中小企業が電子署名を使う3つの理由とは

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うちの会社は規模が小さいから電子署名を使うほどではない…と思われている方、実は中小企業でも電子署名は広く活用されています。リソースが限られているからこそ、バックオフィス業務のデジタル化を進め、不必要なコストを抑えながら業務効率を改善することが重要なのです。今回は中小企業が電子署名を使う3つの理由をご紹介します。

1. 生産性アップとコスト削減
2. 汎用性の高さ
3. 導入のしやすさ
中小企業のドキュサイン導入事例

と思っている方も多いのではないでしょうか。実は、電子署名は低コストで導入がしやすくい、契約書以外にも社内外のあらゆる文書で活用することができます。また、多くの企業が電子署名によって煩わしい紙業務から解放され、業務効率を改善しています。

今回は、（特に）中小企業が電子署名を使うべき3つの理由をご紹介します。

1. 生産性アップとコスト削減

働き方改革関連諸法案が2018年に成立しましたが、2020年4月からは中小企業を対象として施行されたルールもたくさんあります。その中で特に注目されているのが、「時間外労働（残業）の上限規則」と「5日間の有給取得義務化」ですが、そのためには生産性を向上させることが不可欠です。

その一つの解決策として、多くの企業がペーパーレス化を進め、労働生産性を向上し、ビジネススピードをあげています。例えば、紙の契約書の場合、文書の作成、印刷、製本、郵送、回収、管理台帳への記入、保管などさまざまな作業が必要となります。記入ミスがあった場合は、さらに追加の作業が発生します。このプロセスを電子署名でデジタル化することで、印刷、製本、郵送、管理台帳への記入といった作業を省略でき、作成や保管についても大部分を自動化することができます。印刷機のトナーが切れた、収入印紙がない、なかなか承認（ハンコ）をもらえない、紙の資料が見つからない…挙げるとキリがありませんが、こういった小さなことに意外にも多くの時間を消費してしまっているのです。

さらに、電子署名を活用することで、紙代、印刷代、送料、契約の種類によっては印紙代も節約することができますが、一番のメリットは効率的に人件費を抑えられる点ではないでしょうか。人件費は事業を展開する上で最もかかるコストのひとつであり、前述の通り、契約書1つをとっても多くの作業が必要、つまり人件費がかかります。

では紙の契約書の場合、実際にどのくらいの費用がかかっているのでしょうか。

人件費：約1,000円（時給2,000円のスタッフが30分かけて業務を行った場合）
送料：150円（定形外郵便（100g以内）で郵送した場合の切手代）
その他：約100円（紙・封筒代、印刷代、保管などにかかる雑費）

1文書あたり最低でも約1,250円、さらに契約書の種類よっては追加で印紙代がかかります。契約書10枚を送信したら12,500円、100人の従業員に人事書類を送ったら125,000円を節約できる計算になります。

電子署名の導入で節約できたコストは事業拡大や設備投資に回したり従業員に還元し、事務作業から解放された従業員はより創造的な業務に時間を費やすことができます。

人的リソースが限られているからこそ、電子署名のようなソリューションを活用してデジタル化を進め、不必要なコストを抑えながら業務効率を向上させていくことが重要なのです。

2. 汎用性の高さ

電子署名は契約を締結するために使うものと思われがちですが、実は契約書以外にも使える場面はたくさんあります。販売契約や秘密保持契約、代理店契約などの各種契約はもちろん、発注書、請求書など様々な文書で利用することができます。

B2Cのビジネスにおいても、ユーザーから同意をもらう必要がある場面は多くあるのではないでしょうか？例えば、あるエステサロンでは、ドキュサインのPowerFormという機能を使って親権者同意書の提出をセルフサービス化しました。これにより、見込み客を取り逃がすことなく、業務の効率化を図り、お客様にとっての利便性も向上しました。

また、採用通知や入社・退職時の書類、就業規則の改定のような重要な通知、休暇申請、プロジェクトの承認、稟議書など社内で利用するケースも増えています。

中には電子署名を使うまでもないものもありますが、口約束だけでは不安、合意の内容を記録として残したい、という場合にも安心して使えます。言った、言わないの水掛け論はできるだけ避けたいですし、クラウド上に安全に保管されるので、簡単に書類を探すことができ紛失の心配もありません。

このように電子署名を活用できる場面はたくさんありますが、まずはどの文書で使えるのかをリストアップし、使用頻度の高い文書や簡単に始められそうなものから導入、徐々に活用の幅を広げていくのがお勧めです。

3. 導入のしやすさ

ドキュサインの電子署名は、文書の準備、送信、署名捺印、承認、管理といった一連のプロセスをクラウド上で行います。つまり、自前でサーバーを設置する必要はなく、インターネットにつながる環境さえあれば、ドキュサインのWebアプリケーションやモバイルアプリからいつでもどこでも利用することができます。

「相手」が存在する合意・契約において、署名する側はアカウントを作成する必要がなく、パソコンやスマートフォンで簡単に署名捺印できるという利便性も導入しやすい理由のひとつではないでしょうか。

また、高いセキュリティ、可用性を担保し、世界各国のプライバシー規則を遵守しているので安心して利用していただくことができます。これを自社で全て対応するとなると、膨大な時間とコストがかかってしまいます。SaaS（Service as a Software）の特徴でもありますが、データの保管やシステムのメンテナンス、セキュリティ対策はサービス提供者であるドキュサイン側で行われ、常に最新バージョンのシステムを使うことができるのもメリットのひとつです。

さらにSalesforceやGoogle、Microsoftなど350以上のアプリケーションと統合されているので、一から開発することなく容易に連携することが可能です。（一部、API開発が必要です。）例えば、すでにSalesforceを使っている場合、Salesforce上のデータをもとにわずか数クリックで文書を作成し、そのまま送信することが可能です。署名・捺印された文書はSalesforceに保存されると同時にステータスが更新されます。