Termo de ciência: saiba tudo sobre o assunto na era digital

Certamente, você já ouviu falar em termo de ciência. No entanto, existem vários pormenores que precisam ser conhecidos, bem como proceder com a assinatura eletrônica desses documentos. Isso porque já passamos da era de assinarmos usando papel e caneta; é fundamental entender como se dão esses procedimentos digitalmente.

Neste artigo completo, falaremos tudo sobre o termo de ciência. Explicaremos a sua função, o que é uma petição, como dar ciência de um documento, apresentaremos um modelo e mostraremos como elaborar um termo de ciência. Continue a leitura até o final! 

O que é termo de ciência?

O termo de ciência é um documento que visa dar ao destinatário o conhecimento de algo. Parece, a princípio, uma definição vaga e abstrata, mas vamos explicar melhor.

Imagine que você pretende ter um CNPJ e trabalhar como um Microempreendedor Individual. Neste caso, quem assina o documento precisa estar ciente de todas as regras aplicáveis a esse regime tributário, bem como as multas e juros, por exemplo, se houver atraso no pagamento da guia de recolhimento mensal.

Um exemplo de termo de ciência e responsabilidade para Microempreendedor Individual pode ser visto a seguir:

Qual a função do termo de ciência?

No âmbito prático, o termo de ciência costuma ser emitido por pessoas físicas e jurídicas. No entanto, quem recebe e assina é somente a pessoa física. Dito isso, existem muitas funções desse documento, aplicado aos mais diversos cenários. Por exemplo, quando uma empresa faz a admissão de um novo funcionário, este deve estar a par de todos os regulamentos, instruções normativas e políticas internas praticadas na companhia.

É por meio do termo de ciência que esse funcionário toma conhecimento de tais regras e assume o compromisso de segui-las à risca. O termo de ciência também é aplicável em locações, em que o inquilino de um imóvel assina o documento e se compromete a seguir todas as cláusulas contratuais, sob pena de sofrer punições, caso as descumpra.

Um ponto importante a ser destacado é que o termo de ciência não é usado como instrumento comprobatório de conhecimento acerca de algum documento. Isso significa que o termo de ciência em si deve conter todas as especificações a serem seguidas, sem a dificuldade de haver um documento adicional.

Quem elabora o termo de ciência deve também ter a responsabilidade de inserir apenas informações verídicas. Mais do que isso, informações acessíveis à pessoa que for assinar, para que esta não venha a ter nenhum tipo de problema no futuro. Em outras palavras, quem assina um termo de ciência pode assim fazer sem ter o devido conhecimento prévio acerca de todas aquelas especificações.

Para esclarecer melhor esta questão, uma norma ou regra não deve ser apenas mencionada no termo de ciência. É imprescindível que quem for elaborar o documento seja específico em todos os procedimentos e especificações, de modo que o assinante tenha o devido conhecimento antes de prosseguir com a assinatura.

Podem haver outros documentos complementares, desde que estejam devidamente anexados ao termo de ciência correspondente. Convém ainda frisar que não é obrigatório, mas sim recomendável fazer o reconhecimento em cartório de um termo de ciência. Ou ainda, de modo menos burocrático e mais moderno, ser assinado eletronicamente.

Termo de ciência e assinatura eletrônica

Em setores como o RH, o uso de papel e caneta está ficando cada vez mais ultrapassado, por causa dos custos e da pouca segurança. A assinatura eletrônica tem sido amplamente usada em termos de ciência e outros documentos, tornando a operação menos custosa e mais segura, sem contar a questão da validade jurídica.

Na prática, a assinatura eletrônica engloba vários meios de autenticação, como a biometria e a senha. Conhecer tais formas é importante para que se saiba qual solução melhor se adequa ao negócio. A rapidez na assinatura eletrônica também é um benefício importante, contribuindo na agilidade de processos e, por consequência, na maior competitividade da empresa.

Além do termo de ciência, outros documentos que podem ser assinados eletronicamente são:

• notificações jurídicas;

• contratos de aluguel;

• planos de saúde.

De modo mais concreto, vamos supor que alguém queira emitir um termo de ciência. Neste caso, o emissor acessa uma plataforma específica, faz upload do arquivo e fixa a imagem da sua assinatura. Vale destacar que as soluções de assinatura digital também podem se integrar a outras aplicações, trazendo maior agilidade no cotidiano da empresa.

A tecnologia permite assinar os documentos de forma eletrônica ou digital. A primeira já engloba a segunda, sendo uma solução mais barata, usada em contratos. A assinatura digital, por sua vez, é um pouco mais complexa e custosa, pelo fato de ser preciso recorrer a uma Autoridade Certificadora (AC). Esta é responsável por fornecer a assinatura digital com a devida segurança, visando evitar problemas de proteção de dados.

Outro benefício relevante de assinar eletronicamente é que os erros e imprecisões são menores. Além disso, implementar uma solução é um processo rápido, com fácil adaptação aos fluxos de trabalho do negócio. Não podemos também deixar de mencionar a maior sustentabilidade ambiental decorrente do menor uso de papel. Nesse sentido, uma empresa que se preocupa com o meio ambiente tende a ser melhor vista pelo mercado e os clientes.

Como se dá a regulamentação do termo de ciência?

A lei brasileira não fala nada específico sobre o termo de ciência. Todavia, existe o Código Penal e o art. 299 (de 07 de dezembro de 1940), que diz:

O que é petição do termo de ciência?

Para explicar o termo de petição de ciência, vamos adentrar um pouco na esfera jurídica. Basicamente, a ideia de uma petição é deixar todos os seus participantes a par de um processo, independentemente de onde ele estiver sendo aplicado.

Nesse sentido, o Código de Direito Civil de 2015 possui um texto que fala sobre proibir a chamada decisão surpresa. Significa o seguinte: se duas ou mais partes estão em um processo, uma delas não pode tomar nenhuma decisão sem o devido conhecimento da outra.

Segundo os artigos 9 e 10 do Código Civil:

É a petição do termo de ciência que torna palpável a atuação de todas as partes no processo, também conhecidos por litigantes no jargão jurídico. Além disso, existem geralmente duas maneiras de proceder: a parte intimada é apenas notificada (toma ciência) ou tem o direito de emitir um outro documento como resposta. Em geral, tudo ocorre eletronicamente, mas caso seja impossível, usa-se meios físicos.

Em certos casos, a intimação não tem o efeito de gerar uma petição de resposta, mas somente de dar a mera ciência. Considerando que as intimações costumam ser eletrônicas, a tomada de ciência é automática, e a partir disso, começa a contar o tempo para a apresentação do recurso pela outra parte envolvida.

Existem situações em que não há ônus em caso de não resposta ao termo de ciência. Contudo, haverá em outros casos, cabendo uma análise mais criteriosa para evitar uma preclusão, que é a perda do direito de apresentar recurso sobre um ato específico.

Como dar ciência de um documento?

Neste passo a passo, vamos explicar como é feito o procedimento em um sistema de gestão de documentos eletrônicos chamado SEI. As etapas são as seguintes:

• clicar no número do processo;

• após abrir a próxima tela, clicar sobre o documento desejado e depois em "Ciência", que é um ícone de "jóia" na parte de cima do programa;

• em seguida, o SEI vai mostrar todas as pessoas que deram ciência no documento, dando fim ao procedimento.

Quais as diferenças entre ciência e responsabilidade?

Basicamente, o termo de responsabilidade é um aviso legal sobre o uso de um produto ou serviço. Certamente você já aceitou os termos de uso sobre algum programa ou outra aplicação instalada no computador ou no smartphone. Em uma era marcada pela digitalização e empoderamento dos usuários em relação aos seus dados, é cada vez mais importante esse tipo de documento.

Com a LGPD e outras legislações de dados, é preciso ser claro na forma como a empresa coleta e trata os registros de seus clientes. Além disso, são inseridos no termo de responsabilidade os riscos de concordar com aquilo que está sendo oferecido, bem como os direitos e deveres de todas as partes.

Por meio do termo de responsabilidade, as empresas obtêm maior proteção jurídica, evitando processos que venham a prejudicar sua reputação e fluxo de caixa. Na prática, diferente de um termo de ciência em que a pessoa precisa assinar um documento, o termo de responsabilidade pode ser aceito ou recusado com um simples clique.

Uma vantagem importante dos termos de responsabilidade é a mobilidade. Isso porque eliminam-se muitas burocracias e assinaturas em papel e caneta, que tendem a ser custosos e pouco ou nada seguros. A pessoa que for aceitar os termos pode assim fazer em seu computador ou aparelho móvel conectados à internet.

Termo de responsabilidade e compliance

Uma empresa com procedimentos sólidos de compliance tende a ser mais reconhecida no mercado. Com o termo de responsabilidade, evitam-se muitos problemas jurídicos, que viriam a manchar a reputação do negócio. Com a LGPD em vigor, é ainda mais crucial estar atento a essas questões, dada a possibilidade de multa e punição em caso de infração.

Elaboração de um termo de responsabilidade

É essencial inserir no termo de responsabilidade os dados da empresa responsável por vender o produto ou serviço. A vigência do termo é outra informação que deve constar, sendo recomendado atualizá-lo anualmente. Sobre a elaboração, o mais importante é que ele reflita as peculiaridades do negócio. Também é importante contar com documentos adicionais, que sirvam para evitar problemas no futuro.

O que é política de privacidade?

A política de privacidade se difere um pouco dos termos de responsabilidade e ciência por se aplicar a sites e aplicativos na internet. É algo que costuma ser elaborado por alguém da área jurídica, de modo a conter, entre outras coisas, garantias e direitos. Nesse sentido, ter uma política de privacidade também é um meio de adequação à LGPD.

Na prática, a política de privacidade deve aparecer na tela do site ou aplicativo com destaque, para que os usuários possam visualizar. Um dos grandes benefícios da política de privacidade é que ela evita o vazamento de dados. Isso ocorre à medida que se tem plena transparência dos direitos e deveres, tanto do site ou aplicativo quanto do usuário. Em geral, as informações que constam são:

• informações de identificação pessoal (nome, CPF, e-mail, endereço IP, entre outros);

• informações sensíveis, como orientação sexual, credo e posicionamento político;

• endereço de usuários, informação que costuma ser pedida por sites de comércio eletrônico;

• registros bancários;

• cookies e preferências de navegação;

• histórico de conversas, bastante aplicável em redes sociais, por exemplo;

• limitações de conteúdo (nudez, pornografia e discursos de ódio, por exemplo).

Cookies e LGPD

Os cookies são pequenos arquivos de texto armazenados do lado dos usuários. Tais arquivos contém preferências de navegação, sendo usados pelos sites para aprimorar a experiência. No entanto, por causa da LGPD, todos os sites precisam perguntar às pessoas se elas aceitam, rejeitam ou aceitam somente os cookies essenciais.

A razão disso é que, querendo ou não, aceitar estes cookies é assumir o risco de ser rastreado na internet. Dito isso, alguns pontos fundamentais quanto à inserção do aviso de cookies são:

• o consentimento deve ser específico, afirmativo e inequívoco;

• é preciso indicar os detalhes sobre os destinatários e o controlador dos dados;

• deve haver a possibilidade de retirar o consentimento sobre o uso de cookies;

• possibilidade de reclamação, correção e transferência de dados.

Alguns dos principais tipos de cookies são:

• sessão: ficam no dispositivo até a aba do navegador ser fechada pelo usuário;

• persistentes: ficam armazenados por um tempo específico ou até serem removidos;

• funcionalidade: são responsáveis por captar as preferências e escolhas dos usuários de um site.

Montando uma política de privacidade

A primeira coisa a ser feita é entender a fundo o modelo de negócio da empresa. Na prática, é pegar um modelo pronto da internet e fazer as devidas adaptações, tendo em conta as particularidades da empresa.

Nesse sentido, um ponto importante a ser destacado é que essas informações variam muito, em lojas virtuais e redes sociais, por exemplo. No caso de um e-commerce, coleta-se junto ao consumidor dados pessoais, endereço e registros bancários; em uma rede social, há uma tendência a coletar o histórico de conversas e a localização.

O entendimento das leis também é crucial na elaboração da política de privacidade. Além da própria LGPD, é preciso estar atento ao Código de Defesa do Consumidor e ao Marco Civil da Internet. Podemos ainda citar a importância de conhecer a fundo as pessoas que estão do outro lado do site ou aplicativo empresarial. Isso porque os usuários têm preocupações ao acessar a rede, como a privacidade e a segurança de não terem os seus dados vazados.

Jamais elabore uma política de privacidade com termos difíceis de entender, com muitas palavras empregadas na esfera jurídica. A objetividade é fundamental. Falando de modo mais específico da LGPD, é preciso ter cuidado para não coletar dados dos usuários em demasia. Quanto mais registros, maior o risco futuro deles vazarem, por mais que as soluções de segurança adotadas pela empresa sejam robustas.

Como última recomendação sobre elaborar a política de privacidade, é interessante também saber o que os concorrentes estão fazendo. No entanto, é preciso ter o discernimento de não replicar exatamente o que eles fazem, mas usá-los apenas como referência na elaboração da política.

Modelo de termo de ciência

A seguir, é possível conferir um modelo de termo de ciência que pode ser replicado para várias situações.

Como elaborar um termo de ciência?

Além de inserir o nome do destinatário logo na primeira linha, deve-se desenvolver o contexto ao longo do termo de ciência. Além disso, é preciso especificar que consequências o destinatário sofrerá caso não cumpra integralmente as determinações do documento. Ao final, não esquecer de especificar o lugar, o dia, mês e ano, além, claro, de um espaço para que o destinatário assine o termo.

Assinando eletronicamente um termo de ciência

O primeiro passo é fazer o envio por meio de uma plataforma. Depois, é feito o upload do termo de ciência que se deseja trabalhar, sendo que este pode estar na cloud ou em alguma pasta do computador.

A próxima etapa é adicionar os nomes de todas as pessoas que precisam assinar e, por consequência, tomar a devida ciência do documento. Uma possibilidade é ordenar essas pessoas em relação à assinatura digital, mediante um critério de prioridade, por exemplo.

Também devem ser adicionados os campos ao termo de ciência, sejam eles personalizados ou padrões. Depois de colocar informações como a data, o próximo procedimento é enviar o documento para as pessoas adicionadas. Na prática, o envio é feito por link, e quando todos assinarem o termo de ciência é armazenado.

A assinatura propriamente dita, como falamos, pode ser feita pelo computador ou aparelho móvel, desde que esteja conectado à rede. Depois de abrir o link, basta o colaborador seguir as orientações da plataforma.

Tão importante quanto assinar eletronicamente um termo de ciência é fazer a sua gestão, bem como outros documentos. Além da plataforma permitir o acompanhamento de status, é possível fazer, entre outras coisas, relatórios e auditorias. Quem envia e recebe os documentos podem tanto acessar online quanto imprimir e fazer o download, caso queira e precise.

O termo de ciência, como vimos, serve para que alguém tome conhecimento de algo, podendo haver ou não a petição. Pode ser usado de diversas formas, e podemos constatar também que a assinatura eletrônica torna esse processo mais ágil, barato, seguro e fácil de gerenciar, com auxílio de uma plataforma. Vimos ainda outros documentos relacionados, como a política de privacidade, que precisa ser elaborada com clareza para evitar quaisquer problemas relacionados à infrações da Lei Geral de Proteção de Dados.

Gostou do conteúdo? Aproveite que está aqui e confira o webinar sobre o guia definitivo de contratos virtuais!