BDO Belgium versnelt zijn ondertekenproces met Docusign eSignature

BDO is één van de belangrijkste organisaties in de wereld op het gebied van Accountancy, Audit, Tax & Legal en Consultancy. In België werken vanuit 11 vestigingen meer dan 800 partners en medewerkers aan het groeiende succes van BDO Belgium.

Met de groei van het bedrijf groeide niet alleen het aantal medewerkers en klanten, maar ook het aantal contracten en documenten dat op een dagelijkse basis ondertekend moet worden. Daarom is BDO Belgium op zoek gegaan naar een oplossing om het ondertekenproces te stroomlijnen en te digitaliseren. Deze oplossing werd gevonden in Docusign eSignature.

Docusign sprak met Ruben Ruysbergh, legal consultant, en Pascal Alderweireldt, Manager ICT Applications, over hun ervaringen met elektronische handtekeningen en hoe eSignature bij BDO Belgium in de praktijk wordt gebruikt.

Turn-around, gebruiksgemak en duurzaamheid

“In mijn dagelijks werk als legal consultant help en adviseer ik klanten onder andere tijdens de verschillende stappen binnen een contractproces”, vertelt Ruben. “Denk daarbij aan het onderhandelen over de inhoud van het contract en het opstellen ervan, tot due diligence en veel andere zaken die bij dit proces komen kijken.”

“Het is een nauwkeurig proces en om deze contracten ondertekend te krijgen, moeten we niet alleen de inhoud goed op orde hebben, maar ook de planning eromheen. De grootste uitdaging daarbij is om alle ondertekenaars op één tijdstip in dezelfde ruimte te krijgen – dat is tegenwoordig in de tijd van Covid-19 onbegonnen werk. Daarom is Docusign eSignature voor mij een sterke tool in mijn gereedschapskist waarmee ik mijn cliënten, ook op afstand, goed kan ondersteunen.”

“Het voordeel dat ik bij gebruik van eSignature direct merkte was het gebruiksgemak en de tijdsbesparing. Eén van de eerste keren dat ik eSignature gebruikte was bij een overeenkomst waarbij 35 partijen betrokken waren. Normaal gesproken zou het moeilijk zijn om al die partijen op hetzelfde moment in een vergaderruimte te krijgen, maar met eSignature kon ik eenvoudig via e-mail alle ondertekenaars een exemplaar van het document sturen, die zij op een tijdstip dat het hen uitkwam en op hun eigen locatie ondertekend hebben. Dit voorbeeld is exemplarisch voor hoe ik vandaag de dag mijn cliënten help bij het contractproces.”

Ruben vervolgt: “Binnen het Docusign-platform kan ik na het versturen van een document volgen waar mensen tijdens het ondertekenen problemen ondervinden of bezwaren hebben. Dan bel ik ze op om te vragen of ik ze binnen het contract verder kan helpen. Natuurlijk zijn persoonlijke ontmoetingen interessanter dan alles digitaal af te moeten handelen, maar moderne problemen vragen nu eenmaal om moderne oplossingen. En een moderne oplossing zoals eSignature helpt mij om ook in deze periode van thuiswerken mijn deadlines te halen en samen met mijn cliënten goede resultaten te boeken.”

Naast klanttevredenheid staat bij BDO ook duurzaamheid hoog in het vaandel. In het najaar van 2019 was BDO het eerste consultancykantoor in België dat het ‘CO2-neutraal’-certificaat ontving en om volledig klimaatneutraal te worden, heeft BDO Belgium een ambitieus klimaatplan uitgetekend. Daar past het besparen van papier vanzelfsprekend ook in. “Ik werk soms met contracten die door de appendices meer dan 200 pagina’s tellen”, merkt Ruben op. “Doordat we die contracten niet meer voor iedere partij ter ondertekening uit te hoeven drukken, bespaart dat veel papier. Zo hopen we ook als grote organisatie ons steentje bij te dragen aan een duurzame wereld.”

Succes in de praktijk

BDO Belgium gebruikt eSignature niet alleen in hun contact met klanten – ook intern heeft elektronisch ondertekenen voor successen gezorgd. Pascal Alderweireldt licht toe: “Jaarlijks moeten al onze medewerkers een verklaring ondertekenen. Dit document is 20 tot 30 pagina’s groot en vraagt op meerdere plekken een paraaf of handtekening. In het afgelopen jaar hebben we 1435 van dit soort documenten naar onze medewerkers gestuurd met het verzoek om dit binnen 21 dagen te ondertekenen. In het verleden nam dit proces gemiddeld twee maanden in beslag; van het moment van uitsturen tot het moment van het ontvangen en archiveren. Toen wij dit jaar deze verklaring met eSignature uitstuurden was tot onze verbazing 37% van de documenten binnen één dag ondertekend. Van die 37% kwam zelfs 12% al binnen één uur volledig ondertekend terug. Binnen twee weken had 73% van onze medewerkers de verklaring ondertekend teruggestuurd. Dit bespaarde ons veel tijd.”

Digitale transformatie bij BDO

Ruben Ruysbergh verwacht dat eSignature niet de laatste stap is in de digitale transformatie van BDO Belgium: “Als je kijkt hoe soepel het ondertekenproces met een digitale tool als eSignature verloopt, dan denk ik dat BDO ook in de toekomst meer tools zal implementeren om succesvol te blijven. Niet alleen wij, maar ook onze klanten profiteren daarvan – en in een wereld die steeds meer digitaal wordt, is dit ook hoognodig.” Het bedrijf zet een digitale transformatie dus niet alleen in om de eigen bedrijfsvoering te optimaliseren, maar ook om de service naar klanten te verbeteren. Daarmee doet BDO Belgium zeker eer aan haar motto Let’s grow… together.