3 Truques para o seu setor de Compras poupar tempo

Muitas organizações acabam deixando de lado a questão de que o tempo é a coisa mais valiosa no ambiente profissional. No setor de compras, os profissionais têm ciência dos custos, da necessidade de obter retorno sobre investimento (ROI) e de alcançar a meta, mas a área está sempre propensa a perder tempo com atividades burocráticas desnecessárias.

Você sabe o que é Request For Proposal (RFP)? Esse é um termo em inglês que se refere a um convite enviado aos fornecedores para apresentação de propostas para venda de produtos ou serviços com o intuito de aumentar a capacidade de negociação e o poder de compra das empresas.

Agora imagine, um gerente de aquisição, que geralmente carrega a responsabilidade de enviar, a qualquer momento, um RFP de diversos projetos tocados com seus fornecedores. Isso requer uma coleta intensa de informação e negociação, além de envios, impressões, contratempos, tudo para formalizar um contrato.

Os times de sucesso têm consciência que essa tarefa requer muito tempo dos profissionais, exatamente por isso, buscaram técnicas de gestão para otimizar a rotina do setor de compras.

Confira abaixo algumas dicas da Docusign voltadas para três funções presentes em uma organização:

Gerente de Aquisição

Pergunte-se: quanto tempo nós deveríamos gastar com esse projeto? Essa é a dica mais efetiva para uma gestão em aquisição.

Existe uma teoria, conhecida como “principle of optimum sloppiness”, que diz: se está procurando um carro para comprar e acha um automóvel que atenda às suas necessidades e tem bom preço na primeira visita a uma loja, sua busca deve terminar aí. Normalmente, o processo leva meses apenas em busca de preencher cada item da lista, mas ainda correndo o risco de escolher o primeiro.

Você deve estar se perguntando qual é a relação, não é? Os gerentes de aquisição costumam ser curiosos e terem a tendência de irem a fundo em cada projeto, o que pode tomar uma proporção maior do que deveria.

Por isso, é preciso encontrar maneiras de entender e alinhar o tempo que cada membro da equipe de compras está disposto a dedicar às atividades. O mais indicado é que isso seja feito em projetos que estejam começando e verificar alguns fornecedores que estejam indo bem para, cuidadosamente, avaliar os que estão tomando decisões no tempo acordado.

Líder de Aquisição

Como função primária, o líder treina os gerentes, dando alinhamento de alto nível e garantindo que eles estejam cuidando dos projetos com eficiência. Uma ferramenta comum para isso é ajudar a classificar cada demanda em Classificação ABC. A ideia central do método é segmentar projetos e estabelecer orientações para entender o esforço que cada categoria vai precisar.

Líderes de alta performance regularmente utilizam dados de segmentação para realocar e direcionar recursos para aumentar atividades de ROI. Por exemplo, terceirizar as atividades relacionadas a gastos, tornando digital, pode possibilitar que um gerente experiente dê prioridade a tarefas de maior impacto.

Você também pode utilizar soluções que tornem os processos mais ágeis para reconquistar horas valiosas, além de fornecer, assim, um serviço satisfatório e competitivo.

Líder de Operações Financeiras

O terceiro truque serve para todas as funções, inclusive de outros setores. Dentre as diversas oportunidades de poupar tempo, destacam-se algumas ferramentas digitais simples que ajudam a agilizar atividades do dia a dia. Um exemplo é a assinatura eletrônica, que torna digital as transações tradicionais de contratos, antes feitas em papel, otimizando cerca de 85% do tempo.

A suíte de produtos Docusign Agreement Cloud possibilita que os processos burocráticos sejam acessados e assinados por meio de qualquer dispositivo móvel e de quase todos os lugares. Também facilita a gestão de documentos e dados, o que implica em mais tempo e economia, principalmente da folha de papel. Isso tudo causa maiores retornos financeiros, uma vez que a impressão, transporte, cópia e armazenamento físico é inexistente.

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