinatura foi feita - além dos benefícios que ela fornece”, comenta Najla. A executiva também ressalta que, por conta do trabalho de aprimorar a cultura digital internamente, a transição para os contratos eletrônicos foi tranquila e hoje não há a possibilidade de voltar para os antigos métodos. 

Impactos positivos em tempo, custo e no meio ambiente

A utilização da assinatura eletrônica da Docusign na Bancorbrás tem sido positiva.  De acordo com a coordenadora e grande responsável por essa mudança, em um ano de uso já observaram resultados relevantes. Entre eles: 

• Ganhos em eficiência operacional, com redução de 75% no tempo de conclusão de contratos;

• 90% de redução nos custos com papel; 

• Na área de Consórcio, a assinatura eletrônica contribuiu para o aumento de receita de 20%, facilitando a adesão de clientes e melhorando suas experiências;

• Facilitação nas vendas online e satisfação por parte tanto de vendedores quanto de clientes e parceiros; 

Transformação digital em continuidade

Com o sucesso do uso da ferramenta, Najla Lopes conta que pretende implantar em um futuro próximo o Docusign CLM - Contract Lifecycle Management, em português, gerenciamento do ciclo de vida de contratos. 

Segundo a coordenadora, a parceria com a Docusign tem sido muito proveitosa e segura para todos os envolvidos neste processo. “É muito gratificante não só você apresentar uma solução que funcione para o seu trabalho, mas que também forneça melhores experiências e possibilidades para atingir seus objetivos, seja em vender ou comprar. Foi uma tomada de decisão que aproximou demanda e solução. A Docusign trouxe inovação e está sendo fenomenal! ”, conclui.