業務効率化に効く！ドキュサインの電子署名ならではの便利機能を紹介

テクノロジーによって「いつでも、どこでも、何でも」が当たり前になる中、私たちは日々新しい課題に直面しています。例えば、「働き方」に関してです。オフィスワークを続けるにしても、完全リモートワークに移行する場合でも、ハイブリッドワークを取り入れるとしても、新しい働き方においてどのように生産性を高めていくべきか議論になることがしばしばあります。

しかし、生産性という観点では、「どこで」働くかはあまり重要ではありません。肝心なことは、「どこにいても」高い生産性を保つことができる最適なツールを使用することです。

例えば、採用や入社、販売契約、口座開設の手続きでは、多くの場合、署名や押印を必要とします。これらの手続きが紙ベースで行われていた場合、「どこにいても」書類を送付したり、署名・押印することは難しいでしょう。しかし、電子署名を利用すれば、これらのプロセスをデジタル化し、「いつでも、どこでも」を可能にします。また、業務の効率化や迅速化、さらには柔軟な働き方の実現も期待できます。

今回は、合意・契約プロセスの各ステージ（文書の準備、署名・押印、実行、管理）において、どのようにドキュサインの電子署名を活用できるのか、業務効率化に役立つ便利機能とともに紹介します。

文書の準備を効率化

契約・合意文書は、法務部だけでなく、営業、調達、人事など様々な部門で取り扱われています。最近では多くの文書がデジタル化されていますが、電子署名を使えば、文書そのものだけでなく、文書の準備に必要な工程やワークフローもデジタル化し、効率化することができます。

テンプレート

契約書や同意書、発注書など頻繁に利用している文書はありませんか？例えば、入社手続きに必要な書類やNDA（秘密保持契約）などです。毎回、文書をアップロードし、各種項目を設定していては、手間と時間ばかりがかかってしまいます。しかし、テンプレート機能を使えば、定型的に使う文書のひな形、署名の順番や受信者の役割、メールの件名・本文、フィールドなどの設定内容を保存することができ、一度作成するだけで何度も再利用できます。これにより、エンベロープの作成を省力化することができ、合意・契約プロセスがより効率的なものになります。

文書の表示条件

例えば、複数の文書が含まれるエンベロープを2人の受信者に送る際、その内の1人には見せたくない文書が含まれていたとします。この場合、従来の方法では、それぞれ別々にエンベロープを送信する必要がありました。しかし、これでは作業工数が増え、時間もかかってしまいます。そんな時に使用したいのが「文書の表示条件」です。この機能を使えば、1つのエンベロープに複数の文書を追加した場合でも、それぞれの受信者がアクセスできるレベルを個別に設定できます。つまり、受信者ごとに複数のエンベロープを作成・送信する必要はありません。詳細はサポートページをご覧ください。

送信スケジュールの設定

海外の取引先の就業時間にあわせて契約書を送信したい、イベントの受付開始後に参加申込書を送信したい、といった場合に活用したいのが「送信スケジュールの設定」です。日時を指定するだけで、指定した日時に自動でエンベロープが送信されます。

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署名・押印プロセスを迅速化

迅速に合意・契約を締結することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。契約先（署名・押印する側）はすぐにサービスの利用を開始でき、契約元（署名・押印を依頼する側）は何度もフォローアップする必要がなくなり、収益化までの期間を短縮することができます。ドキュサインの電子署名は、このような署名・押印プロセスが遅れる原因となるボトルネックを取り除くための機能を備えています。

条件付きルーティング 

多くの承認フローや合意・契約プロセスでは、署名者/承認者が複数おり、複雑かつ反復的で、時間がかかってしまうことがよくあります。条件付きルーティングを使えば、ルールを設定し、フィールドの値に基づいてエンベロープを適切な署名者/承認者にルーティングすることで、複雑なケースでもワークフローを自動化することができます。フィールドの値は、金額、数値、テキスト、ドロップダウン、ラジオボタン、数式が利用できます。

例えば、ある会社では「すべての発注書に対して課長の承認が必要、但し、500万円を超える場合は部長の承認が必要である」という規定があります。この場合、「金額が500万円未満の場合の承認者を課長、金額が500万円以上の場合の承認者を部長」と設定することで、マニュアルで発注書を仕分ける必要がなくなり、どの発注書に誰の承認が必要かをシステムが自動で判断し、適切な承認者にエンベロープが送信されます。その他の使用例は、サポートページで紹介しています。

署名グループ 

特に担当者（個人）は決まっておらず、特定の部署やグループの誰かから署名・押印、承認をもらう必要がある場合はどうすればよいでしょうか。そんな時には、複数のメンバーを事前定義した「署名グループ」を設定しましょう。署名グループにエンベロープを送信すれば、そのグループに属するメンバーは誰でもエンベロープにアクセスし、署名・押印することができます。

署名・押印後の手続きを自動化

契約アクション

署名・押印が完了した後、多くの場合、文書のアーカイブやレポートの作成が必要になりますが、通常はマニュアルで行われています。

しかし、「契約アクション」を使えば、これらのプロセスを自動化することができます（ノーコードで簡単に利用できます！）。例えば、完了文書を任意のクラウドストレージに自動でアーカイブしたり、文書のデータを Google スプレッドシートや Microsoft Excel Online にエクスポートすることができるので、レポートや帳簿の作成が容易になります。さらに、最初の文書（に関する全ての手続き）が完了すると、自動的に次の文書に関するアクションが開始されるようワークフローを設定することも可能です。

エンベロープの送信と管理

共有アクセス

ドキュサインは、新たに「共有アクセス」機能の追加を予定（2022年8月頃）しており、特定のユーザーに対して、代理でエンベロープの送信や管理を行う権限を付与できるようになります。権限を与えられたユーザーは、新しいエンベロープを送信したり、既存エンベロープの無効化やコピーなどを行うことができ、担当者が不在の場合でも中断することなく合意・契約プロセスを進めることができます。

※本記事は「Streamline Signature Workflows in a Hybrid Work Environment」の抄訳で、日本向けに一部加筆修正しています。