Auditoria: veja o que é e como funciona

A auditoria é um processo importante para uma gestão eficiente em qualquer organização. Não é por acaso que existem diferentes tipos de ferramentas para implementar essa tarefa da melhor maneira possível dentro de um negócio.

Inclusive, é interessante destacar que a auditoria não é um processo relevante apenas para grandes empresas. Na verdade, qualquer organização, independentemente do tamanho, do porte, da quantidade de funcionários e da área de atuação, pode se beneficiar. Ferramentas como assinatura eletrônica e gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) são tecnologias que ajudam a fomentar a transformação digital na sua companhia.

Neste artigo, saiba tudo sobre auditoria — o que é, como funcionam as atividades e por que aplicá-las em seu negócio! Boa leitura!

O que é uma auditoria e qual sua função?

A auditoria é um processo voltado para a observação criteriosa e atenciosa da documentação da empresa. Desse modo, torna-se possível identificar erros e melhorias, bem como alterações e correções necessárias.

A atividade serve também para fazer uma avaliação das ações que uma companhia vem realizando. Afinal, com essa análise minuciosa, é viável se certificar de que os parâmetros e os planejamentos têm sido atendidos (ou não).

Por meio da auditoria, uma organização pode seguir o modelo de negócios planejado. Além disso, pode ter a performance avaliada, a fim de investigar dados inconsistentes. A iniciativa evita diversos problemas com a fiscalização e com a tributação.

Vale destacar que a auditoria, muitas vezes, pode ser, sim, confundida com as atividades de due diligence, que ocorrem em períodos de negociação, por meio de investigações sobre a situação da empresa. No entanto, tenha em mente que são processos distintos, embora haja uma finalidade investigativa semelhante.

Tipos de auditoria

Por ser um processo tão importante para os negócios, é possível encontrar aplicações adaptadas às necessidades dos mais variados setores organizacionais. Ou seja, para cada tipo de auditoria, existe um conjunto de atividades essenciais para realizar a análise adequada.

Vale a pena ressaltar também que os processos podem ser conduzidos de forma interna — com os colaboradores da própria organização — ou externa — com a contratação de uma equipe terceirizada. Em geral, o relatório de auditoria é emitido com detalhamentos acerca das atividades realizadas e da situação encontrada no empreendimento, com apontamentos de erros, eventuais melhorias e acertos.

A seguir, entenda melhor como esse processo funciona ao conhecer os principais tipos de auditoria!

Auditoria financeira e contábil

Na auditoria voltada para o setor de Contabilidade e Finanças, as atividades giram em torno da análise de demonstrativos e de documentos contábeis. O objetivo é verificar se os registros estão em conformidade com o patrimônio acumulado da empresa. Dessa forma, é possível compreender a situação financeira do negócio.

Na prática, os auditores — profissionais responsáveis pelo processo — vão focar o estudo do balanço patrimonial, do fluxo de caixa e dos demais documentos e demonstrações que revelam dados sobre as finanças corporativas. Assim, será possível obter um panorama geral do estado econômico da organização.

Caso haja erros de gestão, dados incongruentes, documentos fora do padrão ou a percepção do descumprimento da legislação tributária, os gestores conseguem solucionar os problemas rapidamente. Esse é um cuidado importante para evitar consequências mais graves, que vão desde multas até a desregularização da empresa.

Auditoria de compliance

Os cuidados com os processos internos de uma empresa são essenciais para garantir o bom funcionamento dos mais variados setores organizacionais. Por esse motivo, contar com uma análise minuciosa da realização de compliance também é uma iniciativa que transforma a gestão de negócios.

A auditoria de processos de compliance vem para cumprir esse papel. O objetivo desse tipo de atividade é avaliar se os processos internos estão de acordo com os padrões e com as diretrizes definidas pela empresa. Portanto, a medida vai avaliar a conformidade com:

• a legislação vigente;

• os paradigmas estabelecidos;

• os padrões de regulamentação;

• as decisões dos líderes.

A ação vai apontar possíveis violações a códigos de conduta, a regras e aos demais protocolos internos da empresa. Desse modo, a auditoria pode ajudar no combate às fraudes e na projeção de procedimentos essenciais para as atividades diárias da organização.

Consequentemente, a iniciativa também garante que a gestão de colaboradores ocorra de maneira eficiente, com treinamentos, ações e regras devidamente estabelecidas. Com isso, torna-se viável evitar problemas internos que possam afetar a reputação, as operações e o sucesso dos negócios.

Auditoria em saúde

Nesse tipo de auditoria, os profissionais de análise vão realizar uma verificação sobre a rotina de uma instituição da área da saúde. Na sua execução, eles podem observar se os processos ocorrem conforme a legislação vigente, os padrões de biossegurança e os cuidados com a saúde do paciente.

A equipe de auditores em saúde costuma ter profissionais com algum tipo de formação na área — seja graduação, seja pós-graduação. Dessa maneira, os integrantes podem fazer uma avaliação técnica sobre os processos e os serviços prestados em uma instituição.

No processo de auditoria em Enfermagem e nos demais setores da saúde, são avaliados os documentos, os registros financeiros, a quantidade de atendimentos e os riscos legais envolvidos em uma entidade. A partir dessa análise, será possível definir se as atividades estão alinhadas às normas do setor.

Auditoria operacional

A auditoria operacional tem como função avaliar o desempenho das atividades internas de gestão, a fim de auxiliar na criação de um planejamento estratégico mais eficiente para os objetivos do negócio. Por essa razão, a iniciativa vai observar a realização de metas e propósitos e a condução da rotina de um setor — ou da empresa como um todo.

Os auditores fazem esse trabalho com a análise dos documentos relacionados aos resultados obtidos em um determinado período. Por isso, balanços, relatórios e papéis correlatos são fundamentais para a auditoria operacional.

Com esse trabalho, torna-se possível identificar gargalos operacionais, gastos desnecessários de recursos, erros no controle da gestão e atividades com alta incidência de ineficácia. O registro desses problemas tende a ajudar na correção estratégica e na adoção de soluções inovadoras para melhorar as operações da organização.

A auditoria operacional é um elemento muito importante para a avaliação e para a decisão de gestores e diretores de setores. Dessa maneira, torna-se viável elevar o desempenho, a eficiência e a economia de recursos de cada equipe e área da corporação, otimizando os processos.

Outros tipos de auditoria comuns

Em geral, existem diferentes tipos de auditoria comuns na rotina das mais variadas empresas. A análise fiscal e tributária é um exemplo disso.

O objetivo dessas atividades envolve verificar se os impostos vêm sendo devidamente pagos e se a gestão tributária está adequada para as operações corporativas. Tudo isso pode complementar os processos de auditoria contábil e financeira.

Outro exemplo clássico de auditoria é a de sistemas. Nesse segmento, o objetivo é avaliar e monitorar as atividades relacionadas à Tecnologia da Informação.

Portanto, os auditores verificam tarefas de desenvolvimento de sistemas, operações, processamento de dados, segurança da informação e demais trabalhos de software e de hardware. O fim é garantir a integridade e a proteção dos dados utilizados nesse setor.

Auditoria interna x externa: qual a diferença?

Como mencionado, um processo de auditoria pode ser conduzido com uma equipe de profissionais de dentro da empresa ou com talentos externos à companhia. Compreender a diferença desses modelos é importante para saber incorporar o formato ideal corretamente à organização.

Então, confira as diferenças entre a auditoria interna e a externa a seguir!

Auditoria interna

Os profissionais selecionados para a auditoria da empresa são colaboradores dessa mesma organização auditada. Nesse caso, eles não precisam ser especialistas na área em que conduzirão a análise.

Na auditoria interna, para validar os resultados, é importante comprovar que o programa interno conta com parâmetros de segurança. Desse modo, passa a ser possível eliminar vieses na análise.

Auditoria externa

Já na auditoria externa, os profissionais não estão vinculados à empresa auditada. Dessa forma, eles costumam ser terceirizados de outra organização, com especialidade em processos de auditoria.

Geralmente, a auditoria externa é mais técnica e feita por quem tem experiência na área auditada. Por esse motivo, é mais fácil assegurar a qualidade dos serviços contratados e reduzir os conflitos de interesse.

Os dois modelos de auditoria podem se complementar. Contudo, em algumas áreas, como a da saúde, ter um olhar externo faz toda a diferença para identificar pontos de melhorias e evitar problemas causados por irregularidades.

Qual é a importância da auditoria para as empresas?

A auditoria tem um papel muito importante no contexto empresarial, pois indica os processos fundamentais para melhorias contínuas. A partir dos resultados definidos pelos auditores, é possível visualizar o estado da organização e utilizá-los como ferramenta de gestão estratégica na criação de um plano de ação para solucionar potenciais problemas e irregularidades no negócio.

Desse ponto de vista, é viável interpretar os processos de auditoria como uma ferramenta de gerenciamento de riscos e de qualidade. Conforme os resultados são analisados, a corporação pode minimizar problemas, investir na qualidade dos serviços e produtos, além de adotar novos protocolos de segurança para:

• prevenir fraudes;

• evitar multas;

• melhorar a segurança jurídica;

• otimizar as operações;

• proteger e promover o bem-estar dos funcionários;

• atrair clientes, investidores, parceiros e fornecedores.

Em outras palavras, a auditoria é uma ferramenta importante para o crescimento saudável e sustentável de uma organização. Com a identificação de lacunas e a avaliação de soluções, criar estratégias de negócios bem-sucedidas e adequadas às necessidades da empresa passa a ser uma possibilidade.

Como estruturar um processo de auditoria?

A elaboração de um processo de auditoria varia conforme o tipo de trabalho a ser realizado e o setor em que será aplicado. Em geral, a estruturação das atividades precisa seguir alguns passos, que abrangem:

• definir um período para a auditoria;

• indicar os responsáveis pelo processo;

• estabelecer os recursos necessários para a análise;

• analisar os processos da organização e contatar os colaboradores envolvidos;

• reunir os resultados e montar um relatório;

• avaliar os resultados obtidos e levantar possíveis soluções;

• elaborar um plano de ação para melhorias na organização.

Compreender a importância de realizar uma auditoria na empresa é um dos primeiros passos para começar a estruturá-la — seja no modelo interno, seja no formato externo. De todo modo, preparar o negócio para receber os auditores é necessário no intuito de alinhar os processos.

Quais são os benefícios de realizar uma auditoria?

Como vimos até aqui, todo o processo de auditoria tem o potencial de contribuir para o desenvolvimento de uma empresa. Por essa razão, não faltam benefícios associados a esse tipo de atividade, como:

• a melhora da gestão;

• o aumento do controle interno;

• a detecção de fraudes;

• a garantia da qualidade dos processos, produtos, serviços e atendimentos;

• a estruturação da forma de atuação, dos protocolos, das diretrizes e dos regimentos internos;

• o aumento da credibilidade da empresa no mercado;

• a solução de problemas e a aplicação de sanções em caso de irregularidades;

• o fornecimento de relatórios e informações úteis para investidores e órgãos regulamentadores, entre outros.

É possível fazer uma auditoria de documentos e de contratos?

A auditoria de documentos e contratos é outro exemplo de processo que pode enriquecer a gestão de uma empresa e garantir que a corporação atue de maneira regularizada. Como visto, essas atividades assumem um "papel examinador" de algum setor. Nesse caso, a iniciativa ajuda a avaliar a validade e o ciclo de vida dos acordos, além de identificar riscos de descumprimento de normas.

Uma auditoria de documentos e contratos precisa contar com um profissional especializado em acordos, como um advogado. Com isso, torna-se possível fazer uma análise minuciosa das cláusulas, a fim de identificar provas do cumprimento do que foi estabelecido. Além disso, com a auditoria de documentos e a gestão de contratos, será viável garantir a validade dos papéis e evitar processos por descumprimento de acordos. 

Até mesmo em casos de busca de brechas, a empresa terá vantagens. Afinal, se um firmamento não foi escrito de maneira precisa e clara, o negócio pode encontrar maneiras de desfazer o combinado e trazer vantagens para a parceira que deseja sair de uma determinada relação.

Em outras palavras, é totalmente possível fazer uma auditoria documental e de contratos. Inclusive, trata-se de um processo recomendado para regularizar acordos e evitar brechas nas cláusulas.

Qual é a relação entre auditoria e governança corporativa?

A governança corporativa é o conjunto de regras e de hábitos que vão definir a administração de uma organização. Nesse sentido, a auditoria se relaciona diretamente com essas práticas, uma vez que analisa e verifica o cumprimento dos processos, de normas internas e de costumes da empresa.

Por essa razão, se o objetivo envolve garantir uma boa governança corporativa na companhia e preparar novos líderes, o processo de auditoria pode promover resultados relevantes e eficientes. Afinal, a medida ajuda, principalmente, na compreensão dos processos e da estrutura administrativa do negócio.

Como a Docusign pode colaborar para os processos de auditoria da empresa?

A Docusign é especialista em gestão de documentos e assinatura eletrônica. Com as soluções de computação em nuvem, Inteligência Artificial e gestão de acordos, é possível elaborar processos de auditoria muito mais ágeis e eficientes.

Inclusive, vale a pena destacar que a Docusign conta também com trilhas de auditoria. Essa iniciativa registra as atividades, os eventos e as ações que uma pessoa ou sistema fez ao lidar com dados, auxiliando na gestão e monitoramento das ações.

De forma resumida, compreender os processos e a importância da auditoria é algo extremamente relevante para os negócios. Com isso, torna-se viável realizar a implementação eficiente desse processo, complementar as atividades de due diligence e aproveitar os benefícios promovidos pela análise das ações internas.

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