Atlas Schindler reduz em 70% o tempo de fechamento de contratos

Com mais de 100 anos de história, a Atlas Schindler, empresa do grupo Schindler, atua na fabricação, instalação, modernização e manutenção de elevadores, escadas e esteiras rolantes. No Brasil, é líder em transporte vertical e reconhecida no mercado pela segurança e qualidade em seus produtos e serviços.

No país opera com cerca de 5.000 colaboradores, sendo pelo menos 3 mil destes técnicos especializados, possui uma fábrica em Londrina/PR e um Service Center em São Paulo/SP - 10 filiais, 150 postos de atendimento avançado e um centro de treinamento corporativo na capital paulista com subsedes regionais pelo Brasil afora.

Precursora da modernização tecnológica desde a segunda metade do séc. XIX, período do crescimento vertical das grandes metrópoles, a Atlas Schindler busca o aprimoramento constante não só de seus produtos, serviços e processos de manufatura, mas também de seus processos administrativos e jurídicos. O intuito é otimizar para enfrentar os desafios da era digital, mantendo sua excelência e liderança. É aí que a parceria com a Docusign surge nesta história centenária.

Desafio: agilizar os processos de contratação de serviços

A Atlas Schindler, uma empresa tradicional e de grande porte, atua com transparência nos processos, reforçando a importância de que tudo deve ser documentado e formalizado. Este modelo operacional é extremamente relevante para manter o padrão de idoneidade - mas quando era realizado de forma manual, afetava a agilidade e tempo de resposta para processos e documentações.

Segundo Cristiane Zanelato, supervisora do departamento de Compras da Atlas Schindler, na área de Contratação de Serviços e Materiais, sob sua supervisão, existe uma série de etapas para que os negócios sejam efetivados, da elaboração à validação do contrato pelo jurídico, passando para a assinatura das partes até a execução do pedido (serviço).

A executiva conta que, antes da implementação da assinatura eletrônica no setor, “a cada ocorrência era necessário emitir um contrato, em média com dez folhas de papel, que era distribuído para as partes que deveriam assiná-lo. Depois, era preciso enviá-lo pelo correio e aguardar as assinaturas e reconhecimento das firmas dos fornecedores. Em média, esse processo levava cerca de dez dias”.

Era um grande desafio ter agilidade no fechamento destes processos, o que refletia no tempo de resposta ao solicitante. “Com a adesão à assinatura eletrônica conseguimos reduzir o tempo para cerca de três dias”, revela.

Ordem de assinaturas como fator determinante de implementação

A assinatura eletrônica da Docusign começou a ser utilizada em meados de 2017 pelo departamento de Compras. O processo de escolha de uma nova ferramenta para otimizar as documentações foi conduzido pela própria executiva, que revela que o que mais chamou a atenção e considerou como maior diferencial da Docusign foi a opção de estabelecer uma ordem para a coleta de assinaturas. Isto é, um envio de assinatura sequencial em que só é possível a rubrica na ordem pré-estabelecida.

“Pensávamos que era praxe os provedores de assinatura eletrônica não exigirem uma ordem de assinaturas e os diretores acabavam sendo os primeiros a assinar, o que os deixava desconfortáveis, uma vez que são de fato os aprovadores do contrato. A Docusign foi o único provedor que possuía essa funcionalidade”, afirma.

Cristiane avalia que essa função de ordenar assinaturas quebrou as ressalvas que poderiam existir na época quanto à assinatura eletrônica - dado que há 4 anos o uso da ferramenta ainda não era tão consolidado no mercado quanto é hoje em dia.  “A Schindler já é uma empresa tecnológica e inovadora, e acreditamos que a Docusign poderia nos ajudar a comprar com mais agilidade”, afirma.

A executiva também comenta que o processo de integração da ferramenta foi "muito fácil pela simples assimilação e praticidade de assinar documentos com um só clique". Ressalta também que ainda farão um levantamento interno para identificar quais outras áreas, impactadas pela pandemia, necessitam implementar a ferramenta. "Além de ser uma parceira muito presente, durante todo o processo de implementação foi flexível e muito atenciosa em compreender as necessidades do cliente”, complementa sobre a Docusign. 

Menos papel e mais tempo

Além da redução recorde no prazo para fechamento de contratos, segundo a executiva, também diminuíram os gastos com insumos de escritório como folhas sulfite, carimbos, tintas, canetas e com logística para o envio dos papéis. Só em Compras, anualmente, foram economizadas 30 mil folhas de papel desde a implementação da ferramenta.

“Ainda que se economize material de escritório e papel, é também uma economia de tempo, um valor intangível e inestimável. Deixando de manusear e transportar papel, não nos damos conta do quanto ganhamos de tempo para tomar uma decisão com mais tranquilidade ou dedicar atenção a outra tarefa. Com a Docusign tudo isso foi possível”, conclui a gestora.