GROHE numérise la gestion des documents avec Docusign CLM

Depuis 2014, GROHE fait partie des marques de LIXIL, un fabricant de premier plan dans le domaine des technologies de l'eau et des équipements pour bâtiments. Visant à offrir le "pur plaisir de l'eau", conformément à leur devise, chaque produit GROHE est élaboré en respectant les valeurs clés de la marque : qualité, technologie, design et durabilité. Présente dans 150 pays, GROHE emploie plus de 7.000 personnes et possède cinq sites de production.

Robert Mehrhoff, directeur du service juridique, et Veronika Reinhardt, responsable des opérations juridiques, basés au siège de GROHE à Düsseldorf, pilotent l'implémentation de Docusign Contract Lifecycle Management (CLM) en Europe. Forts de leur connaissance des différents outils de gestion documentaire, ils ont contribué à faciliter les processus commerciaux chez GROHE.

Uniformisation et Numérisation des Processus d'Entreprise

"Quand la pandémie de Covid-19 a éclaté, nous avons été contraints de passer rapidement de processus manuels à numériques", se rappelle Veronika Reinhardt. L'objectif était de permettre aux employés en télétravail de signer électroniquement les documents le plus aisément possible via Docusign eSignature.

"Après nos expériences positives avec eSignature, nous avons réévalué notre processus global de gestion documentaire et avons finalement opté pour la solution CLM de Docusign", dit-elle. Selon Veronika, le but de cette mise en œuvre était de représenter, de gérer et d'organiser de manière efficace le cycle de vie contractuel des documents dans un système unifié.

L'un des principaux enjeux était de faire en sorte que la solution choisie puisse être utilisée à travers toutes les entités de GROHE en Europe, aux États-Unis et en Asie, tout en tenant compte des processus locaux et des exigences légales spécifiques à chaque région.

Avantages de l'Implémentation de Docusign CLM

L'implémentation de Docusign CLM a abouti à la création d'une plateforme unique pour la gestion des contrats et la signature électronique dans diverses régions, centralisant ainsi l'archivage de tous les documents de l'entreprise. Cette amélioration a renforcé la gestion des documents et a permis une meilleure accessibilité grâce à une recherche simplifiée, tout en assurant une sécurité accrue des informations.

En automatisant les workflows contractuels, GROHE a réduit les processus manuels. L'augmentation significative des activités des utilisateurs enregistrées dans CLM témoigne d'une forte adoption du système et d'une interaction accrue.

Autre avancée majeure, le temps de création des documents a diminué de 80 % grâce à l'envoi groupé de contrats. Cette efficacité a permis de minimiser les risques contractuels et d'améliorer la conformité.

La visibilité sur les processus internes de vérification et de signature des contrats s'est également améliorée de 90 %, ce qui indique un contrôle et une gestion renforcés. De plus, le temps moyen pour la vérification et la signature des contrats a été réduit de 60 %, ramenant la durée à seulement 2 jours, ce qui a conduit à une augmentation de la productivité et à une réduction des coûts.

Avec Docusign CLM, GROHE a pu standardiser et consolider plusieurs processus de gestion documentaire variés dans ses différentes filiales. Veronika Reinhardt souligne : "Nous avons adapté certains workflows contractuels et pouvons désormais envoyer, via CLM, des accords sur les conditions, les primes, ainsi que des accords de confidentialité, d'assurance qualité ou de protection des données, pour des vérifications internes et externes."

La réussite de l'implémentation de Docusign CLM chez GROHE a été grandement influencée par la division du projet en différentes phases. Au début, le focus était mis sur la création d'une archive centrale pour tous les documents importants de l'entreprise. Par la suite, l'objectif était de connecter Salesforce à CLM, avant de lier également les achats via la connexion SAP Ariba. "L'important était d'impliquer régulièrement toutes les parties prenantes, de leur communiquer l'avancée du projet et de leur montrer les avantages des fonctionnalités pour leur travail quotidien avec les documents", explique Veronika Reinhardt. L'adoption de l'approche 'Minimum Viable Product' a également favorisé une meilleure acceptation par les collaborateurs, puisque les processus existants ont été évalués individuellement avant d'être intégrés dans CLM.

Veronika Reinhardt met en avant les autres atouts de Docusign CLM : "Outre la signature électronique, nous pouvons gérer de manière centralisée les documents importants, ce qui nous permet de gagner du temps et des ressources. La facilité de navigation et l'accès cloud facilitent grandement la collaboration transfrontalière."

Pour Robert Mehrhoff, Docusign CLM est un élément clé de la stratégie de numérisation du service juridique, contribuant à transformer le service en un partenaire commercial agile et proactif, tout en renforçant la gouvernance, la gestion des risques et la conformité. "L'intégration transparente avec les systèmes des parties prenantes augmente significativement l'adoption de Docusign CLM. L'introduction de l'intelligence artificielle étendra l'automatisation, permettant de se concentrer davantage sur des activités à valeur ajoutée. Les fonctions basées sur l'IA faciliteront la recherche et l'analyse des documents, la détection des clauses contractuelles à risque, et la vérification de leur conformité avec les politiques de l'entreprise, réduisant ainsi les erreurs et les incohérences et limitant le risque de problèmes juridiques à long terme. L'automatisation des tâches de routine permettra également de réaliser des économies significatives, libérant des ressources pour d'autres décisions d'investissement."