Como avaliar o software de elaboração de contratos de vendas para sua organização

Muitas empresas sabem que têm problemas durante todo o processo de contrato, mas não sabem ao certo por onde começar a melhoria desse processo. Os contratos podem afetar todas as equipes da organização, e pode ser difícil determinar a origem exata dos pontos problemáticos específicos ou como começar a corrigi-los. Devido ao amplo escopo dos fluxos de trabalho do contrato, pode ser fácil simplesmente aceitar o status quo e as dores que vêm com ele. Nesta publicação e na série subsequente, ajudaremos sua organização a dividir todo o processo de contrato em etapas menores e fazer perguntas simples para determinar se a tecnologia de elaboração de contratos de vendas é a certa para sua empresa, por onde faz mais sentido começar, se você deveria agir agora e quais tecnologias de contrato devem ser consideradas.

Talvez você se pergunte: por que o processo de elaboração de contratos de vendas deve ser uma prioridade? Os contratos são a base sobre a qual os negócios são feitos, e fazê-los da maneira correta tem um impacto significativo na receita de quase todas as empresas. De acordo com a International Association for Contract and Commercial Management, o gerenciamento ineficiente de contratos representa um custo de até 9,2% da receita dos negócios. Isso não é surpresa, já que 94% das organizações preparam acordos usando processos altamente manuais, de acordo com um estudo da Forrester comissionado pela Docusign. Este trabalho de contrato manual não afeta apenas a receita, mas também atrasa os negócios, prejudica a produtividade, aumenta os custos e leva a experiências ruins.

A questão não é se a elaboração de contratos é um problema, mas o que deve ser feito e quando. Ferramentas de elaboração de contratos modernas podem resolver muitos problemas, mas avaliar a tecnologia nunca é fácil, então vamos eliminar o ruído e ajudar você a entender como tomar a melhor decisão para sua organização.

Esclareça se a tecnologia de elaboração de contratos de vendas é adequada para você

Você provavelmente já comprou software antes. Mas você conseguiu maximizar a adoção e o ROI desse software? Se não conseguiu, fique tranquilo, você não é o único: 93% das equipes de vendas e 91% das equipes de RH dizem que não estão extraindo o valor total de seu software.

O que está causando essa diferença? Às vezes, para começo de conversa, o software não era necessário. Em outros casos, foi mal implementado ou não houve suporte organizacional suficiente. Seja qual for o motivo, você pode evitar esses problemas tomando medidas específicas para avaliar e priorizar suas necessidades de tecnologia de elaboração de contratos.

A primeira etapa é responder a várias perguntas importantes:

• A tecnologia de elaboração de contratos é adequada para sua empresa?

  Para ter um valor real, a elaboração de contratos de software precisa dar suporte às metas, objetivos e iniciativas mais amplas da empresa. Caso contrário, você não obterá o valor esperado. O estabelecimento de uma ligação clara entre os objetivos da empresa e o impacto das novas tecnologias dará uma base sólida para o sucesso de longo prazo.

• Por onde você deve começar?

  A tecnologia de elaboração de contratos pode afetar muitas partes de um negócio, incluindo contratos de vendas, contratos de trabalho, integração de fornecedores e muito mais. Para apresentar o argumento de negócios mais sólido, você deseja priorizar os processos que maximizem o impacto e gerem valor rapidamente. Acertar na primeira implantação destacará a execução do programa e, ao mesmo tempo, dará respaldo ao argumento para digitalizar processos contratuais adicionais.

• Este é o momento certo para a implementação?

  É crucial entrar em ação apenas quando as condições na sua empresa forem adequadas. Se houver obstáculos organizacionais ou outros grandes projetos consumindo toda a sua energia, pode ser melhor esperar até que as circunstâncias sejam mais favoráveis. Se for necessária uma nova solução e impulso para realizá-la, é melhor começar com uma solução completa e começar a acumular benefícios ao longo do tempo. Outra opção é começar pequeno no início: implantar apenas uma parte da solução de elaboração de contratos inicialmente, algo que muitas vezes é rápido e tranquilo, com um retorno claro.

• Quais partes do processo de elaboração do contrato devem ser abordadas?

  As soluções de elaboração de contratos podem automatizar todo o ciclo de vida do contrato, podem permitir a assinatura remota instantânea, simplificar a criação de documentos, eliminar a necessidade de armazenamento físico de documentos e analisar cópias com inteligência artificial. Ao identificar pontos específicos de elaboração de contratos, você pode decidir onde investir.

Cada uma dessas questões é abordada em maior profundidade usando dados e exemplos em cada parte desta série.

Planeje os detalhes táticos para garantir uma implementação bem-sucedida

Se sua resposta ao primeiro conjunto de perguntas indicar que a tecnologia de elaboração de contratos deve ser uma prioridade e você identificar por onde começar e quais etapas do processo de elaboração de contratos precisam ser abordadas, significa que é hora de aprofundar. Aqui estão mais algumas considerações táticas para garantir uma execução tranquila:

• Integração: se você tiver uma pilha de tecnologia estabelecida, as integrações são um elemento importante em qualquer implementação de nova tecnologia. Você deseja um sistema integrado que permita trabalhar em uma única interface em vez de alternar entre os sistemas. A profundidade da integração fará toda a diferença, então faça sua pesquisa aqui.

• Escala, inovação, interconectividade: ao implementar a tecnologia de elaboração de contratos, é bom considerar o que pode ser necessário no futuro. Considere a escala que cada solução suporta e onde você estará daqui a três a cinco anos, como é o roteiro e como uma solução pode funcionar em diferentes departamentos e casos de uso. Isso garantirá que você não faça alterações muito rapidamente nem precise passar pela implementação novamente.

• Implementação: você deve ter os recursos internos ou externos para fazer a implementação da maneira certa. Você pode precisar da ajuda de integradores de sistemas ou serviços profissionais para obter o máximo de sua nova implantação. Fique confortável com este aspecto de qualquer solução que você esteja considerando.

Comece pelo início, não pelo meio

Selecionar a solução ideal é difícil, mas essa não é a primeira decisão que você deve tomar. Primeiro, considere se você deve implantar uma nova tecnologia e se essa solução ajudará a atingir as metas corporativas ou departamentais. Ao estabelecer as bases com algumas considerações importantes no início do processo, mesmo antes de entrar em contato com qualquer fornecedor, você pode ter certeza de que a implantação de uma nova tecnologia de elaboração de contratos beneficiará sua organização e proporcionará o ROI que você deve esperar.

Quer ajuda para determinar se você é um candidato para a tecnologia moderna de elaboração de contratos? Fale com nossos especialistas para conseguir uma ajuda a determinar se o novo software é apropriado para seus departamentos de vendas, RH, compras e jurídico.

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