DLL heeft een volledig digitale afhandeling van overeenkomsten met Docusign eSignature

DLL beheert een portefeuille met een waarde van ruim 35 miljard euro en is daarmee een van de grootste internationale dienstverleners voor de activafinanciering van apparatuur en technologie. Ze hebben klanttevredenheid en duurzaamheid hoog in het vaandel, wat ook blijkt uit hun investeringen in bedrijfsprocessen die voor een digitale transformatie zorgen.

Met die pijlers in gedachten ging Rob Geerings, Delegated Product Owner bij DLL, op zoek naar een manier om voor minder papierwerk te zorgen en de operationele efficiëntie te vergroten. En dat lukte in 2018 door met Docusign de afhandeling van overeenkomsten volledig te digitaliseren. 

Geen ouderwetse handmatige processen meer

Vóór de overstap op eSignature was het system of agreement van DLL omslachtig en kwam er veel papierwerk bij kijken. Zo moesten bijvoorbeeld leasecontracten worden afgedrukt en per post worden opgestuurd om ondertekend te worden. Zodra de klant het contract had teruggestuurd, ging het document langs verschillende belanghebbenden die de deal moesten bevestigen. Wanneer de deal dan uiteindelijk was beklonken, werd het contract gescand en opgeslagen in een digitaal system of records.

Dit proces was niet alleen nodeloos ingewikkeld, maar zorgde ook voor een lange doorlooptijd waardoor DLL het risico liep deals mis te lopen. Door de afhandeling van contracten te stroomlijnen, kon het bedrijf zijn dienstverlening verbeteren en sneller deals sluiten. Met elektronische handtekeningen kon DLL overeenkomsten volledig digitaal afhandelen. En hierdoor kon het bedrijf zijn contracten centraliseren en daarmee sneller commercieel succes boeken.

Hogere productiviteit met een mobiele werkomgeving

De vraag naar automatisering en een papierloze manier van werken stijgt en de digitale transformatie heeft dan ook een hoge prioriteit bij DLL. En nu we tegenwoordig steeds meer thuis en onderweg werken, neemt deze vraag alleen maar toe. Volgens Rob zorgde de implementatie van digitale IT-processen ervoor dat medewerkers zonder problemen konden thuiswerken en de bedrijfscontinuïteit niet werd verstoord toen het bedrijf vanwege de pandemie snel moest schakelen. Bovendien kunnen medewerkers vanuit huis werken zonder zich zorgen te hoeven maken over de onderliggende processen.

Waarom Docusign?

Volgens Rob was de keuze voor Docusign snel gemaakt: "Docusign is wereldleider op het gebied van elektronische handtekeningen en we dachten dat ze een goede partner zouden zijn." 

Voordat DLL ondernemingsbreed aan de slag ging met Docusign, werd Docusign eSignature al op kleine schaal gebruikt op verschillende afdelingen zoals HR en Inkoop. “Omdat verschillende afdelingen al gebruikmaakten van Docusign, was het gemakkelijker om andere belanghebbenden te overtuigen en konden commerciële bedrijfsprocessen snel aangepast worden aan de nieuwe werkwijze. Al met al is dit nieuwe systeem een succes”, aldus Rob.