Como fazer uma assinatura eletrônica simples

Uma das maneiras de aumentar a eficiência operacional da empresa é por meio da digitalização de documentos, contratos e demais registros. Durante esse processo, vale a pena entender como utilizar uma assinatura eletrônica simples, eliminando a necessidade de recursos físicos para documentar informações importantes.

Além de economizar tempo, reduzir a demanda por papel e evitar o extravio de registros, essa solução também simplifica todo o processo. Neste guia, vamos apresentar as principais aplicações da assinatura eletrônica, além de mostrar o passo a passo detalhado sobre como fazer isso na prática.

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O que significa assinatura eletrônica simples?

A assinatura eletrônica simples é uma modalidade de autenticação de um documento, de forma similar a como se realiza a assinatura com caneta e papel. A grande diferença é que este tipo de tecnologia usa mensagens de dados para vincular de maneira inequívoca a identidade das partes que assinam o documento. Assim, reduz a ocorrencia de fraudes, porque cada parte assinante de um documento tem um fator de identidade único, seja seu email, endereço IP, dados biométricos, SSO etc.

Um software confiável de assinatura eletrônica, como é o caso do Docusign eSignature, é capaz de agregar ao design da ferramenta diversas camadas de segurança que aumentam o nível de proteção das transações que demandam a assinatura de um contrato.

Vale lembrar que esse recurso é juridicamente válido e você pode utilizá-lo na maioria de negociações e acordos comerciais, garantindo o consentimento de todas as partes envolvidas no acordo. Isso porque, mesmo sendo simplificada, ela conta fatores de autenticação únicos para manter a integridade dos envolvidos e a conformidade jurídica (segundo os regulamentos, é necessário que a ferramenta ofereça medidas técnicas seguras para que seja válida). Porém, é preciso escolher uma plataforma adequada a fim de garantir o bom andamento das suas assinaturas.

Por exemplo, o sistema eletrônico utilizado precisa fazer a confirmação de identidade das partes envolvidas na negociação. Essa etapa serve para confirmar a intenção de realizar a transação e evitar qualquer tipo de problema que possa surgir na negociação.

Quais são as aplicações da assinatura eletrônica simples?

A assinatura eletrônica simples é útil em diversos contextos e pode ajudar a agilizar os processos da empresa. Existem diversas ocasiões nas quais você pode aplicá-la, como:

• na maior parte dos contratos entre partes do nosso cotidiano e que não requerem estar em conformidade com regulamentos específicos, como os contratos de aluguel, de venda, matrículas escolares, prestações de serviços e outros;

• documentação interna da empresa, como memorandos, políticas internas e até mesmo relatórios;

• autorizações de despesas, solicitações de férias e pedidos de compra também podem ser agilizados com essa assinatura digital;

• formulários e solicitações realizados de forma online também aproveitam dessa ferramenta;

• as comunicações eletrônicas, como e-mails, podem ser autenticadas e validadas por meio da assinatura simples.

Como você pode ver, existem diversas aplicações que tendem a simplificar e agilizar os processos com risco reduzido na empresa. Para outros, porém, é preciso contar com um sistema mais robusto, visando aumentar a segurança cibernética e evitar vazamentos que prejudiquem o negócio.

Como fazer uma assinatura eletrônica passo a passo?

As etapas necessárias para a geração da assinatura eletrônica simples exigem alguns cuidados, mas são muito mais práticas do que você pode imaginar, especialmente se contar com as soluções Docusign. Veja, a seguir, como realizar a assinatura eletrônica dos seus documentos.

Faça o envio do documento

Na sua plataforma de assinatura eletrônica, é possível carregar o arquivo que será assinado, arrastando-o para o campo de documento. O arquivo pode ser enviado em diversos formatos, sendo o PDF e Word os mais comuns.

No caso do eSignature, tudo é feito na nuvem, ou seja, você pode fazer o envio de documentos de qualquer lugar do mundo com acesso à internet. Assim, para quem realiza vendas em campo, por exemplo, é possível carregar contratos e assinar durante a visita ao cliente, agilizando os demais processos.

Além dessa praticidade, disponível para o notebook, você ainda pode utilizar seu smartphone por meio de um aplicativo mobile da Docusign. Isso significa que é necessário apenas levar seu celular na hora de realizar as principais etapas formais de um negócio.

Realize as edições necessárias

Após subir o documento para a plataforma, você consegue personalizar os campos com informações das partes, local da assinatura, data e demais elementos que devem ser estabelecidos.

Depois de realizar todas as edições necessárias e verificar se todas as informações estão corretas, basta clicar no botão “Enviar” que um link será encaminhado por e-mail a todos os destinatários envolvidos na assinatura do documento.

Entenda como assinar o documento

Após o recebimento do e-mail referente ao contrato, o destinatário deve acessar o link disponibilizado para iniciar sua assinatura. Essa etapa pode ser feita de qualquer tipo de dispositivo conectado à internet, inclusive de um smartphone. 

Com o documento aberto, basta acompanhar todas as orientações da plataforma na hora de concluir o procedimento. As instruções são apresentadas no estilo de um passo a passo, trazendo ainda mais facilidade para sua assinatura.

Tudo isso é feito com praticidade, segurança e validade legal. Vale destacar que assinar documentos com Docusign eSignature é gratuito, sendo que a cobrança é feita apenas para quem utiliza recursos premium, tais como solicitar a assinatura de terceiros, incluir marca personalizada e autenticar assinaturas.

Faça o gerenciamento de informações

Na intenção de evitar erros e garantir que os documentos sejam assinados corretamente, é preciso fazer o gerenciamento das informações. Além disso, acompanhar o ciclo de vida dos contratos, a fim de seguir com o processo de renovação ou contratar novos fornecedores, é muito importante a fim de assegurar eficiência no negócio.

Com uma plataforma como a da Docusign você pode acompanhar o status do contrato, verificar o tempo que falta para o encerramento, emitir relatórios com a intenção de manter a conformidade e segurança e até mesmo encontrar contratos.

Você ainda conta com recursos de envios de lembretes e notificações após cada etapa cumprida. Sem contar que tem acesso digital dos contratos e pode fazer o download. Todas essas possibilidades asseguram uma gestão de documentos mais eficiente e com menos erros.

Ao usar esses passos na hora de fazer a assinatura eletrônica simples, torna-se possível melhorar a eficiência operacional e se destacar da concorrência. Além disso, vale contar com boas soluções, como as disponibilizadas pela Docusign. Essa escolha garante aumento na segurança e agilidade na formalização das negociações da empresa.

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