Qual a vantagem do contrato digital para as imobiliárias?

Imagine reduzir o tempo de fechamento de um contrato em 80%. Parece utopia? Pois muitas imobiliárias que estão adotando o contrato digital chegaram a números como esse.

Quer saber como? Entenda agora como a transferência dos processos analógicos para os digitais faz diferença no setor imobiliário!

O que é contrato digital?

Contrato digital é todo ajuste feito entre duas ou mais partes e registrado por meios computacionais, ou seja, criado, compartilhado, assinado e arquivado digitalmente.

Por mais que a legalidade dos contratos eletrônicos já tenha sido declarada pelo Judiciário incontáveis vezes ao longo de quase 20 anos de existência, o apego à “cultura do papel” ainda impede alguns gestores de perceber que não faz mais sentido, em plena era dos negócios digitais, celebrar contratos em documentos físicos.

Isso porque o papel atrasa o ritmo dos negócios, custa caro e derruba a eficiência das empresas. Tais características — em um negócio que exige velocidade, como o imobiliário — constituem a linha tênue entre crescer e estagnar.

É por isso que começa a proliferar os exemplos de imobiliárias que fecham contratos de aluguel sem a necessidade de agendamento de visitas de locadores e locatários à sede da empresa — visitas organizadas, muitas vezes, apenas para coleta de assinaturas.

Do ponto de vista jurídico, há diferenças entre contrato digital e físico?

O mais curioso nesse processo de transição das imobiliárias para o meio digital é que a validade jurídica de um contrato de locação assinado à caneta e autenticado em órgãos notariais (após semanas de tramitação vagarosa) é rigorosamente a mesma de outro, assinado em 2 minutos pelo computador, sem necessidade de chancela externa. E já é assim desde 2001.

Sim, a regulamentação da assinatura eletrônica (termo genérico para se referir às inúmeras formas de aposição de firma computacional, como a biométrica, digital, por senha etc.) está presente em nossa legislação desde a Medida Provisória 2.200/2001-2:

De lá para cá, o Poder Judiciário se digitalizou (Lei Federal nº 11.419/2006, que trouxe o Processo Judicial Eletrônico – PJe), a Receita Federal se digitalizou (com a IN 1.371/2013, que dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital – EFD) e, na maioria dos municípios, todas as comunicações entre contribuintes e Fisco são atualmente preenchidas e assinadas eletronicamente, sem necessidade de comparecimento do cidadão aos postos das secretarias de fazenda.

Ora, se até os órgãos públicos — considerados obsoletos e mais resistentes a mudanças — já deixaram o papel para trás há muitos anos, como podem empresas privadas, como algumas imobiliárias, ainda preencher contratos no Word?

Como podem ignorar o desperdício de tempo com impressão de vias, coleta de assinaturas manuais (de subscritores que, muitas vezes, estão em Estados diferentes), remessas a divisões cartorárias, entre outros processos típicos de quando ainda existiam máquinas de escrever?

Assim, é preciso esclarecer que o contrato de locação eletrônico tem validade jurídica idêntica ao contrato de aluguel em papel (para quaisquer fins). Apenas os contratos de compra e venda ainda dependem de melhor ajuste jurídico para celebração por via digital — por conta do artigo 108 do Código Civil:

Conforme doutrina dominante e vasta jurisprudência já pacificada sobre o tema, o contrato digital também é plenamente válido para distratos em locações.

Como fazer um contrato digital?

O ganho de agilidade com a assinatura eletrônica nas imobiliárias é bastante fácil de perceber. Em uma imobiliária “analógica”, a minuta de um contrato de locação é redigida em um editor de texto e, em seguida, remetida às partes, por e-mail, para concordância.

Após dias de espera, quando todos os interessados já discutiram e chegaram a um consenso sobre cláusulas, as vias são impressas. O passo seguinte é agendar datas para visitas das partes à imobiliária — apenas para coleta de assinaturas.

Em seguida, todas as vias devem ser levadas para autenticação notarial, o que custa caro e impõe mais perda de tempo, considerando o desconforto do locador/locatário em abrir firma e, muitas vezes, ter que comparecer para registro cartorário.

Por fim, caso os interessados não tenham posse de suas vias, caberá à imobiliária ainda arcar com o custo do serviço postal (ou embutir isso no preço dos serviços acordados). Tempo, dinheiro e desconforto que, não raras vezes, significa perda de negócios.

O contrato digital, por sua vez, é bem mais simples de entender. A assinatura de uma plataforma de gestão de documentos eletrônicos (cujo custo mensal é acessível e flexível) é o ponto de partida para a transformação digital.

Esse tipo de solução, como a Docusign CLM, garante a gestão de todo o ciclo de vida do documento. De início, a minuta pode ser importada ou gerada ali mesmo, já que o sistema permite a criação de um banco de modelos pré-aprovados, ou até mesmo de uma biblioteca de cláusulas. Ou seja, menos digitação, menos erros, mais agilidade.

Uma vez dentro do sistema (o que se faz cercado de inúmeros recursos de segurança, como diversos níveis de senha e confirmações similares às dos sites de bancos), a fase de assinatura do contrato digital é a mais fácil. Envolve a importação da imagem da assinatura física (que é posta sobre o documento eletrônico) ou sua assinatura sobre um tablet.

O gestor da imobiliária, então, indica com o cursor onde cada interessado deve assinar, registra seus respectivos e-mails e... prontinho! Um link será enviado aos demais signatários, que devem apenas abri-lo e confirmar suas assinaturas.

Com isso, um processo que poderia durar quase um mês (especialmente se locador e/ou locatário estiverem em áreas geográficas diferentes), dura agora apenas alguns minutos. E a validade jurídica é a mesma.

Por fim, os contratos são arquivados em nuvem privada, repletos de recursos de segurança da informação: múltiplas camadas de acesso, hierarquia de permissões, espelhamentos (backups automáticos), criptografia dos conteúdos... enfim, muito mais segurança, baixo custo e agilidade. Isso é contrato digital.

Quais os benefícios do contrato digital nas imobiliárias?

Ao longo deste artigo, você viu em detalhes as muitas vantagens do contrato de aluguel digital em relação ao tradicional documento em papel. Mas, apenas para sistematizar e organizar essas informações, confira mais alguns benefícios!

Baixo custo

Nada de impressoras, toners, resmas, pastas ou até locação de espaços maiores (para caber armários abarrotados de caixas de arquivo).

Flexibilidade

Você assina contratos de qualquer lugar, da sua casa, do aeroporto ou do escritório; o mesmo se aplica a cada um de seus clientes. A economia de tempo que você proporciona a eles certamente se reverte em fidelização e maior satisfação com os serviços prestados.

Sinalização de profissionalismo

Ter processos inteiramente digitais em um ramo em que muitos ainda estão nos anos 1970 fortalece a imagem de sua empresa como moderna, profissional e vanguardista.

Segurança

A assinatura manuscrita faz com que a imobiliária fique à mercê daquela única via arquivada. Ou seja, se perder, ficará desprotegida, sem conjunto probatório de nada. Um contrato digital é multiplicável, ou seja, cada via é mais uma original.

Mobilidade

A assinatura eletrônica transfere sua empresa para a nuvem, de forma que ela sai de uma sala alugada e passa a estar onde você estiver. Você pode gerenciar contratos de qualquer ponto do mundo.

Disponibilidade

Quer consultar um contrato, mas lembrou dessa urgência na madrugada? Basta acessar o sistema pelo celular e toda sua empresa estará lá, na palma de sua mão.

Que tal transformar sua empresa em uma imobiliária digital? Você pode começar imediatamente essa transição para o futuro: entre agora em contato conosco e descubra como o contrato digital pode mudar a história de seus negócios!