【ドキュサインの管理方法】Docusign PowerForms × Microsoft Power Automate

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ドキュサインと聞くと、電子契約や電子署名を連想することが多いと思いますが、利用方法はそれだけに止まりません。例えば、国税にかかわる文書を電子化した際に必要な電子帳簿保存法対応向けに利用したり、申込書をドキュサインで置き換えエンドユーザーが入力したデータを社内システムへ連携する等の活用方法があります。

ドキュサインと聞くと、電子署名、電子サイン、電子契約を連想することが多いと思いますが、ドキュサインの利用方法はそれだけではありません。

今回の記事では、今までの視点とは異なった形の使い方を、ドキュサイン社内で展開している実例をベースで紹介します。

対象業務は、営業担当が技術リソースのサポートを要求するプロセスです。

ドキュサイン利用前は、特に確立されたフォームもなく、営業各人が俗人的に電子メールベースでリクエストを送信していただけで、以下のような統計情報を算出しづらいといった課題がありました。

誰が何件要求をあげてきているのか
要求から営業案件のクローズまで、どの程度の時間を要しているか
営業部門や担当の間でサポート要求レベル等の違いがあるのか
技術担当が、どのくらいの案件をサポートしているのか

この状況を改善するため、専用の Web フォームを構築して営業担当が入力したデータをデータベーススキーマに書き込むことを当初考えていましたが、技術部門のメンバーにこの構想を相談したところ、ドキュサインの機能の一つである PowerFormsを使ってみてはどうかと助言をもらいました。

そこで、再度 PowerForms 機能を利用して簡単に実現できないか熟慮してところ、あるツールを組み合わせることで実現できそうと思いつきました。そのツールは、 Microsoft Power Automate (旧 Flow)です。

元々、Power Automate 上でドキュサインの連携コネクタは存在していましたので (Premiumライセンスは必要となるのですが)、それを利用して PowerForms 上で入力されたデータをSharePoint Online 上にあるExcelテーブルに書込む方法で展開することとしました。

Power Automateのドキュサイン連携コネクタは、ドキュサイン上で処理されたエンベロープの情報をコーディングレスで取り扱いできるため、ユーザーの入力情報を簡単に他のアプリケーション(Excel)に渡すことができます。実際の実装には少々手間取ってしまいましたが、構想完成後2日で実装・展開にこぎつけました。これって結構早いですよね。

実装イメージは以下となります。

ここで、皆さん既ににお気づきになられたと思いますが、上記利用方法は、電子署名や電子契約とは180度異なるユースケースとなります。

ドキュサインは必要情報が入力された電子文書を必要な人に回覧し、その中で技術部マネージャーが技術担当者をアサインしています。技術担当者のアサインが完了した後、Power Automateに完了済み電子文書(完了文書)と入力データを渡し、あとはPower Automateが完了文書をアサインされた技術担当者へ送信し、SharePoint上のExcelテーブルに入力データを書込み、一連の処理が完結します。

上記プロセスを導入したことですべてのリクエスト情報がExcelテーブルに自動的に書き込まれ、その情報と営業支援ツールのSalesforce上のデータと連結することで、色々な切り口で統計情報として分析することが可能となりました。このユースケース導入による定量的なビジネス上の効果(何時間削減等)は算出しておりませんが、以前に比べて数十時間は短縮できている感覚があります。

こちらのデモ動画でどのように設定したのか詳細に見てみましょう。

このユースケースの様に、ドキュサインは署名者や送信者が入力した情報をデータとして取り扱うことができます。また、既にある多種多彩な連携オプションを活用いただくことで、そのデータを上手く利活用することが可能となります。すでに実績もありますが、国税にかかわる文書を電子化した際に必要な電子帳簿保存法対応向けに利用されたり、申込書をドキュサインで置き換えエンドユーザーが入力したデータを社内システムへ連携する等の活用方法も既にあります。

これを機に、皆さんの周りで現在紙ベースで行われている業務が、上記のような方法でペーパーレス化できるか検討してみませんか。

いかがでしょうか？もっと詳しく話が聞きたい、デモを見てみたいという方は「お問い合わせフォーム」からご連絡ください。