Documento Digitalizado: o que é e como fazer

Nos últimos anos, a forma como as empresas lidam com documentos, contratos e informações em geral vem passando por uma grande transformação. Com a revolução digital, processos que, antes, eram 100% manuais passaram a ser informatizados e digitalizados. Nesse cenário, o documento digitalizado se tornou uma tendência irreversível, que trouxe inúmeras vantagens para negócios de todos os portes e segmentos.

Essa evolução tem impulsionado as organizações a modernizarem as suas operações e a maximizarem os benefícios da demanda informacional. Inclusive, a gestão eficiente de arquivos virtuais é essencial nesse novo contexto, pois entrega agilidade, segurança e produtividade.

Pensando nisso, preparamos este artigo para apresentar os principais conceitos e as vantagens do documento digitalizado, bem como a sua gestão integral. Vamos entender como esse processo pode agregar valor ao seu negócio!

Como funciona a digitalização de documentos?

Antes de tudo, é importante sabermos o que é documento digitalizado. Bem, trata-se de uma versão eletrônica de um documento físico que foi convertido em formato digital.

Ou seja, é a transição do papel para o eletrônico por meio de softwares e/ou dispositivos eletrônicos. O objetivo é preservar o conteúdo analógico de forma virtual, facilitando o seu armazenamento, o seu compartilhamento e o acesso.

Quando um contrato físico é posicionado em um scanner a fim de capturar a imagem e convertê-la em dados digitais, temos um exemplo de documento digitalizado. Essas informações são processadas e armazenadas em uma classificação de arquivo, como o PDF. Dependendo da qualidade do scanner, podem ser ajustadas algumas configurações, como resolução, cor e contraste, para garantir uma reprodução fiel do documento original.

Uma vez digitalizado, o arquivo pode ser facilmente guardado em dispositivos eletrônicos, como computadores, smartphones ou servidores em nuvem. Além disso, documentos dessa natureza podem ser pesquisados — sem complexidade — por palavras-chave, a fim de recuperar dados específicos e maximizar a segurança da informação.

No entanto, é fundamental enfatizar que a digitalização não é limitada a esses procedimentos. Pelo contrário: é uma inovação que afeta a forma como nos comunicamos, trabalhamos e até mesmo vivemos. Ela nos conduz a um futuro em que tudo é acessível, interconectado e instantâneo.

Qual é a diferença entre documento digital e digitalizado?

O documento digital é, sem sombra de dúvidas, a melhor instância documental. Isso porque carrega todos os atributos positivos do documento autêntico manual, mas sem contar com as vulnerabilidades das versões materiais. Agora, entenda mais sobre o tema!

Origem

Tecnicamente, um documento digital já “nasce” no ambiente digital. Isso quer dizer que o contrato, o acordo, a certificação ou o termo foram criados em um recurso eletrônico. Por isso, são autênticos. Em contrapartida, o documento digitalizado é, como sugere o nome, a digitalização de um material impresso.

Validade jurídica

O Direito é bastante enfático no trato de documentos. O que é autêntico é reconhecido. O que é copiado, não.

Por exemplo: imagine que você firmou um contrato com uma provedora de Internet, mas só recebeu uma versão escaneada do suposto documento físico e nunca chegou a assiná-lo. Logo aqui, é possível reconhecer várias irregularidades na atuação dessa empresa hipotética.

O ponto ao que queremos chegar é que um contrato escaneado é uma fotocópia de uma versão impressa em PDF. Portanto, não carrega a mesma validade jurídica de um documento digital e eletronicamente assinado.

Isso porque a Justiça aceita apenas o documento original. Nesse caso, o original é a versão em papel.

Entre as várias ferramentas que permitem a assinatura eletrônica de um documento, destacamos o Docusign eSignature. A solução permite que você assine em qualquer lugar um documento eletrônico com total validade jurídica e de forma bem simples pelo seu celular, por exemplo.

Os documentos assinados com a nossa plataforma garantem todo o teor jurídico necessário para a defesa dos seus direitos. Por isso, os digitais são a melhor solução de autenticação na era moderna, combinando a autenticidade dos documentos físicos com a versatilidade da autenticação remota. 

Como converter documentos para o formato digital?

No mundo atual, a busca de maior facilidade e de mais segurança dos documentos em formato digital é crescente. Afinal, quem não gostaria de eliminar a montanha de papelada acumulada? Com isso, surge a necessidade de entender como converter os documentos físicos em digitais, mas mantendo a sua validade jurídica. 

Inicialmente, vamos a um ponto crucial: a assinatura eletrônica. Em processos tradicionais, um documento ganha legitimidade com uma assinatura à mão.

No universo digital, porém, as assinaturas eletrônicas garantem essa autenticidade. Diante disso, é essencial escolher uma ferramenta confiável e reconhecida. A Docusign se destaca como líder global nesse mercado.

Abaixo, veja um passo a passo de como fazer a conversão dos seus documentos:

• acesse a Docusign — com o seu documento em formato digital, acesse o site ou o aplicativo da Docusign. Se ainda não tiver uma conta, será necessário criar uma. O processo é simples e intuitivo;

• carregue o documento — uma vez na plataforma, procure a opção para carregar o seu documento. Com isso, o sistema guiará você pelo processo de adicionar campos de assinatura e detalhes relevantes;

• assine eletronicamente — siga as orientações de como fazer uma assinatura eletrônica. Os mecanismos de autenticação oferecidos pela Docusign conferem validade jurídica às assinaturas;

• finalize e compartilhe — após assinar, finalize e compartilhe o seu documento. A plataforma permite enviá-lo diretamente para as partes interessadas ou salvá-lo em seu dispositivo.

Acredite: o processo é mais simples do que parece. Com a ferramenta certa e um guia claro, converter documentos para o formato digital e garantir a sua validade jurídica se torna uma tarefa descomplicada. Além disso, a Docusign, ao longo dos anos, provou ser uma parceira confiável nessa jornada.

Por que a digitalização de documentos é importante para a empresa?

A documentação digital é uma prática estratégica e moderna para as companhias por diversas razões disruptivas. Ao digitalizar os documentos, torna-se possível otimizar a organização dos arquivos e padronizar os formatos e os processos, resultando em uma gestão mais eficiente e segmentada. Isso impacta diretamente a produtividade das equipes e o fluxo de trabalho.

A prática também libera o espaço físico ocupado por arquivos em papel, permitindo que as empresas façam uso do local para outras atividades. Inclusive, ao mesmo tempo, a medida reduz a burocracia e otimiza a atuação dos executivos, tornando-os menos operacionais e mais estratégicos.

Quais são as vantagens de fazer uma boa gestão de documentos digitais na empresa?

Além dos pontos positivos mencionados acima, existem muitos benefícios de optar pelos documentos eletrônicos criados em base digital — inclusive para o mercado varejista. Veja quais são os principais!

Acesso facilitado às informações

Os arquivos são fáceis de localizar, de organizar e de armazenar. Utilizando serviços em nuvem, por exemplo, você pode editá-los e verificá-los a partir de qualquer dispositivo com acesso à Internet.

Agilidade e praticidade

O fluxo de trabalho se torna mais produtivo. Afinal, as respostas podem ser encontradas com facilidade, o que otimiza o atendimento ao cliente. 

Segurança dos dados

Os documentos digitais ficam armazenados e criptografados na nuvem, graças à limitação de acessos. Com isso, uma possível perda passa a ser quase impossível.

Redução de custos

Os gastos para garantir a validade dos documentos digitais são significativamente menores do que aqueles envolvidos na elaboração de contratos e outros arquivos físicos. Aliás, o armazenamento também é mais econômico, além de ser viável obter vantagens em todos os processos que os utilizam.

Otimização do tempo 

A empresa deixa de perder tempo com certas atividades, como a gestão de contratos. Como resultado, há ganhos de produtividade e de foco em tarefas estratégicas.

Redução dos impactos ambientais

Os documentos impressos são nocivos ao meio ambiente. Com o uso dos digitais, a agressão ao ecossistema não acontece. Tudo fica no sistema e permanece disponível, mas sem exigir o uso de tinta, de papel e de outros materiais.

Backup inteligente 

As edições e as modificações do arquivo são integralmente registradas nos documentos digitais quando armazenados em um sistema de computação em nuvem. A medida garante a autenticidade e permite a visualização de quem fez as alterações, caso seja necessário.

Assine os seus documentos com Docusign

Agora, é superimportante abordar como a solução oferecida pela nossa companhia pode resolver essa questão, tanto para você quanto para a sua empresa. A Docusign é reconhecida internacionalmente como líder em autenticação eletrônica e gerenciamento de contratos.

Nós trabalhamos não apenas com as maiores corporações globais, mas também com centenas de agências governamentais que depositam a sua confiança em nós para garantir a segurança e a eficiência de seus contratos. Atualmente, disponibilizamos diversos aplicativos e recursos para atender às suas necessidades, tais como:

• assinatura eletrônica (eSignature), que permite assinar contratos on-line, agilizando e simplificando o processo;

• identificação imediata (Identify), que garante a autenticidade das partes envolvidas no contrato;

• captura de consentimento por clique (Click), que proporciona uma forma rápida e eficaz de obtenção de aprovação para os termos do contrato;

• coleta de pagamentos (Payments), que integra a capacidade de receber pagamentos diretamente no processo de assinatura de contratos on-line;

• gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM), que oferece ferramentas para acompanhar e gerenciar contratos desde a criação até a conclusão;

• elaboração autônoma de contratos inteligentes e personalizados (Gen), que permite gerar documentos específicos de forma automatizada e adaptada às necessidades de cada situação.

Além disso, estamos comprometidos em fornecer tudo de que você precisa para impulsionar e proteger as suas decisões comerciais com eficiência, validade e segurança.

Agora que você domina a importância do processo de digitalização, aproveite para acessar a nossa plataforma e garantir agilidade, controle e organização na gestão de todos os seus documentos digitalizados. Com a Docusign, você conta com uma solução abrangente para todas as suas necessidades de assinatura e gerenciamento de contratos, assegurando conveniência nos seus processos comerciais.

Que tal fazer isso agora? Fale com a gente e veja como a sua empresa pode se beneficiar dos documentos digitais!