ドキュサインで顧客情報の一元管理と契約業務の自動化を実現、さらに紙の削減による森林保護へ

昭和29年創業の株式会社高田屋は、秋田県湯沢市に本社を置く、エネルギーや電力、水、プラント、薬品、家電事業などを手掛ける総合企業。小売店舗での農薬や工業用医薬品販売、地球温暖化防止に向けたハイブリッド車向けLPガスキット機器の販売なども行なっています。

事業部ごとバラバラに管理されていた顧客情報を一元管理し、全社レベルで共有

様々な事業を展開する高田屋では、各部署毎に異なるシステムを使っていることによる情報の分断化が問題になっていました。同社代表取締役副社長 COO の高橋隆太氏は「契約書の紙とPDFの二重管理、中途半端な状態のシステム、各部門ごとで分断された顧客情報管理、退職等に伴う引き継ぎ、全社での情報共有など、本当に様々な問題に直面していました」と当時を振り返ります。 そこで同社はドキュサインの電子署名とSalesforceを導入し、問題解決に取り組むことにしました。具体的には、Docusign for Salesforceで2つのアプリケーションを連携し、顧客情報管理と契約プロセスを結びつけ、業務を自動化することです。

導入は2つのステップで行なわれました。最初のステップではSalesforceを導入し、各部門でバラバラに管理されていた情報を集約。また日々の顧客との会話や対応状況に関してSalesforceに詳細な履歴を残すことで、いま顧客との間で何が起こっているのか、を全社で共有できるようにしました。そして次のステップでドキュサインを導入。Salesforceから自動で契約書や請求書を顧客に送付したり、今まで紙とPDFの二重管理になっていた契約書の管理をドキュサインのクラウド上で一元管理できるようにしました。

ドキュサインを導入したもう 1 つの理由は環境へのコミットメント

2015年9月、ニューヨーク国連本部において「国連持続可能な開発サミット」が開催され、 " 我々の世界を変革する：持続可能な開発のための2030アジェンダ " が採択されました。

「このアジェンダの中で、人間、地球及び繁栄のための行動計画として、宣言および目標が掲げられました。これは17の目標と169のターゲットからなる "持続可能な開発目標（SDGs）" にまとめらています。高田屋は、環境問題に対して真摯に取り組んでおり、この13番目の目標『気候変動に具体的な対策を』をサポートすることに決めました。この実現のためには紙の使用を減らして森林を保護することが必須で、『ドキュサインの利用で紙や封筒を削減し、森林を守り、13番目のゴールを目指そう！』と社内で掲げています」と高橋氏は語ります。

環境保護のために、ドキュサインを導入し、ペーパーレス化に取り組んでいる企業は全世界で非常に多くあります。ある欧米企業は、ドキュサインの利用により6億枚の紙を削減しました。また、ドキュサインでも森林保護に取り組んでおり、例えば「Docusign for Forests」のイニシアチブのもと、森林保護に取組む企業・組織に対して積極的に投資を行なっています。ドキュサインの活動、そしてドキュサインのお客様の協力により、これまでに約200億枚相当の紙を節約しています。

ITに精通していない社員でも使いこなせ、出張中でも承認ができるソリューション

高田屋では現在、オーナー様への設備貸与や工事請負の契約、また一部の業務内容の守秘義務保持契約（NDA）、フリーペーパー発行時の広告掲載についての注意事項の同意などにドキュサインを活用しています。高橋氏は「ドキュサインは、Salesforceから直接契約書を発行することができ、この自動化は限られたリソースで業務を回す組織にとっては大きな利点です。現在、エネルギー事業のほかに、ウォーター事業や家電事業もドキュサイン＋Salesforceに移行中です」と話します。

「ドキュサインの良いところは、誰でも使える簡単さと、使い勝手が非常に良いところです。まず、弊社はSEなどのITに精通している社員が少ないので、シンプルで簡単であることは、ツールを選ぶ際の重要な条件でした。ドキュサインだと、テンプレートを作っておけば誰でも使うことができます。営業の契約など外部とのやりとりだけでなく、人事関連など社内でも利用しています。また、いつでも、どこでも、どんなデバイスでも署名捺印ができる点も評価しています。とにかく私は出張が多いので、今までは承認に時間がかかっていました。ドキュサインがあれば、いつでも、どこでもサインできるので、本当に便利ですよね」と高橋氏はドキュサインを使うメリットについて語ります。