こんな使い方も！「電子署名」と「紙」のハイブリッドな契約締結方法とは

ここ数年で、日本でも電子契約は普及していますが、そのなかで、取引先から電子契約の利用を断られてしまったという話を聞くこともあります。実際、ドキュサインが実施した調査では、電子契約サービス利用時の課題として、約12%の方が「契約先から電子契約に対して理解が得られない/受け入れられない」と回答しています。

せっかく電子契約を導入しても、相手方がNGだった場合はどうすればよいのでしょうか。今回は、そんな問題を解決してくれる**「電子署名」と「紙」を使ったハイブリッドな契約締結の方法**を紹介します。

文書を印刷して署名

ドキュサインの電子署名には「文書を印刷して署名」できる機能があり、受信者は文書を印刷して手書きで署名することができます。ペンで署名や必要事項を記入し、押印をしたら、（スキャンした文書を）アップロード、またはFAXで返送するだけです。

• アップロードする場合：[印刷して署名する] の画面で [アップロード] を選択します。文書をダウンロードして印刷し、手書きで署名、押印、必要事項の記入を行います。その後、文書をスキャンしてアップロードしたら完了です。

• FAXで返送する場合：[印刷して署名する] の画面で [FAX] を選択します。[ダウンロード] をクリックして、FAX送付状と文書をダウンロードして印刷します。ペンで署名したり必要事項を記入したら、FAX送付状に記載されているガイダンスに従ってFAX送付状と文書を指定のFAX番号に返送します。Docusign のシステムがFAXを受領すると、すべての手続きが完了します。

この方法なら、自社は「電子署名」、相手方は「紙」を使って契約を締結することができます。

なお、本機能を利用するには送信者が「印刷して署名する」を有効化している必要があります。詳しくはサポートページをご覧ください。

文書をFAXで送信

上記の方法では電子メールで文書を送りますが、FAXで文書を送信することも可能です（送信者側はFAX機は不要！）。

FAXで送信した文書には送付状が追加されるので、受信者は送付状に必要事項を記入し、当該文書に署名を行います。その後、送付状に記載されているFAX番号に返送して完了です。これらの履歴は、監査証跡として完了証明書に記録されます。

なお、「文書を印刷して署名」、「文書をFAXで送信」いずれの場合も、クラウド側に保管されたデータが原本として取り扱われます。電子契約における原本性については、『電子契約と原本の話』で解説しています。

まとめ

紙の契約から電子契約に切り替えようと思っても、取引先のなかには「電子契約って何？」「不安だからこれまでと同じように紙で締結したい」という方もいらっしゃるかもしれません。また、電子契約についてあまり理解しておらず、二つ返事でOKしたものの、後になって従来の方法（すべて紙）で契約したいと言われる可能性もゼロではありません。そのような事態を防ぐために、あらかじめ「電子署名の仕組み」や「原本性」などについて説明された資料等を共有しておくのが良いでしょう。

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今回ご紹介した2つの方法は、郵送やマニュアル保管といった手間を最小限に抑えるなど、電子契約の利便性を維持しつつ、電子契約に抵抗がある方のハードルを下げることができます。相手方が電子契約を受け入れてくれるか不安という方は、ぜひ「電子署名」と「紙」のハイブリッドな方法を検討してみてはいかがでしょうか。

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*本記事で紹介している機能には、いくつかの制限事項があります。詳しくはサポートページをご覧いただくか、弊社営業担当までお問い合わせください。