e-文書法とは？対象書類や電子帳簿保存法との違いも解説

企業活動ではさまざまな種類の文書を扱います。なかには、法律によって一定期間の保存が義務付けられている文書もあります。このような文書のことを「法定保存文書」と呼びますが、紙の文書を保存するコストや事務的負担を軽減するために、2005年4月、「e-文書法」が施行されました。本記事では、e-文書法が制定された背景や、対象となる文書、電子保存するための要件、さらに混同しやすい「電子帳簿保存法」との違いについて解説します。

e-文書法とは

e-文書法とは、各種法令で書面（紙媒体）での保存が義務付けられている文書について、電磁的記録（電子データ）による保存を容認する法律のことで、2004年11月に制定、翌年4月に施行されました。電子文書法とも呼ばれています。e-文書法は通称で、正式には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」（以下、e-文書通則法）と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」（以下、e-文書整備法）の2つの法律を指します。

e-文書通則法は、企業や個人事業主などが文書を電磁的記録により保存できるよう共通事項を定めたものです。この法律により、民法や商法、労働基準法など各省庁が管轄している約250本の法律に基づく文書の保存について、それぞれの法律を改正することなく電子保存できるようになりました。一方、e-文書整備法は、e-文書通則法ではカバーしきれない約70本の個別法を一部改正することにより要件を満たすようにした法律です。

e-文書法で規定するのは、実は保存だけではありません。この法律には「電磁的記録による作成」「電磁的記録による保存」「電磁的記録による縦覧（自由に見ること）」「電磁的記録による交付」についても記載されています。

なお、電磁的記録とは、「電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの」と刑法第七条の二で定義されています。人の知覚では認識できない方式とは、電子式、磁気式、光学式などのことで、CD-ROMやUSBメモリ、HDDといった媒体への記録を意味します。具体的には、電子計算機で処理可能なデジタルデータを指すものとされています。

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e-文書法制定の背景

e-文書法が制定された背景には、何より民間事業者などにおける書面の保存にかかる負担を軽減しようという意図があります。従来の紙による文書保存は、企業活動や業務効率化を大きく阻害していましたが、具体的にどのような問題があったのでしょうか。以下3つのポイントから解説していきます。

1つ目は、保存スペースの問題です。紙の文書はどうしても保存する場所を確保しなければなりません。法定保存文書にはそれぞれ定められた保存期間があります。健康保険・厚生年金保険に関する文書のように2年と比較的短いものがある一方、7年、10年、30年と長いものもあります。中には株主名簿などのように法令等で保存期間が定められているわけではないものの、永久保存が望まれるものもあります。それだけの長期間保存しなければならないとすると、オフィス内に保管場所が確保できず、別途倉庫を用意しなければならないケースも出てきます。企業にとって、この保管コストは大きな負担になります。

2つ目は、ファイリングという作業負荷の問題です。過去の文書だから段ボールに入れて積み上げておけばよい、というわけではありません。保管するからには、後から検索する際に備えて分類・整理しておく必要があります。業務の優先順位からいえばそれほど重要とはいえない作業に人手を要するのは、企業にとって悩ましいことです。

3つ目は、文書検索の問題です。上記のように整理して保管していても、紙の文書ではいざ探そうとすると、時間がかかります。文書へアクセスするのに物理的な移動が必要で、目的のファイルにたどりついても1ページずつ繰っていかなければなりません。文書検索にかかる時間はあらかじめ見積もることができず、担当者にとってはストレスの種になりがちです。

e-文書法の対象書類・文書

e-文書法は約250本におよぶ法律が関係しており、対象となる文書は多岐にわたります。以下、その一部を紹介します。

• 国税関係帳簿：仕訳帳、総勘定元帳、帳簿など

• 決算関係書類：賃借対照表、損益計算書、棚卸表など

• 取引関係書類：契約書、納品書、請求書、領収書など

• 会社関係書類：株主総会・取締役会議事録、定款など

e-文書法では、ほぼすべての法定保存文書の電磁的記録による保存が認められていますが、対象外の文書もあります。緊急時にすぐ解読できる必要性が高いもの、きわめて現物性が高いもの、条約による制限があるものがそれにあたり、具体的には、機械や乗り物の手引書、免許証、許可証などがあります。

なお、対象書類の一覧は、内閣官房が公開している『e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定』から確認可能です。

e-文書法における文書保存要件

e-文書法の制定によって、文書を最初から電磁的記録として保存することができれば、紙をスキャンして電子化したデータを原本とし、紙の文書は破棄できるようになりました。ただし、一定の保存要件を満たせば、という但し書きがあります。その保存要件が以下の4点です。

1. 見読性：必要に応じ、即座に情報を表示または書面作成できること

2. 完全性：滅失、毀損、改変、消去、改ざん等の確認及び抑止措置を備えていること

3. 機密性：不正アクセスや情報漏えい等の抑止措置を備えていること

4. 検索性：必要な情報を検索できるよう体系化されていること

これらの適用ガイドラインの詳細は、管轄する省庁、また文書の類別によって異なりますが、概略でいえば、すべての省庁において省令により要件として規定されているのは①のみです。②～④については、一部の文書を対象に要件として規定されていたり、努力基準として規定されています。そもそも要件として規定されていない場合もあります。これは、e-文書法の対象文書をできるだけ拡大することで、企業における文書の電子化を促進する狙いがあると考えられます。

e-文書法と電子帳簿保存法との違い

文書の保存に関する法律には、「電子帳簿保存法」（以下、電帳法）もあります。混同しやすい2つの法律ですが、e-文書法と電帳法にはどのような違いがあるのでしょうか。

最大の違いは、対象となる文書の範囲が異なることです。e-文書法は各種法令で民間事業者に対して保存を義務付けている法定保存文書を対象としており、一方、電子帳簿保存法は財務省・国税庁が管轄している法律に関する文書（国税関連帳簿書類）が対象となります。具体的には、仕訳帳や総勘定元帳といった帳簿類、貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類、契約書、見積書、請求書を含む取引関係書類がそれにあたります。また、保存要件も異なります。

なお、電帳法はこれまで、電子的に文書を保存する場合には、事前に管轄の税務署長より承認を受ける必要があり、事前承認の要否といった違いもありました。しかし、2021年施行の改正法により、2022年4月1日以後に保存するものに関しては、電子帳簿保存についても、スキャナー保存についても、税務署長の事前承認は不要となっています。

そのほかにも、改正電帳法では保存要件の緩和や罰則規定の強化など大きな変更ポイントがあります。『改正電子帳簿保存法への対応と文書管理のポイント』で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

e-文書法が企業にもたらした恩恵

e-文書法の制定によって、文書の保存場所や管理する手間、文書検索にかかる時間といった積年の課題から解放されることになりました。また、紛失や改ざん、情報漏えいといったセキュリティリスクの解消にもつながっています。企業によっては、紙代や印刷代、保管コスト、人件費を合わせて年間億単位のコスト削減が実現できたという例もあります。さらに、文書を電子化することで、場所を問わず閲覧や共有、送付が可能になり、テレワーク環境でも滞りなく業務を遂行できるといったメリットもあります。

企業に恩恵をもたらすe-文書法を正しく理解し、デジタルトランスフォーメーション（DX）にも寄与するようなスマートな文書管理を進めていきたいものです。

参考：e-GOV 法令検索 平成十六年法律第百四十九号 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律 | 書籍「令和3年度税制改正対応 効率とコンプライアンスを高める e-文書法 電子化早わかり」（公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会 法務委員会編）

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