L'approvisionnement Magna Powertrain progresse avec la signature électronique

Dans l'organisation d'achat mondiale de Magna Powertrain, les contrats, accords, formulaires de dépenses et autres documents sont une partie clé des affaires quotidiennes. Obtenir et suivre les signatures de fournisseurs géographiquement dispersés et d'approbateurs internes devenait de plus en plus difficile. Garder des documents lisibles en dossier était crucial pour la conformité légale et aux normes. L'organisation gaspillait un temps précieux à scanner des documents et, souvent, le produit final n'était pas lisible. Il était temps de mettre fin au cycle de signer-imprimer-scanner-répéter. **“**Obtenir des approbations pouvait prendre jusqu'à deux semaines, nécessitant un temps précieux de l'équipe administrative de l'organisation pour suivre les signatures et envoyer des rappels,” déclare Eric Stiebel, Responsable des Commodités Stratégiques pour Magna Powertrain.

Alors que Magna Powertrain commençait à explorer la technologie de signature électronique pour automatiser les signatures et garantir des documents lisibles et conformes, ils ont été impressionnés par les fonctionnalités de sécurité de Docusign, les certificats d'authentification et les capacités de stockage de documents, et se sont également distingués par l'interface utilisateur simple et les capacités mobiles.

Une fois mis en œuvre, le processus de signature de l'accord a accéléré l'achèvement de 1 à 2 semaines à moins d'un jour. Il a également éliminé les défis liés à la conformité des documents aux normes légales et industrielles. Un avantage supplémentaire : réduction significative de l'utilisation du papier.

Aujourd'hui, les équipes d'approvisionnement de Magna Powertrain utilisent Docusign pour compléter des transactions de eSignature tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'organisation à l'échelle mondiale. En interne, Docusign est utilisé pour les rapports de dépenses, les demandes de voyage et les approbations de sourcing. À l'extérieur, il est utilisé pour les bons de commande, les accords de planification, les NDA, les lettres d'intention et les accords de conditions générales.

La direction de Magna Powertrain apprécie la flexibilité de pouvoir signer à tout moment, n'importe où, sur pratiquement n'importe quel appareil, tandis que les fournisseurs de Magna sont ravis de la commodité d'utiliser Docusign. L'organisation continue de trouver de nouvelles façons d'utiliser Docusign pour rationaliser les opérations, exploitant récemment Docusign eSignature dans les comptes fournisseurs avec la gestion de programme.

« Docusign est un pas en avant dans la technologie et un gain de temps significatif », a déclaré M. Stiebel.