Docusign Negotiate for Salesforce － 契約の生成、交渉、署名を自動化し、時間を節約＆リスクを軽減

契約管理プロセスを簡素化する必要性は、かつてないほど切実です。ドキュサインが実施した調査では、2018年時点で、回答者の44％が契約管理ソリューションを使用していると答えました（2017年は32％）。しかし、取引や契約の効率化は依然進んでいません。なぜでしょうか？簡単に言えば、契約を確定する前にはいくつかのステップがあります。実際、同調査の回答者の83％が、契約のライフサイクルは平均で2週間から6週間であると回答しています。これは、契約の大部分が署名プロセスに到達する前に３回以上のバージョン更新が発生するためです。

ドキュサインは、自分たち自身も、契約管理プロセスを遅らせる、古いバラバラのシステムに頼ることがどれほどイライラするかを知っています。今日のビジネスには、レビュー、訂正、バージョン管理、承認の管理などの合意交渉タスクを処理するために構築されたソリューションが必要です。そのため、中小企業向けのドキュサイン製品ファミリーであるDocusign Negotiate for Salesforceを発売しました。これは、Salesforce上で、販売契約をシームレスかつ自動的に生成、交渉、承認するために使用できます。 

契約管理の苦痛の軽減   

電子署名などのツールは、すでに契約署名プロセスを効率化させています。しかし、文書の準備と交渉に関しては、多くの組織は、手動プロセスと非連携のシステムに依存しており、結果、承認作業の遅延が発生しています。契約交渉は通常予定より長くかかっており、営業担当者は手動で契約を作成し、内部レビューのためにそれらを送信し、複数のメールやWord文書全体で顧客や社内の利害関係者とやり取りする時間を無駄にしています。結果として、お客様はそのやりとりにイライラするばかりか、取引が成立しません。そのような痛みを感じている場合は、Docusign Negotiateが役立ちます。

承認ルーティング

Docusign Negotiateを使用すると、既存のワークフロー内で契約を拒否、編集、または承認できる承認者を指定できます。自分の役割が回ってくると、承認者はタスク通知を受け取ります。ドキュメントの所有者は、ワークフローで誰が何をする必要があるかをいつでも確認できます。さらに、ドキュメントのアクティビティ履歴が自動的に追跡されます。これらの機能により、承認プロセスのコンプライアンスと監査可能性が保証されます。いろいろなアプリケーションを切り替える代わりに、すべてが1か所で行われます。このプロセスにより、不要な手順が排除され、必要な各アクションの可視性が向上します。 

すべての変更履歴を追跡

ドキュメントの所有者は、Google DocsまたはMicrosoft Wordで変更の追跡を取引相手に頼るのではなく、バージョン間の変更を赤線でわかるように自動的に検出できます。これにより時間を節約し、重要な変更を見落とすリスクを減らします。 

ドキュサインのコマーシャルセールスVP Dave Simonによれば「変更の検出は重要な差別化要因であるとはっきり言えます。大企業が中小企業と交渉する際に変更管理をきちんと行っていないことも多々あります。」と言っています。また「これにより、担当者がお客様に変更履歴の中で、変更をもとに戻すように説得できない場合、数時間/数日の調整作業が発生します。」とも指摘しています。

セットアップ、使用、管理の容易さ

ほとんどの中小企業が契約交渉を自動化していない主な理由は、従来の契約管理ツールの複雑さです。これらのツールは、自身でのカスタマイズ、ユーザーサポート、および継続的な管理のための専任部隊の確保を想定しています。「中小企業は、手動でドキュメントを生成し、交渉は時間を浪費し、リスクをもたらしていました」とドキュサインのシニアプロダクトマーケティングマネージャーであるMary McGuireは述べています。「しかし、中小企業にとって、自動化は大きなプロジェクトとITチームを必要とするのであれば、選択肢にありませんでした。」

中小企業のニーズに合わせて、Docusign Negotiateは、自動化されたドキュメント生成、契約交渉固有のワークフロー、変更追跡、バージョン管理を、セットアップと実行が簡単なパッケージで提供します。Salesforce Sales CloudおよびDocusign eSignature（別売）とのインテグレーションが含まれているため、部品を連携させるために時間を費やす必要はありません。代わりに、それらを使用して、契約の生成、交渉、および署名を自動化できます。

Docusign Negotiateを使用すると、時間を節約し、リスクを軽減し、チームがビジネスの成長に集中できるようになります。例えば、契約交渉時に担当のBさんが、お客様に送付した契約書がどの版だったか迷ったり、上司のAさんに最初に承認を得るの忘れたり、契約書を手動でSalesforceから転記して間違えたり、それをAさんが見過ごしたりといったといったことがなくなります。

そこでご提案です。Docusign Negotiateを使用して、契約を自動的に生成、交渉、および承認することでビジネスの自動化にお役立てください。

※本記事は「Negotiating Customer Contracts for Small Businesses」の抄訳です。