わずか3ステップ！Docusign CLMで契約書を作成する方法

契約書の作成は、プロセスを管理・自動化する中核的なツールがないと、スムーズに進まず煩雑になりがちです。複数のシステムに保存された個別の情報が必要になることもありますし、社内外の各種ポリシーにも準拠しなければなりません。規模が大きくなると、そうした複雑さが集積して、契約プロセスの進行スピードが遅くなり、各ステップがバラバラでまとまりがなく、エラーの起きやすいワークフローになってしまいます。

そこで活用したいのが、Docusign CLM の契約書作成ツールです。CLM のガイド付きエクスペリエンスにより、共通の用語を使って（ほぼ）同じ構成の契約書を誰でも簡単に作成することができ、新しい契約書の作成に要する時間と労力を大幅に削減します。

Docusign CLM で契約書を作成する方法

Docusign CLM を使えば、わずか3ステップで契約書を作成することができます。以下、作成方法をステップバイステップで解説します。

1.  Docusign CLM のホーム画面で [New Agreement] を開く

ナビゲーションメニューの一番上にある [New Agreement] をクリックします。新しい契約書を作成するか、作成済みの契約書をアップロードするかの選択肢が表示されます。CLM 内で契約書を新規に作成する場合は、[Generate] をクリックします。

2. テンプレートと受信者を選ぶ

次に、作成したい契約書の種類と送り先（相手先）を選択します。自社の CLM 管理者が設定した契約書テンプレートの中から選べますが、一般的な契約タイプ（秘密保持契約書、基本契約書、作業指示書など）のリストを作成して、標準化されたテンプレートをアップロードすることも可能です。

3. フォームを使って契約情報を入力

ステップ2で選択したテンプレートの要件に基づき、その契約タイプに必要な情報を入力するフォームが表示されます。表示される項目の中には、具体的な情報を入力する必要があるものもあれば、リストから適切な選択肢を選ぶだけのシンプルなものもあります。場合によっては、条件付きロジックが適用され、条項ライブラリから新しい用語を取り込んだり、記入済みの回答に基づいて、入力が必要な情報がカスタマイズされることもあります。

以上のステップが完了すると、入力した情報が選択したテンプレートに反映され、新しい契約書が作成されます。数回のクリックで契約書を作成することができ、多くの場合、1分もかかりません。

その後の流れは、ケースバイケースです。契約書に間違いがないか確認したい場合は、CLM 内で契約書をプレビューしたり、後で読むために保存したりできます。新しい契約書の内容に問題がなければ、そのまま取引先などに送信して署名を依頼することも可能です。また、契約書の種類によっては、同僚や上司にレビューをお願いする必要があるかもしれません。次に何をすべきかに関わらず、そのステップを自動的に開始するように設定できます。

連携ソリューションで契約書の作成をさらに簡素化

ご覧の通り、Docusign CLM を使えば簡単に契約書を作成できますが、基幹的な記録システムと連携すれば、さらに迅速かつスムーズに進めることができます。例えば、他のシステムから既存の情報を引き出すことで、前述の3つ目のステップが効率化されます。

時には、ワンクリックで契約書を作成することも可能です。Docusign Gen for Salesforce や Docusign CLM for Salesforce を使えば、契約書の作成プロセス全体を自動化できます。カスタマイズや交渉を必要としない一般的な契約書の場合、Salesforce から離れることなくワンクリックで契約書を作成し、次のワンクリックで送信できます。

複雑な契約書の場合でも、Docusign CLM は効率性や一貫性を犠牲にすることなく、あらゆるレベルのカスタマイズをサポートします。Docusign CLM は契約書を作成する中核的なプラットフォームとして機能し、社内で事前に承認された法律用語や、他のビジネスシステム（Coupa、SAP Ariba、Netsuite、Workday など）のデータなど、さまざまなソースから情報を取得して契約書を作成することができます。外部システムとの連携によってデータが自動的に契約書に反映されるので、情報の転送に要する時間を短縮できるうえ、正確性も向上します。

また、Docusign CLM はシンプルで明確なプロンプトを示して作業手順をガイドしてくれます。複数のシステムから情報を引き出し、交渉過程で高度にカスタマイズされた契約書の改訂版をいくつも作成しなければならない場合でも問題ありません。契約書を作成するプロセスで必要とするものが何であれ、Docusign CLM はその作業をより速く、より簡単に行えるようにするためのツールを備えています。

グローバル全体で契約業務の効率化を実現したユニリーバ社

今日、業界をリードする多くの企業が Docusign CLM を利用して契約書作成のワークフローを刷新しています。例えばユニリーバ社は、契約書作成プロセスを再構築し、手作業による単発のタスクを、文書のライフサイクル全体に対応できる標準化された中核的なツールに置き換えました。

ドキュサインを導入する前、ユニリーバ社の契約プロセスはさまざまなシステムに分散していました。同社グローバルサプライチェーン部門ゼネラル・カウンセルの Wei Ling Lim 氏は、次のように述べています。「私たちは、標準化の機会や、そこから生まれる効率やメリットを手にすることができずにいました。私たちが求めていたのは、（契約にまつわるプロセスを）簡素化して調和をもたらし、効率化を実現するソリューションでした」

同社の CLM 導入プロジェクトは明らかな成功を収め、契約書作成にかかる時間が80％削減され、グローバルオペレーション全体の可視性が向上しました。より効率的な契約プロセスにより、ビジネス全体のスピードが上がり、組織全体にとって業務が進めやすくなったと Lim 氏は語ります。

Docusign CLM はガートナー マジック・クアドラント 契約ライフサイクル管理（CLM）分野のリーダーに4年連続で選出されています。調査レポート（全文）はこちらから無料でダウンロードできます。

おすすめ記事：CLM（契約ライフサイクル管理）でメリットを得られる契約とは？

※本記事は「How to Create a Contract with Docusign CLM in 3 Steps」の抄訳になります。