United Airlines alimente des flux de travail RH sans couture avec Docusign eSignature pour ServiceNow.

L'histoire de United a commencé il y a près d'un siècle avec le premier vol de courrier aérien commercial du pays. Depuis, elle est devenue l'une des plus grandes compagnies aériennes au monde, opérant plus de 4 500 vols chaque jour. Tout au long de la longue histoire de la compagnie aérienne, une chose est toujours restée la même : ses employés sont au cœur de son succès.

Plus de 87 000 personnes travaillent pour United. Des milliers d'autres sont attendues dans un avenir proche. Alors que les voyages ont commencé à augmenter pour revenir aux niveaux d'avant la pandémie. et un peu plus "), intégrer les nouvelles recrues aussi rapidement et facilement que possible est devenu une grande priorité. Mais la paperasse manuelle restait un obstacle pour les RH—surtout en ce qui concerne les vérifications des antécédents des employés."

« Nous avions besoin que le processus soit convivial, légalement immuable et digne de confiance », a déclaré Stefan Josephson, gestionnaire senior du développement d'applications TI. Docusign eSignature a coché toutes ces cases tout en créant une expérience employé fluide.

Connecter des outils numériques pour intégrer les nouvelles recrues plus rapidement.

« Faire entrer les gens le premier jour a toujours été un défi, » a déclaré Josephson. Les règlements fédéraux exigent un certain nombre de vérifications pour certains membres du personnel de l'aéroport avant qu'ils ne reçoivent leurs badges. Cela inclut des vérifications criminelles basées sur des empreintes digitales, que les employés doivent signer. Historiquement, les formulaires d'autorisation étaient complétés à la main et physiquement transportés à l'aéroport. Si quelque chose manquait ou était illisible, il fallait tout recommencer. »

« Notre défi était de trouver un moyen plus efficace d'obtenir ces formulaires signés avec précision, de les retourner à l'équipe qui les traite et de les stocker en toute sécurité à des fins d'audit », a déclaré Josephson. Docusign eSignature a relevé ces trois défis tout en se connectant de manière transparente à la plateforme sur laquelle les RH s'appuient : ServiceNow.

En utilisant le connecteur Docusign prêt à l'emploi de ServiceNow, l'équipe de United a pu mettre en service une solution révisée en un rien de temps. Désormais, tout le monde bénéficie d'un processus plus rapide et plus transparent, centralisé dans le portail des employés Help Hub de United.

Par exemple :

1. Les employés peuvent demander une vérification de rapport d'antécédents criminels (CHRC) dans le Hub d'aide, où ils reçoivent des informations et des instructions détaillées.

2. Ensuite, un formulaire électronique CHRC est généré dans Docusign—et prérempli avec les données des employés stockées dans ServiceNow, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.

3. Une fois qu'il est signé électroniquement, le formulaire complété revient dans ServiceNow pour révision et stockage.

Unir les indicateurs clés en une seule vue

Avant de numériser le processus avec ServiceNow et eSignature, les vérifications de fond pouvaient prendre des semaines. Aujourd'hui, la plupart des nouveaux CHRC sont traités en 15 jours. Les renouvellements sont traités le même jour et nécessitent beaucoup moins d'efforts qu'auparavant, lorsqu'ils étaient considérés comme de nouvelles soumissions.

« Depuis que nous avions affaire à des piles de papier, nous n'avions pas de bonne façon de suivre ces choses auparavant, a déclaré Josephson. Un des avantages que nous avons tirés de cette collaboration avec Docusign et ServiceNow est de savoir où en sont les choses dans le processus à tout moment. »

Tout au long de tout cela, les RH ont une visibilité en temps réel sur des données opérationnelles précieuses dans ServiceNow, y compris la durée moyenne de traitement et le nombre de soumissions en attente et incomplètes par division ou emplacement.

L'intégration aidera également United à éviter un cauchemar d'audit. Les documents Docusign complétés passent directement dans le module de gestion des documents des employés dans ServiceNow, où les politiques de sécurité et de conservation sont appliquées automatiquement. « Au lieu de devoir chercher des feuilles de papier correspondant à chaque employé audité, nous pouvons simplement faire une recherche rapide et imprimer des documents à la demande », a déclaré Josephson.

En avant avec Docusign

Rationaliser le processus du CHRC n'était que le début, a déclaré Josephson. United profite également de l'intégration pour l'un de ses processus de départ : enquêtes et formulaires de libération pour certains employés contractuels. Dans ce cas, le processus est lancé par l'équipe RH en tant que cas ServiceNow, ce qui déclenche automatiquement une tâche Docusign pour les contractuels ciblés dans le portail Help Hub.

«Nous avons pu prendre ce que nous avions créé auparavant et le modifier pour ce nouveau cas d'utilisation en environ deux semaines», a déclaré Josephson. D'autres opportunités se profilent à l'horizon, y compris la numérisation des lettres d'offre, des demandes de voyage, des formulaires de sortie et diverses autres tâches d'intégration. «Mon équipe cherche toujours des moyens de moderniser les processus.»