マイクロソフトとドキュサインを連携するメリットとは？特長や活用法も解説！

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Microsoft SharePointやWord、Dynamics 365、Power Automateをはじめとしたマイクロソフトのアプリケーションは、Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）やDocusign CLMなどの製品と連携可能です。

文書の作成
コラボレーション
署名・捺印
保存と管理

Microsoft Word や SharePoint といったマイクロソフトのアプリケーションは、ビジネスシーンで最も利用されているアプリケーションのひとつです。しかし、契約業務においては、マイクロソフト以外にも複数の異なるシステムが使用されていることも少なくありません。そこで活用したいのが、マイクロソフトとドキュサインの連携ソリューションです。ドキュサインの製品はマイクロソフトと包括的に統合しており、文書の作成や企業内コラボレーション、署名・押印、文書管理など、契約ライフサイクルのあらゆる場面に対応し、ユーザーはマイクロソフトのプラットフォームから離れることなく契約業務を行えます。

2022年6月、ドキュサインはマイクロソフトとのグローバルな戦略的パートナーシップを拡大することを発表し、新しい統合や機能を提供するほか、シームレスなコラボレーションおよび合意形成の加速を支援しています。Microsoft SharePoint、Word、Dynamics 365、Power Automate などのアプリケーションはすべてドキュサインの製品と連携可能で、合意・契約プロセスの各ステップをシームレスにつなぎ、契約ライフサイクルを加速させることができます。

本記事では、ドキュサインとマイクロソフトの連携ソリューションの特長やメリットを紹介します。

文書の作成

ドキュサインが行った調査では、回答者の 68% が契約書の作成に Microsoft Word を使用していることがわかりました。Docusign eSignature for Microsoft を使えば、署名を取得するための文書を Word 上で簡単に作成し、送信することができます。

営業部門における合意・契約プロセスは複雑になりがちで、最初の秘密保持契約（NDA）の締結から見積もり、最終的な契約成立まで、署名や押印が必要なフォームや文書のやり取りが何度も行われます。このプロセスを手作業で行うと、ヒューマンエラーが生じやすく、顧客情報や製品名、金額等をその都度フォームに入力するだけでも多くの時間がかかります。

Docusign eSignature for Dynamics 365 を使えば、商談から取引成立までの期間を短縮できるだけでなく、管理者は契約の進行状況をより明確に把握できるようになります。また、Dynamics のデータを自動で文書に反映させることができるので、ミスなく効率的に文書を作成できます。署名・押印が完了すると、文書は Dynamics に自動保存され、他の文書とともに一元管理されます。

コラボレーション

ドキュサインの最近の調査では、契約ライフサイクルのステップの中で最も時間がかかるのは「コラボレーション」と「交渉」であることが示されています。交渉に手間がかかる根本的な原因のひとつは、契約書を共有し、レビューを行うための効率的な方法が確立されていないことにあります。現在、1億1 ,500万人以上のユーザーが日々 Microsoft Teams を利用しており、契約交渉で Teams を利用することは理にかなっているでしょう。

Docusign eSignature for Teams を使えば、署名や押印が必要な文書を受信すると Microsoft Teams 内でリアルタイムに通知を受け取ることができます。また、Teams から入社関連の書類や販売契約書などの文書を直接送信することも可能です。自身の署名が必要な時や取引先が署名を完了した際に通知を受け取ることができ、さらにリマインダーが自動送信されるので、迅速に手続きを完了することができます。

また、ドキュサインの電子署名と Microsoft Teams 承認アプリの連携ソリューションにより、社内の承認プロセスを維持したまま承認アプリ内に電子署名ワークフローを追加し、Teams から直接、承認を作成、管理、共有することができます。承認アプリ内で電子署名による承認を作成したり、リアルタイムで承認の進行状況を把握できるので、承認依頼はこれまで以上に効率化されるでしょう。

Docusign CLM for Microsoft Word は、Word 内の法的な条項ライブラリおよび AI（人工知能）を活用したリスクスコアカードへのアクセスを可能にします。条項ライブラリでは、事前に承認された条項が一元的に管理されており、法律の専門家ではないユーザーが契約書の作成や交渉をする際にこれを参照することで、法務部とのやり取りにかかる時間と手間を軽減できます。

交渉を必要としない簡単なフォームや文書の場合は、Docusign eSignature for Microsoft Outlook を使用して、関係者全員に適切な順番で文書を安全に送ることができます。Outlook では、テンプレート機能を使ってフィールドを事前に入力したり、Outlook の連絡先から受信者をあらかじめ設定することができます。使い方はシンプルで、署名が必要な箇所にフィールドを配置し、送信ボタンを押すだけです。

署名・捺印

どのマイクロソフトのアプリケーションを利用しているかに関わらず、ドキュサインの電子署名を利用することができます。単に「署名・押印」するだけでなく、下記のようなさまざまなメリットを享受できます。

重要なビジネス文書、および機密情報や関連データを保護
直感的かつシンプルな操作性で顧客体験を向上
設定可能で自動化されたワークフローで業務効率化を実現
連携ソリューションで従業員の生産性を向上
（ペーパーレス化で）環境保全に貢献

ドキュサインの電子署名は、監査証跡と取引証明となる電子記録（完了証明書）を提供しています。また、世界中の厳格なセキュリティ基準を満たし、強力なデータ暗号化技術を使用しているので、安心してお使いいただけます。

おすすめ記事：Microsoft Word文書に電子署名する方法

保存と管理

契約が締結されたら、それで終わりではありません。関係者への連絡、記録システムへのデータ入力、文書の保管など、やるべきことは多く残っています。Docusign eSignature for Power Automate を使用すれば、文書の作成、タグ付け、送信、署名・捺印などのアクションはボタンひとつで行うことでき、シームレスな契約ワークフローを促進します。署名の後に続く文書の保管やシステム間のデータ転送といった下流作業（ワークフロー）は、文書のメタデータを読み取ることで自動的に開始されるので、それまでマニュアルで行っていた作業のほとんどが不要になります。ファイルの同期、通知の送受信、データの収集、その他のプロセスが自動で行われ、時間の節約やエラーの回避、期限の遵守につながります。

また、締結済み文書の保管、検索、監査は非常に手間がかかり、多くの場合、高度なスキルを持つ弁護士の手を借りることになります。コストがかかるだけでなく、手作業のためミスも発生しやすくなります。「契約書はどこに保管されているのか？」「文書に条項Xは含まれているか？」「履行はいつからか？」「コンプライアンスは遵守されているか？」など、確認すべき事項も数多くあります。

Docusign eSignature for Microsoft SharePoint を使えば、SharePoint Online のドキュメントライブラリから直接、文書の送信、署名の取得、文書の追跡ができます。ドキュサインの電子署名と SharePoint の連携には、以下のようなメリットがあります。

締結済み文書を SharePoint のドキュメントライブラリで管理すると、クラウド上で一元化され、アクセスや検索性が向上します。
Dynamics 365 で契約が締結されると、その案件は契約情報とともに自動的に更新され、締結済みの契約書は安全に保管されます。手作業で行っていた顧客管理が自動化され、さらに複数のアプリを切り替える必要もなくなるので、業務効率が格段に向上します。
送信プロセスを Dynamics 365 で開始しつつ、中心的な文書リポジトリとして SharePoint を維持したい場合は、自社で利用している SharePoint サイトを Dynamics 365 と連携させることができます。そうすることで、署名を取得するために送信された文書がどこで作成されたものであっても、署名完了後は自動で SharePoint に保存されます。
SharePoint リストとドキュサインの電子署名を接続することで、SharePoint リストのデータを文書のフィールドに事前に入力したり、署名済み文書から SharePoint リストにデータを書き戻したりできます。

一元化されたリポジトリとシームレスに連携することで、企業が求めるレベルでの契約分析が容易になります。また、価格、規制、サードパーティー要件、ベンチマーク、その他の変更がある場合でも、容易に契約内容を確認することができます。

ドキュサインとマイクロソフトの連携ソリューションを使用すれば、使い慣れたマイクロソフトのアプリケーションで契約ライフサイクル全体を管理し、生産性を高め、人為エラーを減らし、契約プロセスを加速させることができます。製品に関する詳細は、弊社営業担当までお電話（03-4588-5476）またはメールにてお問い合わせください。