O que é o Diagrama de Pareto e como ele pode otimizar a gestão de processos?

O Diagrama de Pareto é uma ferramenta visual utilizada na gestão de processos e tomada de decisões, que ajuda a identificar e priorizar problemas ou áreas de melhoria. Baseado no princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, esse gráfico de barras nos mostra que, em muitos casos, uma pequena parcela das causas (cerca de 20%) é responsável por uma grande parte dos efeitos (cerca de 80%).

Aplicando o diagrama a um conjunto de dados, por exemplo, tipos de defeitos em um produto ou causas de atrasos em um projeto, é possível visualizar de forma clara quais são os problemas mais frequentes e que, portanto, merecem mais atenção.

Essa ferramenta é construída ordenando as causas de um problema em ordem decrescente de frequência, ou seja, a causa mais frequente é representada pela primeira barra, seguida pela segunda mais frequente, e assim por diante.

Ao lado do gráfico de barras é apresentada uma linha que representa a porcentagem acumulada das ocorrências. Dessa forma, é fácil identificar quais são as poucas causas que representam a maior parte dos problemas. Concentrando os esforços de melhoria nessas poucas causas, as empresas podem obter resultados mais expressivos com menos recursos.

Neste artigo, você vai acessar um guia completo sobre o assunto, desde o surgimento do Diagrama de Pareto, sua função, como fazer, ferramentas, quando usar e como aplicar. Continue a leitura e descubra!

Quem criou o Diagrama de Pareto?

O diagrama surgiu no final do século XIX, quando o economista italiano Vilfredo Pareto notou uma distribuição desigual de riqueza em seu país. Analisando a distribuição de terras na Itália, Pareto percebeu que uma pequena parcela da população detinha a maior parte das propriedades.

Essa observação o levou a formular o que mais tarde seria conhecido como Princípio de Pareto, ou regra de 80/20, que sugere que, em muitos casos, 80% dos efeitos são resultado de apenas 20% das causas.

A ideia de Pareto, embora brilhante, permaneceu por muitos anos restrita ao campo da economia. Foi o engenheiro e consultor de qualidade, Joseph M. Juran, que, na década de 1940, reconheceu o potencial do princípio de Pareto para a melhoria de processos e produtos.

Juran adaptou o conceito de Pareto e o transformou em uma ferramenta visual, o diagrama que hoje leva seu nome. O Diagrama de Pareto, como concebido por Juran, permite que as empresas identifiquem e priorizem os problemas que mais impactam seus resultados, concentrando os esforços de melhoria nas poucas causas que geram a maior parte dos efeitos.

A contribuição de Vilfredo Pareto e Joseph M. Juran para o desenvolvimento do Diagrama de Pareto é inegável. Pareto forneceu a base teórica, observando a distribuição desigual de recursos na sociedade. Juran, por sua vez, popularizou o princípio de Pareto e o transformou em uma ferramenta prática e eficaz para a gestão da qualidade.

Graças ao trabalho desses dois pensadores, o Diagrama de Pareto se tornou uma ferramenta essencial para empresas de diversos setores, auxiliando na identificação de oportunidades de melhoria, na tomada de decisões e na busca pela excelência operacional.

Para que serve o Diagrama de Pareto?

Organizando as causas de um problema em ordem decrescente de frequência, ele revela de forma clara quais são as poucas causas que geram a maior parte dos efeitos. Essa visualização permite que as empresas concentrem seus esforços nas áreas que realmente importam, otimizando recursos e tempo.

Assim, em vez de atacar todos os problemas de forma indiscriminada, o Diagrama de Pareto direciona a atenção para as causas mais importantes, viabilizando a otimização de processos e implementação de ações mais eficazes.

Em paralelo ao Diagrama de Pareto, o Diagrama de Ishikawa (ou espinha de peixe) também é uma ferramenta interessante para a análise de problemas. Enquanto o Pareto prioriza as causas, o Ishikawa busca identificar as diversas causas mais raízes de um problema, organizando-as em categorias como mão de obra, máquinas, materiais, métodos, meio ambiente e medidas.

A aplicação conjunta desses diagramas ajuda os gestores a ter uma visão mais completa do problema, identificando as causas principais e suas subcausas, desenvolvendo, assim, planos de ação mais robustos e eficientes.

Como funciona o Diagrama de Pareto?

O diagrama consiste em duas partes principais: um gráfico de barras e uma linha. As barras representam as diferentes causas de um problema, ordenadas da mais frequente para a menos frequente, sendo que a altura de cada barra indica a frequência de ocorrência daquela causa.

A linha, por sua vez, representa a porcentagem acumulada dessas ocorrências. Essa visualização permite identificar rapidamente quais causas têm maior impacto no problema geral.

Focando nos problemas representados pelas primeiras barras (que correspondem à maior parte da porcentagem acumulada), é possível direcionar os esforços de resolução para onde eles trarão o maior benefício.

Visualizando os dados de forma organizada e hierarquizada, o Diagrama de Pareto torna fácil identificar as causas mais significativas de um problema. Essa priorização permite que as empresas concentrem seus esforços na resolução das questões mais importantes, otimizando o tempo e os recursos.

O diagrama também facilita a comunicação dos resultados, tornando mais clara a necessidade de ação em relação às causas mais relevantes.

Como fazer o Diagrama de Pareto?

Como você viu, essa ferramenta pode ser uma grande aliada na resolução de problemas dentro das empresas. Para implementá-la, montamos um passo a passo com as principais etapas do processo de elaboração do Diagrama de Pareto. Veja!

1. Coleta e organização de dados

O primeiro passo é coletar dados sobre os problemas que você deseja analisar. Identifique e liste todos os problemas que ocorrem em determinado processo ou área.

Em seguida, organize esses problemas em ordem decrescente de frequência, ou seja, do problema que ocorre mais vezes para o que ocorre menos vezes.

Para cada problema, conte o número de ocorrências e calcule o percentual que cada um representa em relação ao total de problemas. Por fim, calcule o percentual acumulado, somando o percentual de cada problema ao percentual acumulado do problema anterior.

2. Construção do gráfico

Com os dados organizados, você pode construir o gráfico de barras. No eixo horizontal, coloque os problemas em ordem decrescente de frequência. No eixo vertical, coloque a frequência ou o percentual de cada problema.

Para cada problema, construa uma barra com a altura proporcional à sua frequência. Em seguida, trace uma linha que mostra o percentual acumulado para cada problema. Essa linha, geralmente, segue uma curva ascendente, e o ponto em que ela atinge aproximadamente 80% indica as poucas causas vitais que representam a maior parte dos problemas.

Visualizando o diagrama, fica evidente quais problemas merecem mais atenção, pois são eles que causam a maior parte dos problemas.

3. Investigação da causa raiz

O Diagrama de Pareto é uma ferramenta que permite identificar os problemas mais importantes, mas ele não revela a causa raiz desses problemas. Para aprofundar a análise e encontrar as causas subjacentes, é recomendado utilizar outras ferramentas, como o Diagrama de Ishikawa.

Como explicamos, esse diagrama ajuda a identificar as diversas causas que podem contribuir para determinado problema, organizando-as em categorias como mão de obra, máquinas, materiais, métodos, meio ambiente e medição.

Investigando cada uma dessas categorias, você pode descobrir a causa raiz e implementar medidas corretivas mais eficazes.

4. Planejamento de ação

Após identificar os problemas prioritários e suas causas raiz, é hora de planejar as ações para resolvê-los. Uma ferramenta útil para esse propósito é o 5W2H. Essa ferramenta ajuda a definir claramente as ações a serem tomadas, respondendo às seguintes perguntas.

• O quê?

• Quem?

• Quando?

• Onde?

• Por quê?

• Como?

• Quanto?

Utilizando o 5W2H você pode criar um plano de ação detalhado, com prazos, responsáveis e recursos necessários para cada ação.

A combinação do Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa e do 5W2H, garante uma abordagem completa para a resolução de problemas, permitindo identificar os problemas mais importantes, investigar suas causas e implementar soluções.

Ferramentas para a criação do Diagrama de Pareto

Programas como o Excel oferecem recursos básicos para a criação de gráficos de barras e linhas, permitindo a construção manual do diagrama. Basta inserir os dados de frequência, calcular os percentuais acumulados e, então, personalizar o gráfico para se adequar ao formato do Diagrama de Pareto.

Para quem busca mais funcionalidades e automatização, o Minitab é uma excelente opção. Essa ferramenta estatística especializada oferece recursos específicos para a criação de diagramas, além de outras ferramentas de análise de dados. Com o Minitab, é possível importar dados de diversas fontes e gerar o diagrama com apenas alguns cliques.

Além do Excel e do Minitab, existem diversas outras ferramentas e softwares especializados em análise de dados que permitem a criação de diagramas. Muitos softwares de gestão da qualidade e de business intelligence também incluem essa funcionalidade.

Para escolher ferramentas de qualidade, considere o nível de complexidade da análise, a quantidade de dados a serem processados e as funcionalidades adicionais que você precisa. Confira um passo a passo básico que pode auxiliar na criação do diagrama usando ferramentas digitais:

• colete e organize seus dados em uma planilha ou banco de dados;

• escolha a ferramenta de sua preferência e importe os dados;

• configure as opções de gráfico para que ele corresponda ao formato do Diagrama de Pareto;

• personalize o gráfico com títulos, rótulos e outras informações relevantes;

• analise o diagrama para identificar as causas mais importantes e tomar as ações necessárias.

Quando usar o Diagrama de Pareto?

Como vimos, o diagrama é uma ferramenta indicada sempre que é necessário identificar e priorizar problemas em determinado processo ou situação. Porém, é comum que os gestores tenham dúvidas sobre quando essa ferramenta é mais útil. A seguir, listamos algumas situações em que sua aplicação pode ser interessante!

• Identificação de causas de defeitos — quando você precisa encontrar as principais causas de defeitos em um produto ou serviço, o diagrama pode ajudar a visualizar quais tipos de defeitos ocorrem com mais frequência.

• Análise de reclamações de clientes — a ferramenta pode ajudar a identificar os problemas mais comuns que precisam ser resolvidos para melhorar a satisfação do cliente.

• Priorização de tarefas — quando você tem uma lista de tarefas a realizar e precisa decidir por onde começar, o diagrama pode ajudar a identificar as tarefas que trarão mais impacto.

• Otimização de processos — por meio da análise de processos, o diagrama pode identificar os pontos críticos que causam mais problemas ou atrasos.

• Alocação de recursos — quando você precisa alocar recursos limitados, o diagrama pode ajudar a decidir onde investir para obter o maior retorno.

Como aplicar o método Diagrama de Pareto?

Como vimos a aplicação do método começa com a definição do problema e coleta dos dados. Comece por identificar o problema que você deseja analisar. Por exemplo, você pode querer reduzir o número de defeitos em um processo de produção, ou analisar as principais causas de reclamações dos clientes. Em seguida, colete dados sobre as diferentes causas do problema.

Depois, organize os dados em ordem decrescente de frequência. Crie um gráfico de barras em que a altura de cada barra representa a frequência de cada causa. Em seguida, trace uma linha que mostra o percentual acumulado das causas.

Por fim, analise os resultados e tome ações. O diagrama vai mostrar claramente quais são as poucas causas que geram a maior parte dos problemas. Concentre seus esforços em resolver essas causas principais.

Vamos trazer esses conceitos para a prática? Confira alguns exemplos de aplicação do diagrama.

• Redução de defeitos em processos industriais — uma fábrica de eletrônicos identificou que a maior parte dos defeitos ocorria na etapa de soldagem. Utilizando o Diagrama de Pareto, a empresa descobriu que a falta de treinamento dos operadores era a principal causa. Com base nessa informação, a empresa implementou um programa de treinamento intensivo e conseguiu reduzir significativamente o número de defeitos.

• Análise de reclamações de clientes em uma empresa — uma empresa de telecomunicações recebeu muitas reclamações sobre a lentidão da internet. Analisando as reclamações utilizando o diagrama, a empresa identificou que a maior parte dos problemas estava relacionada ao congestionamento da rede em horários de pico. Com base nisso, a empresa investiu em infraestrutura para aumentar a capacidade da rede e reduzir o congestionamento.

• Identificação de problemas recorrentes em um setor de TI — o setor de tecnologia da informação de uma empresa identificou que os usuários estavam constantemente relatando problemas com seus computadores. Aplicando o diagrama, a equipe descobriu que a maior parte dos problemas estava relacionada a problemas de software. A partir daí, a equipe implementou uma nova política de atualização de software e criou um banco de dados de soluções para os problemas mais comuns.

Benefícios do Diagrama de Pareto

Transformando dados complexos em um gráfico simples e intuitivo, as empresas conseguem identificar rapidamente as causas mais significativas de um problema, facilitando a priorização de ações e a otimização de recursos. Conheça os benefícios de implementá-lo!

• Clareza na priorização de problemas — a apresentação dos problemas em ordem decrescente de frequência destaca visualmente as poucas causas que geram a maior parte dos problemas. Isso permite que as equipes se concentrem nos pontos críticos, evitando a dispersão de esforços.

• Melhoria na alocação de recursos — com a ferramenta é possível identificar onde alocar os recursos de forma mais eficiente. Direcionando os esforços para resolver as causas mais importantes, as empresas podem obter resultados mais expressivos com menos recursos.

• Facilitação da comunicação em equipes e entre departamentos — é uma ótima ferramenta de comunicação, pois permite visualizar os dados de forma clara e objetiva. Isso facilita a compreensão dos problemas por todos os membros da equipe, promovendo um alinhamento de objetivos e mais colaboração.

• Tomada de decisões mais qualificadas — fornecendo uma visão clara da situação, o diagrama auxilia na tomada de decisões baseadas em dados. Isso reduz o risco de tomar decisões equivocadas e aumenta a confiança nas soluções implementadas.

• Fomento à cultura de melhoria contínua — o uso regular do diagrama incentiva a cultura de melhoria contínua nas empresas. Com a identificação e resolução de problemas de forma sistemática, as empresas podem alcançar um desempenho cada vez mais elevado.

• Aumento da eficiência e produtividade — direcionando os esforços para resolver os problemas mais importantes, as empresas podem aumentar sua eficiência e produtividade, reduzindo custos e desperdícios.

• Melhoria da qualidade de produtos e serviços — identificando e eliminando as causas de defeitos e não conformidades, as empresas podem melhorar a qualidade de seus produtos e serviços, aumentando a satisfação dos clientes.

Como a Docusign pode ajudar sua empresa?

A sua empresa está enfrentando problemas na gestão de contratos e processo de assinatura de documentos? A aplicação do diagrama pode ajudar a identificar os gargalos que mais impactam a eficiência e a experiência do cliente.

Por exemplo, ao analisar as razões pelas quais documentos não são assinados dentro do prazo, o diagrama pode revelar que a maior parte dos atrasos se deve à falta de clareza nas instruções, seguido por problemas técnicos na gestão. Com essa informação em mãos, a equipe responsável pode focar em solucionar essas questões específicas, otimizando os processos e reduzindo o tempo médio de assinatura.

A assinatura eletrônica da Docusign agiliza e simplifica os processos, trazendo eficiência para a rotina das empresas e contribuindo para uma experiência ainda mais positiva para os clientes, que veem seus documentos sendo processados de forma mais rápida e segura.

Como você viu, o Diagrama de Pareto oferece a representação visual clara da distribuição de frequências, permitindo que os gestores identifiquem rapidamente as prioridades e tomem decisões mais inteligentes. Essa ferramenta, quando utilizada em conjunto com outras técnicas de gestão da qualidade, pode fazer toda a diferença para a melhoria contínua dos processos e o aumento da competitividade das empresas.

Gostou de conhecer mais sobre o Diagrama de Pareto? Sua empresa quer implementar ferramentas que possam contribuir para a eficiência das operações? O que você acha de conhecer a Docusign? Entre em contato com a nossa equipe de vendas, solicite informações e comece a usar a tecnologia a favor do seu negócio!