Como Docusign e Microsoft otimizam os fluxos de trabalho de Quote-to-Cash

A complexidade das vendas B2B pode deixar o processo Quote-to-Cash (Q2C) trabalhoso, lento e ineficiente. Além de ser frustrante, causa grandes obstáculos ao crescimento e à geração de receita.

De acordo com uma pesquisa recente da Deloitte e Docusign, as ineficiências no processo de Quote-to-Cash de uma organização B2B e o desafio dos acordos que elas produzem estão entre os principais motivos de perda de lucro nessas organizações. A pesquisa revelou que, em média, as empresas gastam 18% a mais em acordos e perdem US$ 1,5 milhão em receita. Isso equivale a 55 bilhões de horas perdidas e 2 trilhões de dólares de perda econômica global a cada ano.

Existe uma solução: otimizar e acelerar o processo de negócios de Quote-to-Cash com as integrações da Docusign para Microsoft. Nossas integrações ajudam a:

• Diminuir o tempo gasto em burocracias e investir mais tempo com os clientes

• Trazer uniformidade e precisão para aumentar a confiança nos resultados

• Facilitar as transferências graças à automação e fonte central de dados segura

• Estabelecer as bases para você cultivar um relacionamento próspero com os clientes

Neste artigo, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre como o seu processo de Quote-to-Cash pode ser um dos obstáculos e como as integrações da Docusign para Microsoft podem ajudar.

O que há de errado com o processo de Quote-to-Cash atual?

As organizações B2B de hoje estão vendendo produtos complexos com estruturas de preço igualmente complexas. Elas trabalham com os compradores para coordenar descontos personalizados com base em dezenas ou até centenas de fatores exclusivos. 

Organizar esses fatores exige a gestão de MSA, NDA, SOW, ordens de compra e, potencialmente, centenas de outros acordos e contratos. Colocar esses documentos nas mãos certas, na hora correta, normalmente envolve enviá-los várias vezes para diferentes partes interessadas em diversos departamentos, usando sistemas próprios. O resultado é um processo de vendas lento, manual e desarticulado, que não ajuda ninguém — sem falar em uma elevação de riscos na conformidade e auditoria.

Apesar de toda essa perda (que pode ser evitada), no entanto, a maioria das organizações não mudou muito em como gerenciam o processo dos acordos Q2C nos últimos cem anos.

Esse é o cerne do problema. Não que o Q2C tenha se tornado complexo demais; é que muitas organizações ainda o gerenciam como se não fosse nada complexo.

Quem é afetado por processos Q2C ineficientes? E como?

Quase todas as partes da sua organização são prejudicadas por um processo Q2C enfraquecido, sem falar nos próprios clientes. Veja uma análise para cada departamento:

• Vendas: um Q2C enfraquecido pode levar as equipes de vendas a perder renovações, subestimar os contratos que vendem, irritar os clientes e não atingir as metas de vendas.

• Operações de vendas: sem a visão completa fornecida por um Q2C simplificado, as equipes de operações de vendas podem precificar os produtos abaixo do ideal, fazer previsões incertas e alocar recursos de forma inadequada.

• Operações financeiras, de compras e receita: quando os negócios se perdem nos problemas do Q2C, sua equipe financeira pode enfrentar desafios nas cobranças, que resultam em um fluxo de caixa baixo, relatórios imprecisos, problemas com a auditoria e queixas dos clientes.

• Jurídico: um Q2C ineficiente sobrecarrega sua equipe jurídica, que terá mais trabalho para resolver os problemas que ele produz. Além disso, aumenta a exposição ao risco à conformidade na sua organização.

• Processamento: um Q2C com falhas geralmente resulta em pedidos ou entrega de serviços sem precisão. Isso pode prejudicar o seu relacionamento com os clientes e aumentar os custos com remediação.

• Clientes: um Q2C desatualizado pode resultar em uma experiência desarticulada e frustrante para os clientes, minando a confiança deles em você e diminuindo as chances de continuarem usando seus serviços. 

"As integrações da Docusign para Microsoft aumentam a padronização dos acordos e reduzem os riscos. Além disso, trabalhamos com mais rapidez, resultando diretamente em uma aceleração da geração de receita." 

— Matthew Cass, Vice-Presidente Sênior e Diretor Executivo de Excelência Operacional da Consor

Fator para simplificar o processo Q2C

O grande segredo para otimizar o seu processo Q2C é integrar os sistemas envolvidos.

Docusign e Microsoft são parceiras estratégicas há mais de uma década, e nossos sistemas e aplicações foram feitos para se integrarem perfeitamente. Com as integrações de ambas companhias, a sua equipe pode preparar, assinar, colaborar, guardar e gerenciar acordos relacionados ao processo Quote-to-Cash sem sair dos aplicativos da Microsoft utilizados odos os dias.

Nossas integrações abrangem uma ampla variedade de produtos da Microsoft - incluindo Outlook, Teams, Copilot, Sharepoint, Dynamics e Power Automate - para você ter um processo Q2C otimizado.

Quais outras ferramentas se integram ao Docusign para acelerar seu processo Q2C?

Até agora, vimos como as integrações da Docusign para Microsoft agilizam o processo Q2C. Porém, a Docusign se integra a mais do que apenas a Microsoft. Ela é integrada aos sistemas em todo o seu processo Q2C, incluindo:

• Quase todos os ERPs, incluindo SAP, Oracle, entre outros.

• Software CPS, incluindo Salesforce, Conga e muito mais

• Sistemas de compra, incluindo Coupa e SAP Ariba

• Sistemas de CRM, incluindo SAP, Oracle, Dynamics, Salesforce e muito mais

O que as operações de Vendas e Finanças podem esperar de um processo Q2C otimizado

Ao acelerar seu processo Q2C, você ameniza diversos problemas significativos para suas equipes de finanças e operações de vendas. Entre os benefícios estão:

• Geração, colaboração, revisão e execução simplificadas dos contratos

• Uma forma de executar cada processo em sistemas com os quais os vendedores já estão familiarizados

• Dados sintetizados de acordos, que podem usar para gerar melhores resultados

• Alertas de renovação e a capacidade de procurar rapidamente os termos e condições

• Uma fonte centralizada dos dados dos contratos

Já a sua equipe financeira pode ter:

• Uma forma otimizada de conectar os processos dos contratos

• Visibilidade total do andamento, detalhes, processamento e obrigações dos contratos

• Modelos e bibliotecas de cláusulas pré-aprovados 

• Mapeamento de ERP padronizado para uma rápida categorização e colecionabilidade

• Insights das análises dos contratos

Outros departamentos que se beneficiam da otimização do Q2C 

Os benefícios de otimizar o processo Q2C são enormes e abrangentes. Você pode:

• Minimizar ou evitar erros e melhorar a visibilidade dos acordos: confirme e feche negócios com muito mais rapidez; e alivie o trabalho de ter que reexaminar acordos para confirmar dados.

  • Quem é beneficiado: Financeiro, incluindo Compras, Operações de Vendas e Vendas 

• Fechar negócios com mais rapidez e aumentar a produtividade dos vendedores: reduza o tempo de entrega dos acordos para poucas horas ou até mesmo poucos minutos, por meio de fluxos de trabalho automatizados. Com esses fluxos, a Salesforce transformou 85% dos acordos de vendas em "sem contato".

  • Quem é beneficiado: Financeiro, Operações de Vendas e Vendas 

• Maximizar o valor dos negócios: ao aumentar a confiança e os resultados e reduzir o número de vendas atrasadas ou canceladas, você aumenta o valor de cada negócio e acelera significativamente a geração de receita. Com a implementação da Docusign+Microsoft, uma fabricante de eletrônicos gerou US$ 5 milhões a mais em sua receita anual.

  • Quem é beneficiado: Financeiro, Operações de Vendas e Vendas 

• Acelerar os negócios com segurança: mantenha os documentos em andamento com a ajuda dos avisos que a sua equipe receberá diretamente em aplicativos como o Microsoft Teams. Foi assim que a Flowserve acelerou em 40% suas análises jurídicas. 

  • Quem é beneficiado: Financeiro, incluindo Compras, Operações de Vendas e Vendas

  • “Com a nossa abordagem antiga, fazíamos a análise de cem acordos por trimestre. Na metade do ano, já atingimos a marca de 600 com a Docusign, sem aumentar a equipe jurídica.” — Sarah Smart, CRO da Calendly. 

• Melhorar e-mails e reuniões: melhore instantaneamente os e-mails usando detalhes essenciais da sua biblioteca de acordos com a ajuda do Microsoft Copilot for Sales com inteligência artificial.

  • Quem é beneficiado: Vendas, Operações de Vendas

• Garantir a conformidade: garanta visibilidade total de todas as etapas dos acordos graças a uma trilha de auditoria em conformidade com as normas globais de segurança.

  • Quem é beneficiado: Jurídico, Financeiro, incluindo Compras, Operações de Vendas 

• Criar experiências melhores e preservar a saúde da conta: elimine a necessidade de usar vários sistemas ao assinar ou solicitar assinaturas nos aplicativos da Microsoft com os quais você já trabalha. Integrações como essas fizeram a Refinitiv melhorar as experiências de venda em 20%.

  • Quem é beneficiado: Vendas, Clientes

• Aproveitar ao máximo seus investimentos na Microsoft: aproveite ainda mais os produtos Microsoft e use seu acordo MACC para adquirir e se beneficiar das novas integrações. A compra via MACC pode facilitar a alocação orçamentária e, ao mesmo tempo, simplificar a compra, pois a Microsoft provavelmente já é fornecedora integrada nas operações da sua empresa. 

  • Quem é beneficiado: TI

Conclusão

Quando tiver tudo pronto para recuperar a receita de US$ 1,5 milhão que as ineficiências nos contratos e o processo Q2C está desperdiçando, use seu acordo MACC para financiar a compra da Docusign no Azure Marketplace da Microsoft. É muito fácil.

Além do Q2C, as integrações da Docusign para Microsoft agregam ainda mais valor à sua empresa:

• Otimize a integração de clientes, fornecedores e parceiros;

• Simplifique o recrutamento de RH, a integração e o desligamento dos funcionários;

• Acelere acordos jurídicos, como MSAs, confidencialidade e preenchimento de formulários internos.