EssilorLuxottica modernise ses processus de contractualisation avec Docusign

EssilorLuxottica est le leader mondial de l'industrie optique. Le modèle économique du groupe couvre chaque étape du processus de création de valeur, depuis le développement et la fabrication des produits jusqu’à la vente au consommateur final et toutes les activités, de la conception, la fabrication et la distribution de verres ophtalmiques, aux montures optiques et solaires. Parmi ses marques phares on compte Rayban, Oakley, Varilux, Transitions et bien d’autres. Le groupe compte aujourd’hui plus de 180 000 collaborateurs dans près de 150 pays.

Abdelhamid Ben Charfeddine est Front office Solutions Manager en charge du déploiement du CRM et de la signature électronique et de la gestion des contrats au sein du groupe. C’est lui qui a assuré le suivi de l’adoption de la solution Docusign, ainsi que l’animation de communauté de champions, la gouvernance des solutions standards, ainsi que l’intégration dans les portails B2B et B2C.

Des défis à la loupe

Abdelhamid Ben Charfeddine se souvient des raisons qui ont poussé EssilorLuxottica à s'intéresser à la signature électronique : “notre Groupe possède des centaines de filiales, le nombre de contrats à signer devenait exponentiel, nous avions besoin d’une solution qui nous fasse gagner du du temps”.

Les raisons du choix des solutions Docusign furent presque naturelles : “nous avons choisi Docusign du fait de sa réputation sur le marché. Quand tu penses à la signature électronique, tu penses à Docusign. C’était aussi le leader sur le marché et la solution la plus mature en termes de fonctionnalités et de sécurité”.

Autre point important pour le groupe, Docusign permet de répondre de manière simple et structurée aux exigences réglementaires requises pour les dispositifs médicaux. 

Enfin, de nombreuses filiales du groupe utilisaient déjà les solutions Docusign et les retours positifs ont conforté le choix d’établir un contrat groupe en 2019.

Des cas d’usages progressifs 

Aujourd’hui Docusign est largement utilisé dans le groupe, près de 30 entités sont aujourd’hui utilisatrices ainsi que la quasi totalité des départements. En R&D (NDA), Contrôle qualité (accord avec les usines ou les fournisseurs), Achats, ventes, IT, Marketing, Juridique et RH.

Plus de 3500 enveloppes sont signées chaque mois. La solution de signature électronique est utilisée en "standalone”, c’est à dire directement sur le portail de Docusign mais a aussi été intégrée directement dans les outils utilisés déjà dans l’entreprise comme le CRM, des portails B2B ou une solution de contract management.

Un déploiement massif qui a demandé à Abdelhamid et ses équipes un peu de méthode et des bonnes pratiques :

“ Chacune de nos entités bénéficie d’une autonomie complète et de droits administrateurs, sans limite d’enveloppe. C’est ma responsabilité de contrôler les usages à l’échelle du groupe et d’anticiper les besoins en volume lors des renouvellements. Nous avons également accès à un reporting complet en temps réel”.

Un impact sur le climat cristallin

L’impact environnemental est un enjeu clé pour EssilorLuxottica, et les économies réalisées par l’implémentation de la signature électronique ont été mesurées avec précision. Ainsi sur les trois derniers mois, ce sont près de quarante-cinq mille feuilles de papiers qui ont été économisées. Soit près de 20 tonnes d’eau et 2 tonnes de carbone.

Mais ce ne sont pas les seuls indicateurs de succès qui ont brillé suite à l’intégration de Docusign. Abdelhamid Ben Charfeddine a fait réaliser une étude de satisfaction au sein du groupe et les retours ont été extrêmement positifs. Il nous l’explique :

“Parmi les éléments les plus souvent cités, on retrouve la maîtrise du workflow. Nos utilisateurs se félicitent de pouvoir conjuguer rapidité et simplicité avec un suivi total de l’état du document. Docusign nous permet d'être plus réactifs et plus souple aussi quand il s’agit de signature à distance. Enfin les économies de papier de frais postaux nous ont aussi été remontées”.

A l’heure du bilan Abdelhamid Ben Charfeddine a quelques conseils précieux pour les entreprises qui voudraient se lancer dans la numérisation du système de contractualisation. “D’abord, il est important d’impliquer les équipes de sécurité dès la phase de contractualisation. Puis je suggère de démarrer petit et d’augmenter la cadence au fur et à mesure. Enfin suivez bien les évolutions de l’adoption et installez une équipe d’utilisateurs principaux pour faire descendre les bonnes pratiques”.