Docusign partenaire du groupe Pierre Fabre dans son accélération digitale

Pierre Fabre est un groupe pharmaceutique & dermo-cosmétique créé en 1962 par un pharmacien et botaniste passionné. Il intervient principalement dans les domaines de l'oncologie et de la dermatologie, ainsi que de la dermo-cosmétique à travers des marques internationales comme Eau Thermale Avène, Ducray, Klorane et A-Derma.  Pierre Fabre compte environ 10 000 collaborateurs dans le monde et a réalisé un chiffre d'affaires de de 2,4 milliards d'euros en 2019. Le groupe a pour particularités d’être détenu par une fondation reconnue d’utilité publique et de fabriquer plus de 95% de ses produits en France.

Une transformation digitale qui s’accélère

La groupe Pierre Fabre a amorcé sa transformation digitale au milieu des années 2010, favorisant ainsi le développement des opportunités numériques. C’est dans ce contexte qu’il a souhaité initier une démarche « ECM »  

Arnaud Lamy, responsable archives groupe, nous explique : “Nous avons identifié deux axes de développement dans notre démarche ECM :  la signature électronique en tant que maillon essentiel de la constitution d’originaux numériques et leur archivage électronique. Nous avons souhaité dès le début relier ces deux briques fonctionnelles de façon à sécuriser et garantir le caractère probatoire de ce que nous considérons comme nos originaux numériques”.

La Direction Juridique du groupe Pierre Fabre a également joué un rôle essentiel pour l’adoption d’ une solution de signature dématérialisée, et à ce jour elle est la principale direction utilisatrice de la Solution Docusign

Une rencontre en 2018 avec Docusign

La rencontre avec Docusign s’est faite à l'occasion du salon Documation en 2018. Parmi les facteurs qui ont amené l’entreprise à choisir Docusign, les intégrations natives avec les applications SAP ont été déterminantes. Les démonstrations réalisées auprès des futurs utilisateurs ont été révélatrices de l’intérêt que suscitait cette solution.

Arnaud Lamy raconte : “La facilité d’utilisation de la solution a généré un engouement auprès des utilisateurs Pierre Fabre qui allait être amené à utiliser la signature électronique. De plus Docusign correspondait à l’idée qu’on se faisait d’un déploiement aisé à toutes nos filiales”.

Le déploiement de Docusign au sein du groupe Pierre Fabre a commencé en mars 2019 et en amont du projet, le rôle des équipes Customer Success Architect de Docusign fut primordial. Elles ont permis de guider les équipes Pierre Fabre dans l’organisation et la distribution des rôles et responsabilités à chaque étape de l’intégration. Leur rôle fut également de définir les opportunités d'utilisation et de promouvoir la solution auprès des utilisateurs du groupe. C’est toute la gouvernance du projet qui a été définie ainsi qu’une définition des KPIs, une analyse de suivi des usages et une estimation de la consommation en fonction des différents métiers et des différentes sociétés du groupe Pierre Fabre.

C’est l’équipe juridique qui a donc initié le mouvement pour les nombreux contrats nécessaires au secteur de la santé : recherche, partenariat, fabrication, distribution mais aussi d’autres éléments juridiques tels que les délégations de pouvoir ou les accords de confidentialité.  Le projet a démarré avec un pilote sous la direction d'Arnaud Lamy, et une maîtrise d'œuvre de la DSI. D’autres acteurs ont été également impliqués :

Philippe Paulhac, responsable de projets SI chez Pierre Fabre, raconte : “L’implication de la sécurité SI était déterminante parce que nous avions des recommandations importantes à faire passer. Il en allait de même pour les architectes SI pour comprendre comment intégrer la solution dans notre système d'information et fluidifier le processus de signature. Enfin, l'équipe support utilisateurs qui nous a aidé à mettre en place toutes les procédures de déploiement, les help desk, ainsi que les formations”.

Une montée en puissance puis une explosion des usages

Au démarrage, il a fallu quelques mois pour que les avantages de la numérisation des processus d’accords soient partagés parmi les différents utilisateurs, avant une montée crescendo pour atteindre finalement une explosion des usages.

Philippe Paulhac se souvient : “Au sixième mois, les usages ont vraiment commencé à s’accentuer puis au mois de mars 2020 et le début des confinements liés à la pandémie du Covid-19, les demandes et les usages ont littéralement explosé. Heureusement, nous étions organisés à ce moment-là pour la prise en compte rapide des demandes d’accès via les formulaires de demande, les procédures de déploiement et les formations. Cela nous a permis de ne pas être pris de court”.

Pour l’avenir : un déploiement du module 21 CFR Part 11

En ce début d’année 2021, les directions juridiques, RH, & IT sont les principaux utilisateurs de la solution. Le groupe Pierre Fabre a pu calculer le bénéfice concernant la vitesse de réalisation des circuits de signatures qui auparavant prenait en moyenne trois semaines avec des cas pouvant aller jusqu'à six ou sept semaines. Aujourd'hui grâce à Docusign, plus d’un tiers des enveloppes sont signées dans la journée, la moitié en moins de deux jours et les trois quarts en moins de cinq jours.

Pour ses autres activités, comme la R&D, les affaires réglementaires, l’Assurance Qualité et les opérations, le groupe Pierre Fabre s'apprête à déployer le module 21 CFR Part 11 veillant à rassurer ces métiers sur la conformité de la solution vis-à-vis des exigences élevées des autorités sanitaires.