ドキュサインの「エンベロープ」とは？特長や仕組み、よくある質問を紹介！

署名・捺印をしてもらうために電子文書を送信する際、重要なのは「正しく送信されているか」ということです。文書をPDF形式で保存して電子メールに添付する従来の方法は、さまざまなリスク要因をもたらします。例えば、添付ファイル漏れや宛先間違いなどです。一方、ドキュサインの電子署名の場合、署名が必要な文書を「エンベロープ」と呼ばれるセキュリティが確保された“入れもの”（コンテナー）に同封します。

本記事では、ドキュサインの「エンベロープ」の特長や仕組みのほか、なぜ契約書などの重要な文書を正しく安全に送信できるのかを紹介します。

ドキュサインの「エンベロープ」とは？

ドキュサインの電子署名（製品名：Docusign eSignature）では、署名・捺印が必要な文書を「エンベロープ」に入れて送信します。エンベロープ（envelope）とは「封筒」という意味なので、ドキュサインのエンベロープは「電子封筒」と考えていただくとわかりやすいでしょう。書類を郵送するのと似ていますが、ドキュサインの場合は（受信者の）電子メールの受信箱に届きます。エンベロープには、送信する文書のデータ、受信者の情報、署名・捺印や必要事項を入力するためのフィールドなどが含まれています。

「エンベロープ」の仕組み

物理的な封筒と同じように、ドキュサインのエンベロープも、文書を入れて、中身を人の目に触れないよう安全に保つことを目的にしています。特に契約書などの文書には企業や顧客の情報が含まれているため、機密性は非常に重要です。その点、ドキュサインの電子署名は業界をリードするセキュリティ機能を備えているため、安心してご利用いただけます。

• 暗号化： ドキュサインのエンベロープはすべて暗号化されているので、署名者に送信する際の安全性が確保されます。

• 認証： 署名者は、エンベロープを開封（文書を確認）する前に本人確認を行う必要があります。

• 監査証跡： 署名プロセスの開始から完了までのアクティビティ、イベント、アクションが自動で記録されるので、誰がいつ文書に署名したのかを客観的に証明することができます。

• 完了証明書： 署名プロセスが完了すると、監査証跡のデータが記録された完了証明書が生成されます。完了証明書にはいつでも簡単にアクセスできます。

• 改ざん防止シール： 改ざん防止シールにより、完了済み文書の変更や改ざんを防止します。

• 安全な保管： エンベロープは、安全性の高いドキュサインのクラウドストレージに保管されます。このストレージは、24時間体制のオンラインおよび物理的なセキュリティシステムを備えています。 

「エンベロープ」の管理方法

エンベロープの管理は、管理ページで行います。ユーザーは管理ページで次のようなことができます。

• エンベロープの詳細を確認

• エンベロープを「ステータス」「送信日」「送信者」で並べ替え、フィルタリング

• エンベロープの修正

• エンベロープの無効化または削除 

• エンベロープのコピーを作成

• エンベロープをテンプレートとして保存

• 完了したエンベロープを転送 

• エンベロープへのアクセスを共有

「エンベロープ」に関するよくある質問

Q. エンベロープに複数の文書を追加できますか？

A. はい。1つのエンベロープに複数の文書を追加することができます。エンベロープに追加できる文書の数は、最大 「130」です。また、1文書あたり25MBまでのファイルをアップロードできます。詳しくはサポートページをご覧ください。

Q. どのようなファイル形式をサポートしていますか？

A. Docusign eSignatureはさまざまなファイル形式をサポートしており、PDFやWord といった一般的な文書以外にも、画像、プレゼンテーション、スプレッドシートをエンベロープに追加することができます。サポートしているファイル形式の一覧はこちらをご覧ください。

Q. 同じエンベロープを複数人に送信できますか？

A. はい。エンベロープを送信する際、複数の受信者を追加できます。ワークフロー機能で署名順を設定したり、受信者ごとに役割（署名が必要、文書のコピーを受信など）を設定することも可能です。

Q. 送信可能なエンベロープ数に上限はありますか？

A. 送信できるエンベロープの数はプランによって異なります。例えば、Personalプランでは5エンベロープ/月、StandardおよびBusiness Proの年間プランでは1シートあたり100エンベロープ/年、月額プランの場合は1ユーザーあたり10エンベロープ/月が上限となっています。また、カスタムプランの場合、送信可能なエンベロープ数は別途設定されます。詳しくは弊社営業担当までお問い合わせください。

Q. 上限を超えるエンベロープが必要な場合はどうすれば良いですか？

A. Personalプランの場合は、StandardまたはBusiness Proへのアップグレードが必要になります。StandardまたはBusiness Proプランをオンラインでお申し込みの場合は、Docusign eSignatureアカウントにログインした後、設定タブの [プランと請求] から追加のシートを購入できます。シートを追加購入することで、アカウント全体で使用できるエンベロープの数が増加します。オンライン以外でお申し込みのお客様は、弊社営業担当までお問い合わせください。

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※本記事は「What is a Docusign Envelope?」の抄訳となり、一部日本向けに加筆修正しています。