Metodologia 5S: o que é e como funciona?

Publicado em 1 de Setembro de 2021 . Atualizado em 29 de Maio de 2023.

Organizar uma empresa demanda uma atuação estratégica que inclui o envolvimento de todos os colaboradores, abraçando s etapas de otimização. Para contribuir com a gestão e eficiência operacional, foi criada a metodologia 5S, um sistema que abrange o controle de qualidade e tem sido muito praticada por organizações de diferentes portes e áreas de atuação.

A metodologia 5S é uma ferramenta prática que orienta a missão da equipe em cinco condições diferentes, criando um ambiente favorável para que a instituição alcance um nível de atuação mais competitivo. Isso favorece a criatividade e a inovação, ampliando as oportunidades de crescimento de qualquer negócio.

Quer saber mais sobre a metodologia 5S, suas vantagens e como aplicá-la na sua empresa? Continue a leitura e descubra!

O que é metodologia 5S?

5S é um programa de origem japonesa que foi criado a partir da aplicação de cinco conceitos: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Ele tem como foco organizar diferentes setores de uma empresa com base na organização, padronização e limpeza.

Assim, podemos dizer que a metodologia 5S existe para organizar os negócios em diversos níveis estruturais. O objetivo é que o processo funcione com os recursos necessários, preservando a integridade dos funcionários, e prezando pela limpeza e organização, a fim de manter a produtividade empresarial.

Qual é a origem do método 5S?

A metodologia 5S nasceu no Japão após o fim da Segunda Guerra Mundial. Esse foi um período de reconstrução do país no qual as indústrias japonesas foram reestruturadas com base no aprimoramento dos princípios de controle de qualidade dos Estados Unidos. Assim, surgiu a definição de qualidade japonesa, também chamada de Controle de Qualidade Total (CQT).

No início, o 5S consistia no gerenciamento de processos para garantir a qualidade do produto final, evitar desperdícios e solucionar problemas. No entanto, por ser simples, eficiente e fácil de aplicar, a metodologia foi expandida e usada em diversos contextos corporativos e individuais. Hoje, ela é aplicada em empresas, indústrias, escolas e, até mesmo, no cotidiano pessoal.

O que significa cada S da metodologia 5S?

Cada “S” representa um princípio da metodologia dentro do fluxo organizacional. A seguir, explicaremos melhor cada termo, seu significado e exemplos práticos envolvendo a sua aplicação. Descubra!

Seiri: senso de utilização

O Seiri estabelece o levantamento das ferramentas e recursos da instituição, identificando e eliminando aquilo que não é mais consumido e que ocupa espaço desnecessário. O mesmo preceito serve para documentos e arquivos, tanto físicos quanto eletrônicos.

Na prática, podemos usar como exemplo do senso de utilização a análise de todos os itens, como documentos e itens de escritório, e a sua utilidade. Sabe aqueles documentos fiscais antigos, arquivados fisicamente e que já não precisam mais ser guardados? E os materiais de escritório, como cartuchos vazios de toner e equipamentos de informática antigos?

Partindo da ideia de manter apenas aquilo que é útil, você deve realizar uma limpeza, selecionando tudo o que não é mais consumido e que está ocupando um espaço desnecessário.

Seiton: senso de organização

O Seiton prioriza a organização — ou seja, é necessário deixar tudo em seu devido lugar. Assim, evite mesas desorganizadas, setores bagunçados e documentos espalhados.

É provável que esse seja um dos fatores mais relevantes da metodologia 5S, já que ter um ambiente de trabalho organizado é essencial. Uma sugestão é classificar arquivos, ferramentas e objetos, e deixar à mão os mais usados no cotidiano laboral.

Para observar o grau de organização dentro de uma empresa, basta observar as mesas de trabalho dos colaboradores. Garantir um nível de excelência em termos de organização vai fazer toda a diferença na produtividade, na qualidade de vida e na melhora de desempenho das equipes.

Incentive que essa organização se estenda a todas as ações e atividades rotineiras dos colaboradores — ela não pode ficar restrita à organização da mesa de trabalho. Os documentos mantidos no computador e a caixa de entrada do e-mail, por exemplo, também precisam ser organizados a fim de promover mais eficiência e agilidade na rotina do profissional.

Seiso: senso de limpeza

Já o Seiso conscientiza não apenas os responsáveis pela limpeza do local de trabalho, mas todos os funcionários da empresa. Dessa forma, cada um tem a responsabilidade de organizar seus itens e equipamentos, conservando também os sistemas e as ferramentas dos espaços e dos acessos comuns. Além disso, tanto a equipe de colaboradores quanto o local de trabalho devem ter uma apresentação limpa e asseada.

Apesar de parecer um conceito bastante óbvio para algumas pessoas, o Seiso é um verdadeiro desafio em alguns contextos organizacionais. Por isso, a dica é investir em conscientização e treinamento constantes.

Os colaboradores devem compreender que é de sua responsabilidade manter o ambiente sempre limpo. Evitar comer sobre a mesa de trabalho e deixar restos de alimentos ou bebidas nela pode ser uma das práticas que devem ser incentivadas.

Seiketsu: senso de padronização

No Seiketsu, há a padronização de procedimentos que foram definidos nos três conceitos anteriores. Em resumo, entende-se que boas práticas só são benéficas quando fazem parte da rotina laboral. Assim, ter um padrão de organização e de higienização torna-se indispensável para desenvolver e manter bons hábitos.

Para aplicar o senso de padronização, os gestores devem investir na construção de organogramas que contemplem diferentes processos dentro da empresa. Com o passar do tempo, eles são totalmente integrados às práticas diárias dos colaboradores e se tornam parte de um hábito sustentável e mais produtivo.

Shitsuke: senso de autodisciplina

O Shitsuke é a etapa final, concentrada na conservação das práticas aprendidas com a metodologia 5S. Ou seja: depende do comprometimento de cada colaborador que faz parte do time. Por isso, é importante investir em campanhas de conscientização de modo a lapidar os padrões éticos e morais de cada um.

Tão importante quanto aplicar e incentivar a metodologia dos 5S, é promover a manutenção dessas práticas. A partir do momento que as equipes passam a notar os benefícios trazidos pela sua implementação, fica mais fácil incentivar a autodisciplina e a continuidade das ações.

Quais são as vantagens da metodologia 5S?

O método 5S beneficia a cultura organizacional das empresas de forma estratégica e saudável, favorecendo a produtividade e o bem-estar dos trabalhadores.

A seguir, apresentamos alguns dos principais benefícios observados por empresas que investem na sua implementação. Confira!

As operações são facilitadas

O uso otimizado de recursos, a organização e a limpeza potencializam o fluxo de atividades da instituição. Com as melhores condições de trabalho, as operações são simplificadas em todos os setores e níveis da companhia. Os colaboradores têm um ambiente de trabalho impecável, reduzindo qualquer impeditivo.

O nível de produtividade é aumentado

A produtividade é um dos efeitos da aplicação do 5S, visto que há maior foco nas atividades estratégicas do empreendimento. Cada um dos princípios propostos pelo método deixam o ambiente laboral propício a bons resultados, despontando a produtividade como uma consequência natural.

O clima e local ficam mais convidativos

Os talentos gostam de trabalhar em companhias onde se sentem engajados e têm autonomia para desempenhar suas tarefas. Com os conceitos de limpeza e organização, a jornada fica mais convidativa e permite que o time execute suas atividades sem empecilhos burocráticos, elevando a motivação e a satisfação dos funcionários.

A melhoria contínua é buscada

Com auxílio do Seiketsu e do Shitsuke, as melhorias são implantadas e praticadas a longo prazo. As fiscalizações e supervisões garantem que a companhia terá resultados competitivos por muito tempo, ganhando destaque no mercado e superando a concorrência graças à transformação cultural do negócio.

Como implementar a metodologia 5S na empresa? 

Como você pode ver, a metodologia 5S é uma ferramenta poderosa para quem busca implementar melhorias em seus negócios. Pensando nisso, montamos um passo a passo que poderá ser utilizado para colocá-la em prática!

Passo 1: Monte uma equipe

Monte uma equipe de liderança, de modo a orientar os demais para atingir o objetivo em comum — a implementação da metodologia 5S. É necessário escolher pessoas comprometidas e engajadas com a causa, pois o empenho delas estabelece o senso de mudança necessário para o sucesso do programa.

Passo 2: Monte a infraestrutura

Monte uma infraestrutura para executar o 5S e as suas melhorias. Aqui, são levantadas e consideradas as obrigações para que a metodologia funcione com eficiência. Para isso, monte times dentro da própria liderança para lidar com a comunicação, o treinamento e o suporte, assim como outras demandas que os colaboradores tenham ao longo do processo de implantação.

Passo 3: Aplique a metodologia

É chegado o momento de aplicar a metodologia. Dessa forma, os profissionais são efetivamente orientados e treinados para que todos cheguem ao mesmo objetivo.

Com a equipe alinhada sobre o que deverá ser feito, inicie projetos pilotos para avaliar o nível de engajamento de todos os envolvidos. Utilize áreas e departamentos de fácil implementação para servirem de base de treinamento e motivação para o time, e continue o processo de forma gradativa.

Passo 4: Elabore um manual

O passo anterior servirá de apoio para a elaboração de um manual de boas práticas que guiará os próximos projetos. Crie uma fonte de informação detalhada e disponibilize-a para todos. Além disso, monte um plano de revisões com abertura para considerações e sugestões. Aqui, é necessário incentivar a participação dos colaboradores para que todos se sintam parte do projeto, garantindo o sucesso do programa 5S.

Passo 5: Realize o acompanhamento

Por último, avalie os resultados iniciais, faça correções e busque melhorias. O monitoramento constante é indispensável para que a implantação dessa metodologia funcione. Também é importante dar feedbacks, mostrar os progressos e informar quaisquer mudanças que sejam tomadas.

Como você pode ver, a metodologia 5S é uma das melhores formas de organizar processos e otimizar recursos. Uma forma de favorecer sua aplicação é por meio da transformação digital nos negócios, principalmente no que se refere à gestão eletrônica de documentos e contratos.

Quer implementar a metodologia 5S no seu negócio, otimizando as suas operações e investindo em soluções tecnológicas que promovam a eficiência operacional? Entre em contato com a Docusign e conheça nossos produtos!