Como funciona a assinatura digital e como fazer uma

Publicado em 12 de março de 2019. Atualizado em 6 de julho de 2023.

Nos últimos anos, o crescimento exponencial das relações comerciais online fez da assinatura digital uma ferramenta básica para o dia a dia de pessoas físicas e jurídicas. A assinatura digital é utilizada em casos específicos, como em alguns documentos governamentais - na emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) por exemplo.

Esse tipo de assinatura eletrônica, no entanto, ainda pode gerar algumas dúvidas. Neste post, apresentaremos o que é uma assinatura digital, como funciona e como fazer uma. O que certamente levará você a outra pergunta: “por que perdi tantos anos com a insegurança e a burocracia da assinatura manuscrita?” Confira!

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica específica, que usa um certificado digital no padrão ICP-Brasil para proporcionar uma camada extra de autenticação da identidade de quem assina o documento. Possui validade jurídica assim como a assinatura eletrônica simples.

As assinaturas digitais são baseadas na tecnologia chamada Public Key Infrastructure (PKI) ou Infraestrutura de Chave Pública. Toda assinatura digital emprega um par de chaves: a chave privada, composta por um conjunto de códigos criptografados de conhecimento exclusivo do subscritor, e uma chave pública, derivada da anterior e usada para conferir a validade da assinatura.

Nesse contexto, as assinaturas digitais permitem que você assine seus documentos da mesma forma que as manuscritas, sem a necessidade de reconhecimento em cartório.

Assinatura digital x Assinatura eletrônica

Uma assinatura eletrônica é uma categoria ampla, que envolve todas as formas de firma que usam meios eletrônicos para ser validadas. Isso significa que, nesse enorme guarda-chuva da assinatura eletrônica, estão embaixo a assinatura eletrônica simples, a assinatura digital, reconhecimento de IP, Token, biometria, a tradicional chancela por login e senha (como no internet banking) ou outras formas de autenticação eletrônicas como o uso de SSO.

A maioria dos documentos online podem ser assinados com o que a lei brasileira chama de assinatura eletrônica simples, cuja criptografia (como é o caso da solução da Docusign) já assegura a identidade de quem assina. Já a assinatura digital, por sua vez, é um tipo de assinatura eletrônica que usa especificamente um certificado digital no padrão ICP-Brasil.

Como a assinatura digital funciona?

Como vimos acima, a assinatura digital é formada por algoritmos que geram um par de chaves exclusivas e interdependentes a cada nova assinatura (a chave pública, que pode ser divulgada livremente; e a chave privada, de conhecimento exclusivo do emissor).

Uma chave apenas codifica o conteúdo e a outra apenas o decifra. Quaisquer das chaves podem cifrar ou decodificar, mas cada chave só realiza uma dessas funções. Após a assinatura, uma sequência algorítmica é atrelada ao documento, e qualquer mínima alteração “quebra” a autenticação.

Como as chaves são interdependentes, apenas com uma delas é possível decodificar o documento criptografado pela outra. Essa tecnologia torna uma eventual adulteração algo próximo do impossível. É por causa desse tipo de recurso que as assinaturas eletrônicas se tornaram uma referência em autenticidade, confiabilidade e garantia de integridade das mensagens.

O que diz a lei sobre a assinatura digital?

A validade jurídica da assinatura eletrônica (e por conseguinte, da digital) é assegurada há quase 20 anos. A lei-base para essa regulamentação é a Medida Provisória 2.200/2001-2, que instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira — a ICP-Brasil. A MP 2.200-2/2001 cuidou também de estabelecer os conceitos de assinatura eletrônica (art. 10, §2º) e de assinatura digital (art. 10, §1º), bem como seus requisitos de validade;

Há ainda outras leis que fundamentam a legalidade das assinaturas eletrônicas, como por exemplo:

• Lei 11.419/2006: essa Lei regulamenta a informatização do processo judicial e estabelece que os documentos digitais assinados eletronicamente têm o mesmo valor jurídico que os documentos em papel;

• Decreto 10.543/2020: regulamenta a Lei 14.063/2020, que estabelece um regime legal específico para o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e em questões de saúde pública. A lei reclassifica as assinaturas eletrônicas em 3 tipos, com clara inspiração no Regulamento (UE) 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, que trata sobre identificação eletrônica e serviços de confiança para transações eletrônicas no mercado interno europeu (Regulamento eIDAS).

Além dessas leis, é importante mencionar que a assinatura eletrônica também tem sua validade e eficácia geralmente admitidas no Código Civil. O Código Civil estabelece que exceto nos casos específicos em que a lei exigir, a validade da declaração de vontade das partes não dependerá de forma especial (art. 107). Nesse mesmo sentido, a Lei 13.874/2019 acima descrita prevê que documentos particulares firmados por qualquer meio de comprovação da autoria e integridade são válidos, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto (art. 18).

Quais as vantagens da assinatura digital?

A descrição do funcionamento desse modelo de autenticação já indica suas inúmeras vantagens em relação, principalmente, à assinatura à caneta (manuscrita). Mas vale a pena pontuá-las diretamente:

• segurança contra fraudes (a complexidade dos códigos matemáticos exclusivos gerados em cada assinatura garante proteção absoluta aos seus documentos, além da certeza de que eles não serão interceptados por terceiros não autorizados);

• rapidez (contratos podem ser assinados em minutos, ainda que as partes interessadas estejam em áreas geográficas distintas);

• desnecessidade de impressões — se sua autenticação é digital, todo o processo de tramitação pode ser feito eletronicamente, sem que seja preciso imprimir uma só folha de papel A4. Isso gera, principalmente, redução de custos e maior celeridade na gestão de documentos;

• armazenamento seguro, inclusive na nuvem — um contrato assinado manualmente pode ser extraviado, danificado ou roubado. Como só existe um original, se ocorrer uma dessas fatalidades, todo o procedimento de elaboração, coleta de assinaturas e autenticações oficiais deve ser refeito;

• mobilidade — seus contratos, recibos e relatórios podem ser acessados de qualquer lugar com acesso à internet (via smartphone, por exemplo).

Onde é obrigatório usar assinatura digital?

Com a “migração” de quase todos os atos da vida para o ambiente digital, alguns órgãos e segmentos exigem a assinatura digital para dar andamento às suas atividades. Os mais comuns são a declaração do Imposto de Renda, licitações públicas e atos governamentais.

Como fazer uma assinatura digital com o Docusign?

Se você precisa de uma assinatura digital ou deseja implementá-la em seu negócio, é importante saber como a usar corretamente para obter os melhores resultados. Para isso, vamos ao passo a passo!

Escolha uma Autoridade Certificadora

O primeiro passo é a escolha da Autoridade Certificadora, responsável por emitir o certificado que será usado para gerar a assinatura digital. Para isso, analise os prós e contras, bem como seus respectivos valores e diferenças. 

Uma das principais formas de fazer isso é buscar reclamações em sites especializados. A partir disso, você pode determinar quais realmente atendem às suas necessidades.

Adquira o melhor modelo de certificado para as suas necessidades 

O segundo passo é ter um certificado digital. Há dois tipos no mercado:

• A1 — armazenado direto no hardware, com validade de 1 ano, podendo ser usado para CPF;

• A3 — armazenado em uma mídia criptográfica, que pode ser um cartão ou um token, com validade de 1 a 3 anos.

Há ainda as opções de Certificado Digital e-CPF e e-CNPJ, uma versão eletrônica dos respectivos documentos que assegura a autenticidade e integridade das transações eletrônicas para pessoas físicas e jurídicas.

Além disso, graças à parceria entre a Docusign e a Safeweb, é possível que clientes possuidores de um certificado digital SafeID possam assinar um documento utilizando seu certificado digital hospedado em nuvem.

Esse é um benefício adicional da Docusign, que permite que assinaturas sejam coletadas a partir do dispositivo de preferência do signatário: tanto em computadores (com a utilização de certificados armazenados localmente ou em hardware externo, como cartões ou pendrives) quando em dispositivos móveis (através da integração com o SafeID, utilizando certificados digitais em nuvem).

Crie uma conta na Docusign

Depois, é necessário criar uma conta na Docusign e escolher um dos planos para poder enviar envelopes (para receber contratos para assinatura, no entanto, não é necessário ter um plano). Sua conta deve estar devidamente configurada para ter acesso ao provedor de assinatura ICP-Brasil.

Crie o documento

Depois de criar a conta, você pode criar envelopes de diversas maneiras. Você pode tanto criá-lo a partir:

– da página inicial (menu superior início), clicando em "Novo" e em seguida em "Enviar Documento"

– da página inicial, o usuário pode clicar no menu superior "Documentos" e em seguida em "Novo" e "Enviar Documento"

Adicione informações ao envelope

A criação de envelopes na plataforma Docusign está dividida em dois passos:

• Adicionar informações ao envelope (documentos a serem assinados + signatários + assunto e corpo do e-mail de notificação);

• Adicionar tags aos documentos do envelope, ou seja, os campos que precisarão ser preenchidos com dados dos signatários (nome, rubrica, assinatura, entre outros exemplos).

Defina o tipo de assinatura necessária

Para informar os signatários, o usuário deve informar nome e e-mail para cada signatário. Na opção Mais, deve clicar em "Selecionar tipo de assinatura" e, em seguida, selecionar "ICP Smart Card". Campos para CPF e cargo serão habilitados, os quais podem ou não ser preenchidos. Além disso, o usuário pode definir uma ordem de assinatura, se necessário. 

Nota 1: Caso o CPF seja informado, o Agente de Assinatura filtrará os certificados por CPF no momento da assinatura. Caso contrário, serão listados todos os certificados encontrados no computador do signatário.

Nota 2: Caso uma mesma pessoa precise assinar o mesmo documento com papéis diferentes, deve obrigatoriamente ser informada em ordens diferentes.

Além dos documentos e dos signatários, o usuário pode definir o assunto e o corpo do e-mail que será enviado para os signatários previamente informados. 

Envie o documento para assinatura

Depois de adicionar os signatários e campos de assinatura, envie o documento para assinatura. O documento pode ser enviado por e-mail ou SMS, e os signatários receberão um link para acessar o documento.

Por padrão, as tags de Assinatura e de Rubrica exigirão que o signatário realize uma assinatura digital com certificado ICP-Brasil - uma vez que a opção ICP Smart Card foi selecionada no passo anterior - no entanto, estas tags podem ser configuradas como campos não-obrigatórios (opção “Campo obrigatório” disponível no lado direito).

Após completar o documento, o usuário deve clicar em Enviar. Neste momento, os signatários receberão uma notificação por e-mail alertando-os de que um novo envelope está disponível para sua assinatura. Vale ressaltar que o envio da notificação obedecerá à ordem de assinatura informada nos passos anteriores.

Assinatura 

Quando os signatários clicam no link recebido, eles são levados para o Docusign eSignature, onde podem assinar o documento utilizando seus certificados digitais. A Docusign ainda permite o uso de certificados digitais mobile; via aplicativo SafeID em parceria com a empresa Safeweb. 

Conclua o processo

Depois que todos os signatários assinarem o documento, cada pessoa receberá uma notificação de que o processo está completo. Nesse momento, é possível baixar o documento assinado ou armazená-lo na nuvem com a Docusign.

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