CLM（契約ライフサイクル管理）でメリットを得られる契約とは？

契約書の取り扱いが多い業種や職種では、契約ライフサイクルにおける「スピード」と「正確性」が極めて重要です。しかし、契約書の作成から署名・捺印、そして契約締結までの道のりは、時に複雑で、時間がかかることもあります。契約の各ステップが手作業で行われている場合、混乱が生じやすく、非効率的な草案作成や交渉プロセス、ヒューマンエラーなどによってミスが発生し、結果的に大きなツケを払うことになります。

一方、契約ライフサイクル管理（CLM）ソリューションで契約書を管理すれば、すべての契約書を一ヵ所で保管し、契約書の作成も署名捺印も、ほぼすべてのプロセスを自動化し、必要な契約書に瞬時にアクセスできます。また、保存されたすべての契約書全体を分析し、これまで気付かなかったリスクやビジネスの機会を発見することも可能です。

本記事では、契約ライフサイクル管理（CLM）の基礎知識を解説するとともに、CLM によって大きな恩恵を受ける契約の種類や契約プロセスがどのように改善されるかを紹介します。

契約ライフサイクル管理（CLM）とは？

契約ライフサイクル管理 （CLM）とは、契約書の準備から、署名・捺印、保管、実行までのフローを一気通貫で管理すること、またはそのソリューションを意味します。「契約ライフサイクルマネジメント」と呼ばれることもあります。

契約ライフサイクルは、主に次の5つのステップで構成されます。

1. 作成：まずは「文書を作成」するところから始まります。契約書をゼロから作る場合もありますが、テンプレートを基に作成するのが一般的です。

2. 交渉：すべての関係者が契約書の内容を確認したら、条件や条項（の修正）に関する交渉を行います。

3. 署名・捺印：交渉が終わり、条件が承認されたら、すべての当事者が契約書に署名・捺印します。大きな契約の場合、各当事者（契約元、契約先）サイドの複数人が署名・捺印することもあります。

4. 保管：締結済みの契約書は、安全かつアクセスしやすい場所に保管します。

5. 検索、分析、更新：契約が有効である期間は、法令・規制の遵守、分析、新しい情報/条件での更新といったさまざまな理由で、契約書へのアクセスが必要になることがあります。

CLMでメリットが得られる契約の種類とは

どのような種類の契約でも、CLM から何らかのメリットを得ることができます。しかし、デジタル化された契約プロセスの「スピード」と CLM の「正確性」によって、特に大きなメリットを得られる契約もあります。具体的には、複雑で、リスクが高く、手作業ではミスが起こりやすい契約です。その一例として、以下、3つの契約を紹介します。

販売契約

販売プロセスのスピードは、（契約の）承認プロセスのスピードに左右されると言っても過言ではありません。もし販売契約書をゼロから作成し、交渉した条件をマニュアルでレビューし、それぞれの関係者にメールで承認依頼を送っていたら、時間と手間ばかりがかかってしまいます。

CLM は、提案、見積り、契約書の作成、承認ワークフローを自動化し、ボトルネックになりがちなプロセスを処理してくれるので、営業担当者は有利な契約へ向けた戦略的な交渉や、より良い顧客サービスを提供するために、多くの時間を使えるようになります。

調達・サプライヤー契約

調達プロセスは、ビジネスの円滑化、利益の最適化、リスク緩和などに作用し、企業にとって重要な位置を占めています。しかし、非効率なプロセスはビジネスに悪影響を及ぼします。例えば、必要な資材が期限内に入手できなかったり、事業部門ごとに契約書を保管している場合、複数の事業部門が同じサプライヤーから重複して購入しているケースもあります。CLM は承認ワークフローを自動化し、納入業者との契約をひとつにまとめて大量購入割引を利用する機会を提示してくてます。これにより、余計な支出を減らすことができるでしょう。さらに、納入業者がサプライチェーンの混乱に見舞われた場合、CLM は迅速かつ正確な契約の再交渉を可能にします。

小売り・サービス契約

事業を支える顧客基盤の規模が大きく、各顧客と長期契約を結んでいる場合、それぞれの契約書に即座にアクセスできることが重要です。（何年も前に締結されたものであっても）現時点で有効な契約書にすばやくアクセスしなければならないとしたら、紙の契約書をファイリングして書類棚や倉庫に保管しておく方法は、選択肢には入らないでしょう。CLM は、高度な検索と読み出しを可能にする「検索エンジン」と言えます。CLM の採用によって、小売業者は顧客により良い契約体験を提供し、契約の透明性を高めることができます。

デジタル化によって契約プロセスはどう効率化されるのか

最新の契約ライフサイクル管理（CLM）ソリューションを採用することで、以下に述べる4つの主要な方法で契約プロセス全体が効率化されます。

自動化

CLM により、契約ライフサイクルのステップの大部分を自動化することができます。例えば、事前に承認された条項やテンプレートに基づいて契約書を作成できるため、営業部門や法務部門の時間を節約できます。また、CLM を CRM（顧客関係管理）やその他のシステムと連携すれば、顧客情報が自動入力され、手動でのデータ入力は不要になり、ヒューマンエラーなどのリスクを回避できます。

コラボレーション

CLM は、すべての契約書を一元的に保管します。高度な CLM ソリューションにはコラボレーション機能が組み込まれており、契約プロセスに関わるすべての人が、文書のコピーを重複して作成することなく、編集やコメント、タスクの割り当て、変更履歴の追跡、バージョンの比較などを行えます。CLM があれば、書類の山から最新バージョンの契約書を探す必要はもうありません。

電子署名

電子署名は世界中で利用されており、いまや標準的な「署名・捺印」の方法となりつつあります。主要な CLM ソリューションは、電子署名を使用して署名プロセスを効率化します。同じ内容の複数の契約書に手書きで署名・捺印し、他の署名者にファックスまたは郵送する代わりに、それぞれの署名者は必要な箇所に電子署名を行うだけです。

契約の分析

法務部門がどんなに優秀だったとしても、1日で分析できる契約書の数には限りがあります。最先端の CLM ソリューションなら、AI が契約書を検索して情報を抽出し、パターンを見つけ出して、契約書全体から幅広い洞察を導き出してくれます。よく訓練された高機能な契約分析モデルは、過去のデータに基づいて将来へ向けた推奨事項を提示することも可能です。また、予期せぬ事態が発生した場合、契約条件を精査して関連情報を見つけ、トリアージして優先順位をつけ、当面の意思決定を行う材料として提供することもできます。

最新のCLMソリューションについては、Docusign CLM の製品ページまたはブログをご覧ください。

※本記事は「Types of Contracts That Benefit from Contract Lifecycle Management」の抄訳で、日本向けに一部加筆修正しています。