O que é assinatura digital? Tire todas as suas dúvidas!

Pouco a pouco, as transações em papel estão sendo eliminadas. A necessidade de fechar negócios com garantia de monitoramento, armazenamento, segurança e agilidade fez com que alternativas mais confiáveis surgissem para suprimir processos dispensáveis, cortar custos e ampliar lucros.

Mas na hora de pesquisar sobre tais recursos, é comum a dúvida: o que é uma assinatura eletrônica? O que é assinatura digital? Você saberia diferenciá-las?

Embora correlacionadas e dotadas de valor jurídico, as expressões, definitivamente, não são sinônimas, tampouco tecnologias usadas para fins idênticos. A verdade é que, como parte imprescindível da transformação digital, entender como essas assinaturas funcionam ajuda a aplicá-las corretamente.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo para esclarecer as principais diferenças entre as duas tecnologias. Continue a leitura e aprenda mais sobre o assunto!

O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que usa um certificado digital no padrão ICP-Brasil para proporcionar uma camada extra de autenticação da identidade de quem assina o documento.

As assinaturas digitais são baseadas em um padrão de tecnologia chamado Public Key Infrastructure (PKI) ou Infraestrutura de Chave Pública, um formato amplamente aceito que fornece os mais altos níveis de segurança e ampla aceitação.

A assinatura digital emprega um par de chaves:

• a chave privada, composta por um conjunto de códigos criptografados de conhecimento exclusivo do subscritor, com a finalidade de codificação e identificação do autor do arquivo;

• a chave pública, derivada da anterior e usada para conferir a validade da assinatura.

Autoridades certificadoras

As codificações são diferentes em cada assinatura e qualquer tentativa de alteração no documento invalida a assinatura já realizada. É importante ressaltar que tudo isso é chancelado por uma autoridade certificadora.

No Brasil existem diferentes ACs e todas são devidamente reconhecidas e licenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, unidade responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, fornecedora de certificados digitais no padrão ICP-Brasil.

Para realizar a assinatura digital de um documento é necessário ter um certificado digital.

Assinatura digital e assinatura digitalizada são a mesma coisa?

É importante destacar que assinatura digital e assinatura digitalizada são conceitos completamente diferentes. O primeiro diz respeito a um processo automatizado para a validação da firma de um signatário com base em algoritmos e criptografia. Veja as diferenças entre as definições.

Assinatura digital

Tem base nos princípios de autenticidade, integridade, confidencialidade, não repúdio (não deixa dúvidas quanto ao seu remetente) e tempestividade (uma autoridade certificadora pode averiguar data e hora da assinatura de um documento).

Assinatura digitalizada

É apenas uma assinatura no papel submetida ao processo de digitalização (escaneamento), sem qualquer validade jurídica.

O que é assinatura eletrônica?

Para sanar todas as dúvidas sobre o tema, a primeira informação que deve ficar clara é que assinatura eletrônica é um termo amplo, que envolve todos os tipos de firma que usam os meios eletrônicos como validação. Exemplos dessa tecnologia são a assinatura mediante senha, aquela que você usa para consolidar operações bancárias, e a assinatura digital. Basicamente, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.

Seja com a digitação de um código de segurança para confirmar uma transferência bancária, seja por meio de um certificado digital para efetuar operações no site da Receita Federal, a validação eletrônica assegura mais proteção às operações se comparado a um processo manual, mais velocidade no fechamento de negócios, mais praticidade e economia de custos — com papéis, toners e demais materiais de escritório.

Nas funções diárias, as assinaturas eletrônicas podem ser aplicadas nos mais diversos tipos de documento, e uma boa plataforma permite usar as mais variadas formas de assinatura eletrônica.

Utilização da assinatura eletrônica

Por apresentarem valor jurídico, elas podem ser utilizadas no fechamento de contratos de aluguel, seguros, planos de saúde, formulários de RH, contratos de compra e venda com fornecedores, assinatura de serviços, operações bancárias, notificações jurídicas, contratação de planos de saúde, além de inúmeras outras possibilidades.

O que você tem que guardar é que a adoção desse formato agiliza significativamente a finalização de procedimentos e etapas, ao mesmo tempo em que garante a integridade e a autenticidade das partes.

Assinatura digital e assinatura eletrônica são a mesma coisa?

As duas assinaturas não são a mesma coisa, mas apesar de estarmos nos referindo a dois conceitos distintos, como já destacado, não há como negar que a assinatura eletrônica e a assinatura digital apresentam uma série de semelhanças. Inicialmente, um dos principais pontos em comum dessas tecnologias é a sua validade jurídica.

Com a edição da Medida Provisória 2.200-2, de 2001, ambas as modalidades passaram a ser juridicamente válidas para a prática de todo tipo de ato. Além disso, é preciso destacar que assinatura eletrônica e assinatura digital estão inseridas na realidade da transformação digital, cujos valores mais marcantes estão relacionados a:

• desburocratização;

• sustentabilidade;

• segurança;

• eficiência operacional;

• mobilidade;

• conectividade;

• transparência;

• confiabilidade.

Todos esses atributos são compartilhados pelos dois modelos de assinatura. Por essas e outras razões, cada vez mais se percebe a inserção do padrão digital no cotidiano das empresas e no das pessoas.

Quais são as diferenças entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Como abordamos acima, toda assinatura digital é também uma assinatura eletrônica, mas o inverso não é verdadeiro. Isso quer dizer que o conceito de assinatura eletrônica é bem mais amplo do que o conceito da modalidade digital.

Para entender o que isso significa, basta pensar da seguinte forma: no formato eletrônico, existem várias maneiras possíveis de o titular da assinatura reconhecer a validade do acordo feito entre as partes.

Entre elas, destacam-se a biometria, o reconhecimento facial, os tokens ou senhas e até mesmo as assinaturas de próprio punho (que podem ser desenhadas diretamente na tela de um dispositivo móvel ou ter sua imagem carregada diretamente na plataforma de assinatura).

Já a assinatura digital é um dos tipos existentes de assinatura eletrônica. No entanto, dentro desse grande grupo, ela se caracteriza por utilizar regras de criptografia específicas e somente ser reconhecida se realizada por meio de um certificado digital emitido no padrão ICP-Brasil por uma autoridade certificadora. Esse tipo de assinatura geralmente é utilizado em casos específicos, em setores altamente regulamentados ou com entidades governamentais, por exemplo.

Quais são as leis sobre assinatura eletrônica?

A legislação brasileira disciplinou a assinatura eletrônica, de maneira mais ampla, englobando todas as suas modalidades — inclusive a assinatura digital. Tal regulamentação se deu por meio da Medida Provisória 2.200-2, de 2001, conforme os termos de seu artigo 10:

Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

§ 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei 3.071, de 1º de janeiro de 1916 - Código Civil.

Os meios eletrônicos de assinatura já são adotados até mesmo nos órgãos públicos. Em alguns deles, como no Judiciário, essa aplicação acontece há mais de 10 anos. Veja o que nos diz o artigo 2º da Lei Federal 11.419, de 2006:

O envio de petições, de recursos e a prática de atos processuais em geral por meio eletrônico serão admitidos mediante uso de assinatura eletrônica, na forma do art. 1º desta Lei, sendo obrigatório o credenciamento prévio no Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos respectivos.

Para saber mais sobre a validade jurídica de assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais, assista ao nosso webinar sobre o tema e acabe com todas as dúvidas. Eles abordam minúcias das leis, jurisprudências e detalhes que você deve dominar para, finalmente, adotar a assinatura eletrônica em sua empresa.

Os tipos de assinaturas eletrônicas

Atualmente, existem três formatos possíveis de assinaturas eletrônicas disponíveis. O que os diferencia é a forma como cada assinatura é verificada.

Assinatura eletrônica simples

A assinatura eletrônica simples é a forma mais comum de assinatura eletrônica e geralmente é a utilizada para a maioria dos documentos. Permite a identificação do seu signatário mediante anexação ou associação de dados a outros dados, em formato eletrônico.

Equivale também à "assinatura eletrônica" categorizada pela MP 2.200-2/2001 e possui validade jurídica não só no Brasil como em mais de 180 países.

Assinatura eletrônica avançada

A assinatura eletrônica avançada é um pouco mais complexa do que a simples. Nesse caso, é necessário um meio de comprovação adicional da autoria do signatário, que atenda aos seguintes critérios:

(a) a assinatura deve estar associada unicamente ao signatário;

(b) a criação da assinatura eletrônica é realizada por meio de dados que somente o signatário possa operar, com elevado nível de confiança;

(c) a assinatura está relacionada aos dados a ela associados de maneira que qualquer alteração posterior possa ser detectada.

Isso pode ser feito, por exemplo, por meio do uso de senhas, tokens ou certificados digitais (inclusive através de certificados não emitidos pela ICP-Brasil).

Assinatura eletrônica qualificada

Essa modalidade requer a utilização de um certificado digital emitido pelo ICP-Brasil. Em essência, é o que se chama de assinatura digital.

Ao ser associada a um certificado digital pré-estabelecido pela legislação (neste caso, a brasileira), a assinatura ganha uma nova camada de segurança quanto à validação das partes envolvidas, já que cada certificado pertence a uma pessoa física ou jurídica em particular.

Por mais que a assinatura digital possa ser aplicada a todo tipo de arquivo, a maioria deles não precisa desse nível de autenticação. Seu uso é requerido apenas em alguns casos específicos quando regulado por legislações de mercado, como alguns documentos governamentais.

Na prática, a assinatura eletrônica já costuma ser mais que suficiente para validar contratos e consolidar documentos.

Vale ressaltar também que todas as opções acima são oferecidas pela Docusign. As assinaturas eletrônicas podem ser feitas por meio de um endereço de e-mail, de certificados digitais, de tokens, de certificados de selo de hora brasileira, da conta da Docusign, do Federado/SSO, do código de acesso, de SMS, de telefone/voz, de identificação social, de identificação de terceiro, de certificados digitais e da autenticação em pessoa.

Quais os benefícios de usar assinaturas eletrônicas?

Por se tratar de conceitos altamente inovadores e alinhados aos atuais padrões do mercado, assinatura digital e assinatura eletrônica agregam uma série de benefícios e diferenciais importantes — especialmente quando se considera a realidade dos negócios. Confira, a seguir, algumas das suas principais vantagens!

Redução significativa de custos

O emprego da assinatura eletrônica é capaz de reduzir drasticamente as despesas com materiais de escritório. A razão por trás disso é que o uso de tal tecnologia serve de base para a completa digitalização da empresa, eliminando a necessidade de papéis, impressoras, toners e tudo mais relacionado com a impressão e o armazenamento de cópias físicas.

Pense bem: sem papel, é dispensada também a compra frequente de cartuchos e toners, bem como a aquisição de materiais — como pastas e caixas — e o espaço para arquivamento. Isso sem falar na diminuição de custos com a conta de energia, uma vez que as repetidas impressões e os escaneamentos podem se mostrar como verdadeiros vilões da conta de luz. Caso queira saber mais sobre o tema, acesse este webinar que gravamos.

Um bom exemplo de empresa que reduziu custos é a Riachuelo, empresa de varejo, que antes de usar a Docusign, o setor jurídico demorava cerca de 20 a 45 dias para finalizar um contrato. Com a implementação da assinatura eletrônica, 75% dos documentos são assinados em até sete dias. “Com isso, foi possível ter uma economia de gastos, já que o custo do envio de um envelope via Docusign é bem menor do que o gasto de uma assinatura física, com toda a papelada e motoboy”, explica Denis Pavin executivo da empresa.

Além da redução de tempo e custos com papel, o processo para assinar documentos com fornecedores se tornou mais rápido e não foi necessário suporte devido à solução ser intuitiva. A troca dos documentos também se tornou mais segura, já que o monitoramento em tempo real permite visualizar toda a trajetória do contrato, identificar os destinatários e realizar possíveis alterações antes de finalizar o contrato.

Compromisso com a sustentabilidade

Se, por um lado, a redução de papel representa a diminuição de custos, por outro, implica uma sinalização do mercado em respeito à preservação ambiental, algo extremamente relevante em uma era em que 85% dos consumidores brasileiros afirmam preferir empresas que afetem positivamente a sociedade ou o meio ambiente.

Um exemplo de companhia preocupada com a sustentabilidade é a MRV, que, com a implantação da assinatura eletrônica da Docusign, imprimiu maior agilidade na conclusão das mais de 50 mil unidades vendidas em 2020, estimulando a diminuição do tempo de assinatura de contratos de 30 para até dois dias em média — além da economia de mais de R$ 260 mil em custos com papel.

O custo de logística por carta também caiu de R$ 9,20 para R$ 5,25, um total de 43% de redução, sendo que a quantia atual corresponde apenas ao custo com documentos digitais. "Tivemos a viabilização do negócio durante a crise de COVID-19. Não seria possível fazer negócios sem o processo da assinatura eletrônica".

Melhorias na gestão de dados

Se todas as suas tramitações documentais são feitas pela web, mediante assinatura eletrônica, todos os seus arquivos são centralizados na nuvem. Isso simplifica e agiliza o processo de busca de documentos (mesmo os mais antigos), além de permitir uma melhor organização dos contratos existentes.

Isso colabora para uma gestão de dados de excelência, um detalhe que faz muita diferença em um universo corporativo de alta competitividade.

Aumento da produtividade

A Vindi é uma plataforma de pagamentos que conseguiu elevar exponencialmente a sua produtividade com os meios eletrônicos de assinatura. Em 2015, o tempo médio de assinatura de um contrato era de três dias.

Hoje, esse timing é de apenas um dia, o que representa 67% de redução. É isso mesmo: a assinatura eletrônica e as demais ferramentas de validação de autoria trazem um aumento considerável para a produtividade, alavancando o seu negócio ao patamar da excelência.

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