Como criar um caso de negócios para a gestão do ciclo de vida de contratos

Por mais benéfico que um novo sistema ou software seja, é improvável que ele seja financiado sem um caso de negócios claro e convincente, que justifique os gastos e projete os resultados de negócios. Isso vale principalmente para o investimento em implementações potencialmente complexas e de longo prazo, como uma solução em gestão do ciclo de vida de contratos (CLM).

Com vários projetos concorrendo pelos mesmos fundos, é essencial entender e explicar as vantagens do CLM. Ao comprovar exatamente como o investimento ajudará nas metas pelas quais a liderança é responsável, você obtém uma aprovação rápida e decisiva.

O que um bom caso de negócios inclui

Simplificando bastante, um caso de negócios sólido faz três coisas:

• Demonstra uma compreensão detalhada do estado atual.
• Dá uma visão otimista de um estado futuro razoável.
• Mapeia um caminho tático claro do presente para o futuro.

No fim das contas, todo investimento espera um retorno financeiro. O melhor motivo para uma organização gastar dinheiro é ganhar ainda mais dinheiro. Para apresentar o CLM de forma eficaz, seu caso de negócios precisa fazer as três coisas acima, com um olhar atento para identificar, quantificar e articular o valor monetário das melhorias esperadas.

Você também precisa alinhar as vantagens do seu investimento com as metas mais gerais da empresa. Se sua organização tiver um amplo compromisso em melhorar a eficiência, por exemplo, você precisará identificar áreas específicas que sofrem com desperdício (desperdício de papel, custos de envio, gastos com consultoria externa etc.) que o CLM pode melhorar. Se a meta for adquirir um determinado número de novos clientes no seu ano fiscal, pense em como contratos mais flexíveis podem reduzir o tempo de resposta, facilitando o fechamento dos negócios antes do prazo.

Ao elaborar o caso de negócios, foque as métricas quantificáveis em cada estágio da jornada que você está propondo. O CLM é um produto que impacta várias equipes e processos. Você precisa entender quais métricas definem essas equipes e processos e, em seguida, fazer projeções realistas sobre como essas métricas mudarão após a adoção do CLM.

Quais metas o CLM ajuda sua equipe a atingir?

Agora que você sabe o que seu caso de negócios precisa fazer no geral, vamos abordar especificamente como a CLM afeta sua organização. Não há uma lista genérica de vantagens que todos os clientes de um CLM ganham, mas relacionamos aqui algumas formas comuns pelas quais o CLM agrega valor às equipes modernas:

Acelera os acordos

Tempo é dinheiro. Quanto mais rápido sua equipe concluir as tarefas em comum do acordo, mais dinheiro você economiza. Com mais automação e padronização, sua equipe reduz o tempo de execução do contrato. Assim, o dinheiro entra mais rápido, os serviços adquiridos são entregues antes e seus funcionários ficam livres mais cedo para responderem às questões importantes de negócios.

Facilita ainda mais fazer negócios

Outro resultado menos quantificável, mas importante, da adoção da CLM é a facilidade de fazer negócios. As organizações que medem esse fator — seja monitorando a pontuação do promotor líquido ou das próprias métricas internas — relatam que a CLM melhora a experiência tanto para os funcionários quanto para os clientes. Esse resultado já é bom por si só, mas clientes e funcionários mais satisfeitos resultam em receitas de longo prazo.

Minimiza o vazamento do valor do contrato

O vazamento do valor do contrato ocorre quando as partes assinam contratos cuja linguagem é abaixo do ideal. Pode ser resultado da má gestão dos contratos após a assinatura, geralmente decorrente da falta de clareza sobre o que consta do contrato e sobre quais termos podem ser aplicados. O CLM combate esse vazamento nos processos pré e pós-assinatura de várias formas. Ela melhora a disponibilidade das informações ao criar um repositório centralizado e vasculhável. O CLM também predefine fluxos de trabalho padrão, melhora a visibilidade geral e automatiza o controle das versões. Ela até mesmo envia um lembrete antes de eventos importantes (como a data de uma renovação), para você não ter surpresas.

Simplifica os esforços de conformidade

Ao redigir um contrato, as empresas geralmente dedicam vários recursos dispendiosos para minimizar riscos na conformidade. Para que as empresas não precisem gastar muito dinheiro com a conformidade, o CLM cria um processo simplificado para todos os contratos serem apresentados às pessoas certas no momento certo. E você tem a certeza de que os funcionários usam uma linguagem aprovada, pois eles contam com uma biblioteca de cláusulas de fácil acesso.

Estabelece as bases para uma análise inteligente

O CLM conecta todas as ferramentas e sistemas no seu amplo sistema de acordos. O sistema interconectado oferece uma base sólida para coletar e analisar os dados dos acordos. Essa base coesa de dados abre as portas para as ferramentas de análise inteligente identificarem tendências, descobrirem oportunidades e responderem a perguntas críticas de negócios.

Monte um caso convincente 

As equipes que conseguem financiamento para um projeto geralmente são as que contam as melhores histórias. Como os líderes talvez não saibam muito sobre os sistemas de CLM ou o valor deles, é extremamente importante apresentar uma imagem convincente dos benefícios que você espera receber. Conheça as pessoas que verão sua apresentação e associe seu caso ao trabalho ou às métricas que a equipe delas possui. O CLM terá um enorme impacto tanto no nível organizacional quanto no pessoal. Você só precisa enfatizar o equilíbrio certo para seu público.

Uma ótima etapa no fim é pesquisar os possíveis fornecedores e encontrar um que preste assistência em cada passo do caminho para a adoção. Sabendo exatamente o tipo de suporte que seu parceiro de CLM dará, você terá menos preocupações e saberá responder às perguntas na sua apresentação. Um bom fornecedor também deve demonstrar um histórico de ajuda a clientes semelhantes para atingir as metas de contratação. Detalhar o histórico de sucesso do seu fornecedor pode ser a última peça para você consolidar um caso de negócios.

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